Excel 2007 Formeln und Funktionen

4 Datenbankfunktionen (S. 170-171)

Excel ist keine Datenbank und wird auch nie eine werden. Programme zur Verwaltung von Datenbanken zeichnen sich dadurch aus, dass sie relationale Beziehungen zwischen Tabellen ziehen können. Microsoft Access, SQL-Server oder Oracle sind relationale Datenbanksysteme (DBMS). OLAP-Datenbanken wie MIS ALEA, Cognos, Hyperion oder die Analysis Services des SQL-Server erweitern diese Fähigkeit um viele Dimensionen, die sogenannten Cubes verbinden Tabellen zu n-dimensionalen Würfeln. Datenbankprogramme sind für die Speicherung und Bearbeitung großer und größter Datenmengen vorgesehen, mit dem SQL Server kann beispielsweise eine theoretische Menge von 1 Extrabyte (1 Million Terabyte) verwaltet werden.

Excel spielt als zweidimensionales Rechenblatt nicht mit in dieser Liga, auch wenn mit der Version 2007 die Dimension der »spreadsheets« stark erweitert wurde:

Pro Tabelle bieten 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten genug Grundfläche für große Berichte.
Für die Kalkulation stehen damit 17.179.869.184 Zellen zur Verfügung.
Mit den Standard-Layouteinstellungen (56 Zeilen, 7 Spalten pro Seite) können von einer Tabelle theoretisch 43.816.501 Seiten gedruckt werden.

Die Abbildungs- und Speichergröße für die Daten ist also nicht mehr das entscheidende Differenzierungsmerkmal zwischen DBMS und Kalkulation. Datenbanksysteme spielen ihr Potenzial aus, wenn es um die Beziehungen zwischen Tabellen geht. Einzelne Datenmengen werden über Nummern miteinander verbunden. Die im DBMS gespeicherten Beziehungen werden über Abfragen ausgewertet, und die Abfrageergebnisse bilden die Basis für die Berichte. Abbildung 4.1 zeigt relationale Beziehungen in einer Projektdatenbank, erstellt mit Microsoft Access.

Mit Excel lässt sich so ein Beziehungsgeflecht nicht annähernd erstellen, auch wenn Funktionen wie SVERWEIS() eine Art relationale Verknüpfung zwischen zwei Tabellen herstellen können. Excel spielt seine Stärken mit schnellen Filter-, Sortier- und Analysetechniken wie Pivot-Tabellen, Teilergebnissen oder datenbankspezifischen Funktionen aus. Für Aufgaben im Datenbankbereich gibt es Access, SQL-Server, Oracle, mySQL oder andere Datenbankprogramme, und Excel bietet mit der ODBC-Schnittstelle fantastische Möglichkeiten, diese Daten zu importieren und auszuwerten.

4.1 Datenbanken, Listen, Tabellen

Wieso stellt der Funktions-Assistent eine Reihe von Datenbankfunktionen bereit, wenn Excel gar keine Datenbank ist oder hat? Die Frage lässt sich mit historischem Bezug klären: Der Begriff Datenbank ist in den früheren Excel-Versionen für die Liste verwendet worden. Eine Liste ist ein geschlossener Datenbereich, der mit einer Kopfzeile versehen ist und in jeder Spalte möglichst einheitliche Datentypen aufweist.