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Prozessorientierte Ablage - Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur
von: Wolf Steinbrecher, Martina Müll-Schnurr
Gabler Verlag, 2008
ISBN: 9783834995568, 223 Seiten
Format: PDF, OL
Preis: 39,90 EUR
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Prozessorientierte Ablage - Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur
Vorwort
5
Inhaltsverzeichnis
7
Einleitung
11
Teil A: Grundlagen
17
1. Welche Dokumente müssen abgelegt werden?
18
1.1 Warum müssen Informationen aufbewahrt werden?
18
1.2 Die Wertigkeitsstufen
21
1.3 Aufbewahrungsfristen
21
1.4 Wo muss aufbewahrt werden?
23
1.5 In welcher Form muss aufbewahrt werden?
24
1.6 Was bedeutet GDPdU?
25
1.7 Ordnungsgemäße Archivierung von E-Mail- Kommunikation
26
1.8 Grundlegende Anforderungen der DIN 15489-1
26
2. Fachbegriffe der Ordnungstheorie
28
2.1 Was ist eigentlich Unordnung?
28
2.2 Merkmale und ihre Ausprägungen
29
2.3 Anordnung von Objekten mit zwei Merkmalen
31
2.4 Anordnung von Objekten mit drei und mehr Merkmalen
34
2.5 Von der mehrdimensionalen Ordnung zur Klassifikation
36
2.6 Klassifikation als dynamisches System
38
2.7 Matrixordnungen und ihre Realisierung in Datenbanken
39
2.8 Gegliederte Merkmale
41
3. Merkmale von Dokumenten
43
3.1 Definition der Merkmale
43
3.2 Das problematische Merkmal „Gegenstand&ldquo
45
3.3 Dokumententräger und der Medienbruch
48
4. Prozessorientierte Ablage
50
4.1 Bündelung nach Vorgängen
50
4.2 Bündelung der Vorgänge nach Prozessen
52
4.3 Prozessorientierte Ablagesystematik (PAS)
56
4.4 Vorgangsdokumente, Prozessdokumente, Wissensdokumente
57
4.5 Prozessnahe Wissensdokumente („ Informationsspeicher“)
59
5. Ablagesysteme abwägen
61
5.1 Ablagesysteme auf dem Markt
61
5.2 Für sehr kleine Büros: Die Schlagwortablage
61
5.3 Standard-Aktenpläne nach Merkmal „Gegenstand&ldquo
62
5.4 Der prozessorientierte Aktenplan
63
5.5 Grenzen der Aktenpläne
63
5.6 Die amerikanische Ablagestruktur
64
5.7 Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems
66
Teil B: Der organisationsspezifische Aktenplan
68
6. Musteraktenplan
69
6.1 Beispiel für einen Aktenplan
69
6.2 Prozessorientierte Anwendung des Aktenplans
73
6.3 Den Aktenplan an Ihre Bedürfnisse anpassen
74
6.4 Den Aktenplan mit einem Schlagwortverzeichnis erschließen
75
7. Kernprozesse ordnen
77
7.1 Aufgabenstellung im Bereich der Kernprozesse
77
7.2 Ordnung der Vorgangsdokumente in den Kernprozessen
77
7.3 Modifikation durch ERP-Software
85
7.4 Ganzheitliche Prozesse vs. Prozessketten
88
7.5 Einzelprojekte vs. Massenprozesse
92
7.6 Pflege und Ablage der Prozessdokumente
95
7.7 Zuordnung von Informationsspeichern
101
7.8 Ihre Aufgaben Schritt für Schritt
102
7.9 Kernprozesse aus Abteilungssicht
104
8. Unterstützungsprozesse ordnen
106
8.1 Eine Ordnerliste Ihrer Organisation
106
8.2 Eine erste Anpassung des Musteraktenplans
109
8.3 Ergänzung Ihres spezifischen Aktenplans
110
8.4 Einbeziehung der elektronischen Dokumente
111
8.5 Planktonprozesse
111
9. Strategische Prozesse ordnen
114
9.1 Schwach strukturierte Prozesse
114
9.2 Gremiensitzungen und gekreuzte Prozesse
116
10. Teilakten und Projektordner
120
10.1 Die Teilakte als zusätzliche Hierarchiestufe
120
10.2 Projektordner
122
11. Ordnung der EDV-Dokumente
128
11.1 Ordnung der Windows-Ablage
128
11.2 Referenzbestand der Dokumente
130
11.3 Besonderheiten elektronischer Ordner
131
11.4 Besonderheiten elektronischer Dokumente
132
12. Wissensdokumente
135
12.1 Kategorien von Wissensdokumenten
135
12.2 Passive Wissensdokumente
135
12.3 Bausteinsammlungen
137
12.4 Wissensarchive
139
12.5 Verschlagwortung von Wissensdokumenten
143
12.6 Vom Dokumenten- zum Wissensmanagement
144
12.7 Wissensarchive und das Internet
145
Teil C: Ordnung am Arbeitsplatz
147
13. Ordnung am einzelnen Arbeitsplatz
148
13.1 Was bedeutet Transparenz?
148
13.2 Der Weg der Dokumente über den Schreibtisch
149
13.3 Ordnung im eigenen Office
150
13.4 Ordnung im E-Mail-Posteingang
152
13.5 Das Prinzip der Einmaligkeit
155
14. Termine verwalten
157
14.1 Die Wiedervorlage
157
14.2 Aufgaben planen
160
15. Aufgeräumt im Team
162
15.1 Ordnung im Büro spart Kosten
162
15.2 Ordnung in vier Schritten – F A S S
163
15.3 Reduzieren Sie die E-Mail-Flut
165
16. Hilfsmittel für die Teamordnung
167
16.1 Checklisten
167
16.2 Das Office-Handbuch
168
16.3 Vereinbaren Sie Regeln zu Handakten
169
Teil D: Ein Reorganisationsprojekt erfolgreich durchführen
171
17. Ein Reorganisations-Projekt planen
172
17.1 Versichern Sie sich der Unterstützung Ihrer Führung!
172
17.2 Gründen Sie eine Projektgruppe!
173
17.3 Das 8-Etappen-Schema zur Ablage- Reorganisation
173
17.4 Einigen Sie sich auf eine Umstellungsmethode!
174
17.5 Wann brauchen Sie externe Unterstützung?
174
18. Das Team ablagefähig machen
176
18.1 Ablage als dynamischer Prozess
176
18.2 Im Team gelingt ohne Vereinbarungen keine Reorganisation
176
19. Einsparpotenziale durch Ablagereorganisation
180
19.1 Überhöhte Schätzungen des Suchaufwandes
180
19.2 Realistische Schätzungen
181
19.3 Zieldimensionen der prozessorientierten Ablage
185
20. Ein Dokumentenmanagement-System einführen
188
20.1 „Papierloses Büro“ und „Dokumenten- Management-Systeme&ldquo
188
20.2 Was bedeutet „Dokumenten-Management- System“?
190
20.3 Die Anwendungsfelder von DMS
193
20.4 Prüfen Sie Ihre Anforderungen an ein DMS!
197
Anhang
202
Das Acht-Meilenstein-Schema der Ablage-Reorganisation
203
Glossar
212
Literatur
218
Die Autoren
220
Stichwortverzeichnis
221
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