Für immer aufgeräumt. Zwanzig Prozent mehr Effizienz im Büro

2. Der Kaizen-Ansatz: Ständige Verbesserungen (S. 19-20)

Basis der praxiserprobten Werkzeuge, Tipps und Maßnahmen dieses Buches ist der Kaizen-Ansatz. Auch wenn er in diesem Buch eher im Hintergrund bleiben soll, lade ich Sie dazu ein, die Kernidee zu verstehen.

2.1 Was heißt „Kaizen"?

Der Begriff „Kaizen" stammt aus dem Japanischen. Er setzt sich aus zwei Bestandteilen zusammen: „kai" (=Veränderung) und „zen" (= gut bzw. zum Besseren). „Zen" wird nicht mit „z", sondern mit einem stimmhaften „s" wie in „summen" ausgesprochen.

Kaizen ist ein pragmatischer Prozess ständiger Verbesserungen, der sich in Form vieler kleiner Schritte vollzieht. Die einzelnen Maßnahmen sind vergleichsweise einfach zu realisieren, da sie nicht mit aufwendigen technologischen Umgestaltungen verbunden sind, keine hohen Investitionskosten verursachen und ihr Risiko überschaubar ist. Wenn Sie sich die Bedeutung des Begriffes merken wollen, dann gibt es zwei Eselsbrücken:

1. Denken Sie an „Geizen". Mithilfe von Kaizen können Sie mit allem geizen, was mit Verschwendung zu tun hat.
2. Ich lebe in Schwaben, und dort könnte man das Wort auch so aussprechen: „Koi Sinn". Das heißt, bei Kaizen lassen Sie alles weg, was keinen Sinn hat.

Bekannt geworden ist dieser ständige Verbesserungsprozess Anfang der 90er-Jahre, als eine weltweite Studie zum Vergleich von Automobilherstellern angefertigt wurde. Zu diesem Zeitpunkt wurden Autos in Japan im Ergebnis von Kaizen-Prozessen 20 Prozent schneller, 20 Prozent billiger und 20 Prozent besser hergestellt als irgendwo sonst auf der Welt. Die Übertragung nach Deutschland, aber auch in die USA brachte ähnliche Verbesserungen.

Ich war jahrelang kaufmännischer Leiter und Mitglied der Geschäftsleitung der Firma drilbox, eines Schwesterunternehmens von tempus. In dieser Funktion habe ich mich intensiv mit Verbesserungsmöglichkeiten befasst und stieß auf den Kaizen- Ansatz. Anschließend haben wir bei uns begonnen, Kaizen zu verstehen und in der Produktion zu leben. Das Ergebnis waren Verbesserungen, die wir nie für möglich gehalten hatten, zumal wir bereits vor Kaizen ein profitabler Weltmarktführer waren.

Kaizen hat uns viele Verbesserungspotenziale erkennen lassen. Ich begann dann, die Prinzipien auch auf das Büro zu übertragen, nach dem Motto: „Was für die Produktion gut ist, kann für die Verwaltung nicht schlecht sein." Nachdem sich Erfolge einstellten und herumsprachen, bekam ich Anfragen, Vorträge zu halten und Seminare anzubieten. Später kamen auch Umsetzungsberatungen hinzu, bei denen ich in Unternehmen gerufen werde, was auch sehr spannend ist.

Wenn Sie einen Eindruck davon gewinnen möchten, wie so etwas abläuft: Auf der Website www.fuer-immer-aufgeraeumt.de finden Sie einen Filmbeitrag des SWR (6:29 Min.), der Einblicke in meine Arbeit gibt. Die nachfolgend vorgestellten Instrumente sind nicht neu, sondern entstanden aus der Übertragung von Verbesserungspotenzialen aus der Fertigung in die Bürowelt. Neu ist dagegen, dass der Kaizen-Ansatz auch im administrativen Bereich Einzug hält. Überraschend ist das nicht, denn in Verwaltungen sind erhebliche Potenziale vorhanden, um Abläufe schneller und kundenfreundlicher zu gestalten. Ob in der Produktion oder in der Verwaltung – machen Sie sich darauf gefasst, dass Kaizen Probleme aufdeckt, die Ihnen vorher gar nicht bewusst waren. Wenn es Ihnen beispielsweise gelungen ist, verschiedene Bestände abzubauen, werden neue Herausforderungen ins Blickfeld geraten.