Prozessorientierte Ablage - Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur

Wachsender Umfang und Beschleunigung der Kommunikationsprozesse üben großen Druck auf die Unternehmen aus, ihre Dokumentenflüsse effizient zu gestalten. Viele Unternehmen versuchen diesen Anforderungen gerecht zu werden, indem sie ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen. Aber mehr als 50 Prozent dieser Vorhaben scheitern in der Praxis, weil sie als isolierte IT-Projekte angelegt werden: Die Gesamtorganisation (incl. Qualitätsmanagement) wird ungenügend einbezogen, und die Ordnung der immer noch verbleibenden Papierdokumente wird nicht mit der EDV verzahnt.

Prozessorientierung in der Ablage heißt: Vor der Anschaffung einer Software sind Ordnerstrukturen zu definieren, die entlang der Wertschöpfungsprozesse verlaufen und deshalb für die Anwender einsichtig sind. Die Ablage wird teamfähig – und damit auch DMS-fähig.

Dieses Buch weist den Weg zur effizienten teamfähigen Ablage. Dabei bildet das unflexiblere Medium (meist Papier) den Ausgangspunkt, um eine klare und verbindliche Struktur für alle Dokumentenarten zu definieren. Mit zahlreichen Beispielen, Abbildungen, Checklisten, Tipps und Tricks ist es ein praktischer Leitfaden zur Gestaltung einer modernen Ablagestruktur.

- Grundlagen der prozessorientierten Ordnung: Vorgangs-, Prozess- und Wissensdokumente
- Der organisationsspezifische Aktenplan: Kern-, Unterstützungs- und strategische Prozesse
- Ordnung am Arbeitsplatz: Termine und E-Mails verwalten, Hilfsmittel für die Teamordnung
- Ein Reorganisationsprojekt erfolgreich durchführen mit dem Acht-Meilensteine-Schema

Die Autoren

Die beiden Autoren Wolf Steinbrecher und Martina Müll-Schnurr verfügen über eine mehrjährige Beratungs- und Seminartätigkeit im Bereich Dokumentenmanagement und Prozessoptimierung.