Handelscontrolling - Optimale Informationsversorgung mit Kennzahlen

3 IT-Systeme als Grundlage eines erfolgreichen Handelscontrollings (S. 97-98)

Das Controlling muss die Informationsversorgung der Entscheider zur Unternehmenssteuerung sicherstellen. Um diese Informationsfunktion im Unternehmen wahrnehmen zu können, ist eine Infrastruktur zur Unterstützung der Planung, Kontrolle und Entscheidungsvorbereitung mit Daten bzw. Informationen unerlässlich. Die Erfüllung der Controllingaufgaben ist ohne geeignete IT-Unterstützung im Handel nicht mehr möglich.

Um die Datenherkunft von Kennzahlen genauer betrachten zu können, ist eine Unterteilung in interne und externe Kennzahlen sinnvoll. Dabei haben interne Kennzahlen ihren Datenursprung im Unternehmen, während externe Kennzahlen sich auf Datenquellen außerhalb des Unternehmens beziehen. Internen Datenquellen wird insofern eine höhere Genauigkeit und Zweckdienlichkeit zugesprochen, als davon ausgegangen wird, dass jederzeit die Korrektheit der Daten überprüft werden kann und die Art des Zustandekommens der Daten bekannt ist. Die Datenherkunft gewinnt insofern an Bedeutung, als dass rationale Entscheidungen im Wesentlichen von der Aktualität und der Genauigkeit der Informationen abhängen.

Dabei sollte der Nutzen den Kostenaufwand für die Datenbeschaffung und die Kennzahlenermittlung rechtfertigen. Das betriebliche Rechnungswesen wird häufig als wesentliche Datenquelle des Controllings hervorgehoben. Es „erfasst, speichert und verarbeitet betriebswirtschaftliche relevante quantitative Informationen über realisierte oder geplante Geschäftsvorgänge und -ergebnisse." Zusätzlich werden in der Controlling-Literatur ausgehend von monetären Plangrößen folgende Teilbereiche als wichtige Datenquellen betont:

• Investitionsrechnung,
• Finanzplanung und -rechnung, Kostenrechnung oder kalkulatorische Erfolgsrechnung,
• Externes Rechnungswesen (inkl. Finanzbuchführung und Jahresabschluss).

Im Folgenden werden die im Handel wichtigsten Softwaresysteme vorgestellt und ihr Nutzen hervorgehoben. Die Bedeutung von ITSystemen zeigt sich nicht zuletzt darin, dass bei der Erarbeitung einer unternehmensindividuellen Kennzahlenbibliothek neben Zweck und Beschreibung einer Kennzahl auch immer angegeben werden sollte, aus welchen Datenquellen die Formel stammt, um so ein Zustandekommen der Kennzahlgröße jederzeit zurück verfolgen zu können.

3.1 Interne Datenquellen

3.1.1 Operative Systeme (OLTP)

Operative IT-Systeme sind transaktionsorientierte Datenbanksysteme (Online-Transaction-Processing (OLTP)-Systeme), bei denen vor allem eine effiziente Datenspeicherung und ein schneller Datenzugriff zu Lasten einer langjährigen Datenarchivierung im Vordergrund stehen. Da sich die Datenbestände laufend ändern, werden hierbei nur die aktuelle Datenzustände (aktuelle Kontostände, Rechnungen, Lieferantenstammdaten usw.) gespeichert. Einzeltransaktionen stehen im Vordergrund, eine Archivierung findet hierbei nur in geringem Maße statt. Zu den OLTP-Systemen zählen im Handel Warenwirtschaftssysteme, Systeme des Rechnungswesens, der Personalwirtschaft, des Customer Relationship Managements usw. Auch Scannerkassen und E-Commerce-Anwendungen können zu den OLTP-Systemen gerechnet werden.

Zielsetzung des Einsatzes von IT-Systemen ist die effiziente und effektive Bereitstellung von Informationen und zu verarbeitenden Daten in geeigneter Form. Jene Unternehmen, die statt einer integrierten IT-Lösung eine Vielzahl an Insellösungen aufweisen, verlieren durch das aufwändige manuelle Zusammentragen von Daten im Rahmen der Berichtserstellung wichtige Ressourcen und im schlimmsten Fall den Überblick über die Zusammenhänge im Unternehmen. In solchen Fällen existieren häufig auch keine definierten Monatsstände, so dass sich Monatsberichte durch Buchungen nach Berichtsschluss noch ändern können, was die Adressaten verunsichert. Zentraler Kern der Handels-IT ist das Warenwirtschaftssystem. Auch Systeme zur Optimierung der Supply Chain oder für das Customer Relationship Management sind von hoher Bedeutung.