Effiziente Meetings mit MindManager

Kapitel 1 – Ist-Zustand, Wunsch und die Möglichkeit (S. 12-13)

Ist-Zustand oder «der ganz normale Wahnsinn» Der Arbeitsalltag des Menschen hat in den letzten Jahrhunderten eine große Wandlung erfahren. Unsere Grosseltern erinnern sich noch an Zeiten, in denen nichts wichtiger war, als die körperliche Einsatzkraft des Einzelnen. Die Menschen der nächsten Generation erlebten bereits eine Epoche, in der Maschinen einen Grossteil der Anstrengung übernahmen.

Sie steuerten und überwachten die Technik, die Bildung des Einzelnen wurde zunehmend wichtiger, das Hauptaugenmerk lag nunmehr auf der Fähigkeit, die Maschinen zu kontrollieren.Heute ist nicht einmal mehr eine fundierte Bildung Garantie für Erfolg. Das Zeitalter des «Hightec» verlangt jedem Individuum ein grosses Mass an Flexibilität, Effizienz und persönlichem Einsatz ab. Beim Einzelnen wie im Team gilt: Das Leistungsprinzip und der globale Wettbewerb lässt nur die «Fittesten», die Anpassungsfähigsten überleben. Die Idee steht im Mittelpunkt – denn nur Ideen vermögen verfahrene Situationen zu überwinden, halten die Dinge im Fluss, bringen Entwicklungen weiter. Eines hat sich jedoch nicht geändert – es gilt heute sogar mehr denn je:

Ohne Kommunikation geht nichts! Wo immer Menschen sich anschicken, miteinander zu arbeiten, wird kommuniziert. Die Verständigung untereinander, der zwischenmenschliche Verkehr mittels Sprache und Zeichen ist zugleich stabiles Datum und alleiniger Garant für das Fortschreiten von der Gegenwart in die Zukunft und damit im wahrsten Sinne des Wortes Basis für jeden Fortschritt, jedwedes «going-on».Moderne Kommunikationsmittel, wie Email, Handy und Notebook gewährleisten jederzeitige Erreichbarkeit und liefern die Möglichkeit zum kurzfristigen, fast unmittelbaren Austausch von Ideen. Die Notwendigkeit und die Herausforderungen der Zeit treiben uns dazu, uns immer häufiger zu kontaktieren und auszutauschen. Die Zahl der Meetings steigt.

Aus einer Studie des Strategie-Forums (Beratungsunternehmen aus Hannover) geht hervor, dass deutsche Top-Manager zwei Drittel ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen. Das mittlere Management wendet ca. 50 % und die untere Führungsebene immerhin noch 25 % ihrer Zeit dafür auf. Doch leider sieht der Meeting-Alltag häufig so aus: Lange Zusammenkünfte, deren Qualität und Effizienz zu wünschen übrig lässt. Schlechte oder – aufgrund von Zeitmangel, fehlender Agenda bzw. ausstehender Dokumentation der letzten Sitzung – keine Vorbereitung. Während des Meetings werden Inhalte meist unklar oder gar nicht definiert.

Hierzu noch ein paar Aussagen aus der Praxis, die ich in meinen Seminaren und Vorträgen immer wieder höre:

• Bei uns bereitet sich kaum jemand vor
• Wir reden und reden und es kommt doch nichts dabei raus
• Es dauert eine Ewigkeit, bis es jeder das Protokoll auf dem Tisch hat
• Meetings sind uneffizient
• Meetings sind langweilig, frustrierend und nutzlos
• Das ist reine Zeitvergeudung

Doch welche Möglichkeiten haben wir, um unsere Meetings effizienter zu gestalten?

Ich möchte vorweg nehmen, dass selbst die brillanteste Technik allein den Erfolg eines Meetings nicht bewerkstelligen kann, sondern dass vielmehr Sie der Schlüssel für den Erfolg sind. Die Methode, die Technik kann lediglich das Handwerkszeug sein, um Ihnen Arbeit und Umsetzung zu erleichtern.