Projekte planen und steuern mit Excel - Termine und Kosten im Griff behalten

15 Arbeiten mit Formeln und Funktionen (S. 195)

Oft kommen Sie in der Praxis mit einfachen Formeln zum gewünschten Ergebnis, etwa wenn Sie Plankosten addieren oder Arbeitsstunden kalkulieren. Sobald die Berechnungen aber komplexer werden, schleicht sich gerne mal der Fehlerteufel ein. Vor allem, wenn Sie im Rahmen Ihrer Projektplanung mit Datums- und Zeitwerten arbeiten, hat Excel die eine oder andere Überraschung für den Anwender parat. Lesen Sie hier, wie Sie Formeln geschickt aufbauen und wichtige Funktionen zielgerichtet einsetzen. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie die häufigsten Fehler vermeiden und welche Excel-Werkzeuge bei der Fehlersuche behilflich sind.

15.1 Rüstzeug für Ihre Berechnungen
In vielen Fällen werden Sie lediglich einfache Formeln benötigen, um zum gewünschten Ergebnis zu gelangen. Etwa wenn Sie Planzahlen addieren oder miteinander vergleichen möchten. Zu den Rechenergebnissen gelangen Sie, indem Sie Zahlenwerte, Zellbezüge und Operatoren miteinander in einer Formel verknüpfen. Darüber hinaus bietet Ihnen die Tabellenkalkulation Excel aber noch zahlreiche weitere Möglichkeiten und Funktionen, um die Arbeit rund um das Thema Formeln zu optimieren:

Mit dem Einsatz von Klammern können Sie wie in der Mathematik die Reihenfolge der Punkt-vor-Strich-Regel verändern. Formeln werden häufig verschoben oder kopiert. Dann ist es wichtig darauf zu achten, ob die Bezüge relativ oder absolut sind. Ein relativer Bezug passt beim Verschieben und Kopieren von Formeln in andere Zellen die Zellbezüge automatisch an. Dies ist jedoch nicht immer erwünscht. Selbstverständlich ist es möglich, die so genannten relativen Bezüge in absolute zu verwandeln und die Formeln in ihrer Ursprungsform zu übernehmen.

• Häufig können Sie sich das mühsame Erstellen einer Formel schenken. Excel verfügt nämlich über zahlreiche vordefinierte Rechenvorschriften in Form von Funktionen. Diese werden im so genannten Funktions-Assistenten verwaltet. Eine Funktion ist immer dann hilfreich, wenn die Formel nicht auf einfache Art und Weise über die Tastatur eingegeben werden kann, wie zum Beispiel beim Auf- und Abrunden von Zahlen.

• Damit Sie sich in der Menge der zur Verfügung stehenden Funktionen besser zurechtfinden, sind diese in Funktionskategorien geordnet.

• In komplexen Tabellenmodellen sind in der Praxis teilweise umfangreiche Berechnungen erforderlich, um das gewünschte Ergebnis zu erhalten. Dann müssen Sie unter Umständen Formeln und Funktionen miteinander verschachteln.

• Häufig kommt es vor, dass Formeln auf Grund komplizierter Rechenschritte recht komplex werden. Wenn sich der Fehlerteufel einschleicht, helfen spezielle Pannenfunktionen.

15.2 Einfache Formeln für Berechnungen
Eine Formel ist die Grundlage für jegliche Art der Berechnung – egal ob Sie lediglich Zahlen addieren oder den Mehrwertsteueranteil aus einem Bruttobetrag ermitteln möchten.

So rechnen Sie mit Zellbezügen, Zahlenwerten und arithmetischen Operatoren
Die Formel ist die Anweisung, bestimmte Rechenschritte in einer Zelle durchzuführen, und beginnt in der Regel mit einem Gleichheitszeichen. Beim Einsatz der Formel =C5+C6+C7 wird die Summe aller Zahlen gebildet, die sich in den genannten Zellen befindet. Dabei wird mit so genannten Zellbezügen gearbeitet. Die Angabe C5 bildet den Bezug zur Zelle C5, C6 den Bezug zur Zelle C6 usw. Die einzelnen Zellbezüge werden durch einen arithmetischen Operator, in diesem Fall ein Pluszeichen, miteinander verknüpft.

Anstatt mit Zellbezügen, haben Sie auch die Möglichkeit, direkt mit Zahlenwerten zu arbeiten und diese mit den Operatoren zu verknüpfen.