Organisation kompakt

4 Gestaltung der Organisation (S. 73-74)

4.1 Vorgehensweise bei Organisationsprojekten
Die Durchführung von Organisationsprojekten sollte systematisch und schrittweise erfolgen (vgl. Abb. 74).

Abb. 74 Projektphasen für die Gestaltung der Organisation (Abbildungen sind kein Bestandteil der Leseprobe)
Am Anfang des Projektes zur Gestaltung einer Organisation ist durch einen möglichst genau spezifizierten Auftrag festzulegen, welche Ziele zu erfüllen sind, welche Ressourcen dem Projektteam zur Verfügung stehen und bis wann das Projekt abgeschlossen sein muss. Daraufhin ist das Projekt, wie in Kap. 4.2 beschrieben, zu planen.

Im Rahmen der Erhebung und Analyse ist es wesentlich, die vorhandene Organisation im Unternehmen zu erkennen und transparent darzustellen. Zunächst sind die Organisationseinheiten, die optimiert werden sollen, zu bestimmen. Geht es z. B. um die Verbesserung von Prozessen, so ist es naheliegend, sich zunächst um die Kernprozesse des Unternehmens zu kümmern. Das sind solche, die eine hohe Bedeutung im Wettbewerb um den Kunden besitzen. Andere Kriterien für die Auswahl von Prozessen sind mögliche Einsparungspotentiale, Einsatzmöglichkeiten neuer Technologien oder die voraussichtlichen Erfolgschancen einer Prozessgestaltung. Für die Prozessdarstellung wird eine hierarchische Differenzierung des Geschäftsprozesses in Teilprozesse, Arbeitsabläufe und Arbeitsgänge durchgeführt. Zusätzlich zu dieser Strukturbetrachtung muss die zeitlich-logische Anordnung der Arbeitsschritte erfasst werden. Dabei sollte man auch Zeit-, Mengen-, Kosten- und Qualitätsinformationen sowie Räumlichkeiten und Sachmittel (insbesondere die DV-Ausstattung) berücksichtigen. Bereits in diesem Stadium ist es hilfreich, sogenannte Referenzmodelle als Orientierungshilfe zu benutzen. Es handelt sich dabei um idealtypische Sollprozesse.

Die Analyse sollte sich nicht nur auf das eigene Unternehmen beschränken. Vielmehr sind die Prozesse unternehmensübergreifend zu betrachten. Durch die Verbesserung der zwischenbetrieblichen Kommunikation lassen sich enorme Einsparungen erzielen. Ein Beispiel dafür ist die Optimierung des Bestellprozesses. Handelsunternehmen lagern die Verantwortung für die eigene Bevorratung auf die Zulieferer aus. Das funktioniert nur bei einer unternehmensübergreifenden Gesamtbetrachtung aller am Bestellprozess Beteiligten.

Die Würdigung bewertet die erhobenen, geordneten und dargestellten Ergebnisse der Organisationsanalyse. Die erkannten Probleme werden auf Ursachen zurückgeführt. Von besonderem Interesse sind im Rahmen der Prozessgestaltung Transport- und insbesondere Liegezeiten sowie mehrmaliges Bearbeiten desselben Vorgangs (z. B. durch unvollständige Unterlagen). Bei günstiger Datenlage können die Gesamtkosten des Prozesses mit der Prozesskostenrechnung ermittelt werden. Sie erlaubt eine Diagnose der Kostensituation im Prozess.

Die Lösungssuche ist der erste Schritt der Organisationsgestaltung. Dabei werden verschiedene Organisationsvarianten entwickelt. Jede vorgeschlagene Version beinhaltet optimierte Abläufe und Stellen sowie Maßnahmen für die Reorganisation der Daten, Aufgaben und Sachmittel. Zu berücksichtigen ist auch die Neukonzeption der Aufbauorganisation. Im Einzelnen sind die für den neuen Prozess notwendigen Stellen nach Art und Menge zu bestimmen, Verantwortlichkeiten und der Abteilungsaufbau festzulegen sowie zentrale Unterstützungs- und Dienstleistungszentren (Stäbe) einzurichten.

Das Finden geeigneter Organisationsvarianten ist eine sehr kreative Aufgabe, die durch Kreativitätstechniken unterstützt wird. Auch DV-Tools können hilfreich sein. Sie ermöglichen es z. B. im Rahmen von Simulationen, die Auswirkungen von Veränderung der Prozessausgangsgrößen zu bestimmen. Man erkennt die Konsequenzen einer geänderten Aufgabenverteilung im Hinblick auf Durchlaufzeiten und Kosten.