Geschäftsdiagramme mit Excel nach den SUCCESS-Regeln gestalten - Tipps und Tricks für Excel 2003 und 2007/2010

[3]Vorwort

Vorwort zur ersten Auflage

Wir möchten hier über eine inzwischen mehr als siebenjährige Zusammenarbeit zweier Maschinenbau-Ingenieure berichten: Der eine aus Berlin mit viel Erfahrung in der Software-Entwicklung und der andere aus Kreuzlingen (Schweiz), der als Unternehmensberater, Unternehmer und FH-Professor für betriebswirtschaftliche Themen tätig war. In mehreren tausend Stunden getrennter und gemeinsamer Arbeit ist eine Sammlung von Tipps und Tricks und Beispielen entstanden, die zeigen soll, dass man mit Excel auch gute Diagramme realisieren kann – und dies ganz ohne Programmierung. Unter guten oder professionellen Diagrammen wollen wir hier Diagramme verstehen, die die Gestaltungsregeln von HICHERT®SUCCESS befolgen.

Da wir uns auf zwei unterschiedlichen Wegen diesem Thema angenähert haben, wollen wir dieses Vorwort in zwei Teile untergliedern.

Von Rolf Hichert

Ich meine, dass ganz am Anfang dieses Buches ein von McKinsey 1979 in New York veranstaltetes Seminar für neue Mitarbeiter stand, bei dem uns Gene Zelazny in das Thema Visualisierung von Geschäftszahlen einführte. In meiner Beraterzeit bei McKinsey in Düsseldorf war ich immer wieder fasziniert von der Fähigkeit einiger Kollegen, komplexe Geschäftszusammenhänge in verständliche Schaubilder umzusetzen.

Dieses Thema habe ich wieder aufgegriffen, als ich 1984 – noch als Professor an der Fachhochschule Konstanz – gemeinsam mit Michael Moritz, meinem sehr begabten Studenten mit besonderer Software-Affinität, die Firma MIK gründete. Es ging um die Realisierung von Management-Informationssystemen auf dem PC, was damals völlig neu war. Auch hier stand die automatische Erstellung aussagefähiger Diagramme im Mittelpunkt. Mit den Produkten „TZ-Info“ und später „MIK-Info“ gelang uns nicht nur in den deutschsprachigen Ländern ein gewisser Achtungserfolg. BMW Motorrad, Würth und Credit Suisse gehörten zu unseren ersten großen Kunden.

Als Geschäftsführer von MIS Schweiz (gehört inzwischen zur Infor-Gruppe) habe ich dann ab 2001 noch einmal versucht, diesen Gedanken eines standardisierten Gestaltungskonzeptes für betriebswirtschaftliche Analysen aufzugreifen. Nachdem ich dann 2004 – zusammen mit 500 anderen Teilnehmenden – Edward Tufte auf seiner Veranstaltung in Washington D.C. kennenlernen konnte, wollte ich es noch einmal allein versuchen: Ich machte mich wieder selbstständig und veranstaltete Seminare, hielt Vorträge und führte einige Kundenprojekte durch zum Thema „Professionelle Gestaltung von Berichten und Präsentationen“. Anfangs waren es selten mehr als vier oder fünf (zahlende) Teilnehmer.

Einen Durchbruch stellten dann die Vortragseinladungen zu Tagungen von MIS in Wien und Berlin und vom Internationalen Controllerverein in Baden und in München dar. Mein dort unter dem Akronym MEHR GÜTE vorgestelltes Konzept – die Abkürzung GÜTE stammt von Roland Berger – konnte ich dann auch bei Unternehmen wie ABB, Lufthansa, Telekom Austria und Nestlé erstmals präsentieren. Daraus wurden – in der Zwischenzeit unter dem Akronym SUCCESS – mehrere hundert Inhouse-Veranstaltungen bei Unternehmen fast aller Branchen. Insgesamt waren auf eigenen Veranstaltungen und denen von befreundeten Veranstaltern wie Vereon, Controllerakademie, ZfU, OECI und Bissantz mehrere tausend Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Das Thema gute Geschäftsdiagramme erhielt neuen Schwung, als ich 2003 Holger Gerths kennenlernte: Holger war sofort von der Idee angetan, etwas andere Diagramme zu programmieren als die, die er als Software-Entwickler bei MIS kennengelernt hatte. Und schon nach zwei Wochen präsentierte er mir eine VBA-Lösung, die mit Hilfe von ein paar Parametern individuelle Excel-Diagramme erstellen konnte. Aber das wurde nicht der Weg, auf dem wir weitergegangen sind: Unser Ziel ist es nach wie vor, allein mit den Standardfunktionen von Excel anspruchsvolle Diagramme zu realisieren. Einen Einstieg zu diesem Weg wollen wir hier vorstellen.

[4]Rolf Hichert

Von Holger Gerths

Und nun möchte ich meinen Teil der Geschichte beitragen. Als ich Rolf Hichert im Dezember 2003 kennenlernte, war ich gerade mit einem langsam auslaufenden BI-Projekt bei einem großen Pharmaunternehmen beschäftigt. Wir haben in einem Projektteam das Back- und das Frontend eines sehr komplexen Datawarehouse mit MS-SQL-Server, VB.NET und MIS-Software (heute Infor) umgesetzt. Im Frontend ging es auch um Visualisierungsthemen. Aber niemand hatte sich um Gestaltungsregeln Gedanken gemacht, das war damals in diesem Umfeld kein Thema. Aber insgeheim hat sich wahrscheinlich jeder die Frage gestellt, ob denn unsere Berichte auch verstanden würden, und wir haben nicht selten gedacht, es läge an den unfähigen Berichtsempfängern.

Erst durch meinen damals neuen Geschäftspartner und späteren guten Freund habe ich gelernt, dass ein Bericht dann schwer zu verstehen ist, wenn keinerlei Gestaltungsregeln existieren oder nicht konsequent beachtet werden. Ich habe erst von Rolf gelernt, dass ein Schaubild neben einem klaren Titel auch eine verständliche Botschaft haben sollte, die im Schaubild in geeigneter Form hervorzuheben ist. (Und wie diese Hervorhebungen in Form von Pfeilen oder Ellipsen mit Excel zu realisieren sind, sollte uns noch viele Monate lang beschäftigen …).

Gern möchte ich die Gelegenheit nutzen, um in Stichworten aufzuzeigen, wie es gelungen ist, Excel zur Darstellung nahezu jeder Diagrammvariante zu bewegen, beginnend mit einfachen Tipps bis hin zu recht abstraktem und trickreichem Excel-„Missbrauch“.

Es begann mit der Darstellung von Summenbezeichnungen oberhalb eines gestapelten Säulendiagramms – ein inzwischen altbekannter Trick. Hier haben wir zuerst lediglich transparente Säulen über die sichtbaren Säulen platziert und diesen eine Beschriftung gegeben. Fertig war der erste Trick.
Nur zur Richtigstellung: Sicher waren wir hier nicht die ersten, die das herausgefunden haben. Aber es war der Anfang einer heute sehr umfangreichen Sammlung von Diagrammtricks, die auf unterschiedliche Weise entstanden ist: Durch Internet-Recherchen, durch eigene Entdeckungen, durch glückliche Zufälle oder durch freundliche Mithilfe einiger findiger Seminarteilnehmer, die es besser wussten als wir.

Das Bedürfnis, mehrfarbige Achsen realisieren zu können, entstammt einer Forderung des Konzepts HICHERT®SUCCESS1, die besagt, dass Elemente mit unterschiedlichen Bedeutungen auch verschieden aussehen müssen – und im Umkehrschluss die Forderung, dass Elemente mit gleichen Bedeutungen auch gleich aussehen müssen. So soll die Achsenlinie zur Unterscheidung von Datenarten wie Vorjahr und Plan genutzt werden – und zwar durch verschiedene Farben, Formen und Muster. Das Geheimnis unterschiedlich eingefärbter Achsenabschnitte liegt darin, dass pro verwendeter Farbe eine separate Datenreihe eingebaut wird. Da jede Datenreihe einen Zellenbereich als Datenquelle hat, kann man über Formel-Logik jedem Achsenabschnitt die gewünschte Farbe und Dicke zuordnen. Damit wurden Diagrammdatenreihen für uns erstmals gewissermaßen zu einer Art Knetmasse, die es galt, richtig umzuformen.

Der bewegte Pfeil in Excel-Diagrammen – als Symbol für alle im Diagramm zu bewegenden Objekte – hat bei uns eine lange Geschichte. Wir waren richtig stolz, dass wir über den Umweg eines Säulendiagramms ein Bild – in diesem Fall ein Pfeil – an einen Diagrammpunkt anhängen konnten. Später hat uns dann ein Seminarteilnehmer gezeigt, wie das auch ohne den Umweg über ein Säulendiagramm funktioniert. Bevor der Mehrpunkte-Trick zum Drehen oder Farbeändern von Vektorgrafiken aus den Excel-Autoformen existierte, gab es verschiedene Versuche, mit Hilfe trigonometrischer Funktionen und Polarkoordinaten Pfeilkonturen zu berechnen und ein Punkt- oder X-Y-Diagramm zu zeichnen.

[5]Der Zeitachsentrick war ein erster Ansatz, Diagramme in Richtung der Rubrikenachse verschieben und skalieren zu können. Dazu zählte auch die Möglichkeit, Säulen und Balken mit unterschiedlicher Breite zu zeichnen. Das Erscheinen von Excel 2007 hat diesen eleganten Trick leider zunichte gemacht, und es begann die Phase, in der man die Funktion „bereich.verschieben“ nutzen konnte.

Für uns brach eine neue Ära an, nachdem es uns gelungen war, mit Hilfe von Punkten beliebige Bezeichnungen im Diagramm anzuordnen. Ein Punkt positioniert eine Beschriftung an eine beliebige Stelle in der Diagrammfläche, deren Text dann mit dem einer beliebigen Zelle verknüpft werden kann. Das Ein- und Ausblenden der Bezeichnungen von kleinen Zahlenwerten wurde so beispielsweise möglich wie auch das selektive Beschriften von Liniendiagrammen.

Auch wellenförmige Konturen an Säulen oder Balken waren keine unlösbare Aufgabe mehr, denn Säulen können – genau wie Pfeile – als Grafikobjekt erstellt und mit einem Punkt im Diagramm beliebig platziert werden. Ein einfacher Kunstgriff zur exakten Positionierung von Texten wie Titelangaben, Botschaften und Fußnoten waren transparente Diagramme, hinter denen die Bezeichnungen in Zellen zu sehen waren.

Wie es weiterging? Kreissegmente in Portfolio-Darstellungen anzeigen, Maßstäbe mit Hilfe automatischer Achsenskalierung und mit fester Skalierung verwalten, 960x720-Pixel-Trick zur Verknüpfung mit PowerPoint-Schaubilder usw. führten zu einem langen Katalog von „Tipps und Tricks“, der im Anhang aufgeführt ist.

Mehrere transparente Diagramme – exakt mit dem ALT-Trick eingerastet –...