Access 2007 Kompendium

7 In Formularen arbeiten (S. 311-312)

Nachdem Sie die im vorherigen Kapitel beschriebene – und manchmal etwas mühselige – Arbeit der Definition eines Formulars in der Entwurfsansicht abgeschlossen haben, können Sie in der Datenansicht des Formulars die in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage vorhandenen Daten kontrollieren, bearbeiten oder weitere Datensätze eingeben. Das ist meist einfacher und bequemer als die Arbeit in der Tabelle selbst, da im Formular die einzelnen Felder eines Datensatzes zusammenhängend und in einer ansprechenden Form präsentiert werden können.

? Dafür stehen Ihnen mehrere Ansichten zur Verfügung, von denen Sie je nach Aufgabe die passende wählen können (->, Abschnitt 7.1). Wenn Sie noch keinerlei Änderungen am Standard durchgeführt haben, steht Ihnen zur Eingabe eine Datenansicht – die Formularansicht – zur Verfügung. Sie können aber weitere Ansichten einstellen. Außerdem werden Sie wahrscheinlich erst bei der Arbeit in der Datenansicht des Formulars merken, dass Sie bestimmte Einstellungen im Entwurf noch ändern wollen oder müssen. Wählen Sie dazu die Entwurfsansicht oder die Layoutansicht, führen Sie die Änderungen durch und speichern Sie sie.

? Das Formular ermöglicht aufgrund seiner Darstellung eine bequeme Form der Eingabe von Daten. Die Prinzipien dafür sind in etwa dieselben wie schon für die Tabellen beschrieben, einige Unterschiede sollten Sie aber beachten (->, Abschnitt 7.2).

? Sie können auch die im Formular angezeigten Datensätze bearbeiten: Beispielsweise können Sie die eingegebenen Datensätze als Ganzes kopieren, einfügen und löschen (?¨ Abschnitt 7.3). Sie können im Formular nach Feldinhalten suchen und diese – bei Bedarf – ersetzen lassen (-> Abschnitt 7.4). Außerdem lassen sich die im Formular angezeigten Datensätze nach bestimmten Kriterien filtern oder sortieren (-> Abschnitt 7.5).

Wenn Sie die in diesem Kapitel beschriebenen Aufgaben selbst nachvollziehen wollen, sollten Sie dafür die Beispieldatei Datenbank7 aus dem Verzeichnis Aufgaben öffnen (?¨ Kapitel 1). Sie finden darin alle Objekte, die für die Arbeit vorausgesetzt werden. Die Resultate erhalten Sie in der gleichnamigen Datei im Verzeichnis Ergebnisse.

7.1 Ansichten

Zur Kontrolle und Bearbeitung der Daten öffnen Sie das Formular in einer Datenansicht. Dazu wählen Sie das Formular in der Navigationsspalte und doppelklicken darauf. Das Formular wird in der standardmäßig eingestellten Form der Datenansicht angezeigt (->, folgende Abschnitte). Wenn Sie noch keinerlei Änderungen am Standard durchgeführt haben, steht Ihnen über die Liste zur Schaltfläche Ansicht nur eine Datenansicht – die Formularansicht – zur Verfügung.

7.1.1 Zugelassene Ansichten

Welche Datenansichten für ein Formular sonst noch eingestellt werden können, legen Sie über das Eigenschaftenblatt in der Entwurfsansicht fest. Sie können darüber auch die Standardansicht für die Dateneingabe einstellen.