E-Procurement - Grundlagen, Standards und Situation am Markt

3.1.2 Ausrichtung der Beschaffungsprozesse (S. 42-43)

Der Beschaffungsprozess eines Unternehmens kann lieferantenorientiert oder produktorientiert ausgerichtet sein. Ein lieferantenorientierter Beschaffungsprozess ist auf die Zusammenarbeit mit ausgewählten Lieferanten ausgerichtet, in der weitesten Form werden alle Güter eines Bereichs von einem Lieferanten bezogen. Diese Strategie der Beschaffung heißt Single-Sourcing.5 Eine Single-Sourcing-Strategie ist inkompatibel mit E-Sourcing-Lösungen, weil beim Single-Sourcing Synergieeffekte durch die enge Bindung an einen Lieferanten ausgenutzt werden, während beim Einsatz von E-Sourcing-Lösungen durch die Möglichkeit, den Anbieter zu wechseln, Wettbewerb unter den Anbietern erzielt wird. Ein produktorientierter Beschaffungsprozess hingegen soll die benötigten Güter in der geforderten Menge und Qualität verfügbar machen, der Lieferant ist hierbei zweitrangig und kann gewechselt werden. Daher können bei produktorientierten Beschaffungsprozessen E-Sourcing-Lösungen ohne Probleme eingesetzt werden.

3.1.3 Genehmigungsprozesse

Eine Sonderstellung im operativen Beschaffungsprozess nimmt der Genehmigungsprozess für dezentrale Bestellungen ein, also Bestellungen, die nicht über den Zentraleinkauf ablaufen. Durch die Dezentralisierung soll einerseits der Einkauf bzw. der jeweilige Entscheidungsbefugte von der Abwicklung von Routinebestellungen entlastet werden, andererseits soll unkontrolliertes Einkaufen, das Maverick Buying, verhindert werden.

Daher muss für jeden Bestellvorgang automatisch entschieden werden, ob eine Genehmigung durch den Einkauf oder den Vorgesetzten erforderlich ist, um einerseits die Bestellungen unter Kontrolle zu haben und andererseits den Bestellprozess nicht durch unnötige Genehmigungsanforderungen zu verteuern. Hierzu wird im System ein Workflow für das Genehmigungsverfahren hinterlegt, der je nach Verfahren entscheidet, ob eine Genehmigung erforderlich ist und dann die Bestellung entsprechend weiterleitet. Im Wesentlichen existieren zwei Arten von Genehmigungsverfahren: personenbezogene Genehmigungen und bestellungsbezogene Genehmigungen.

Bei personenbezogenen Genehmigungen ist für jede Person ein Spektrum an Produkten festgelegt, welches diese Person bestellen darf. Ist ein Produkt, das bestellt werden soll, nicht enthalten, ist eine Genehmigung erforderlich. Ein personenbezogenes Genehmigungsverfahren macht bei komplexen, gefährlichen oder sehr teuren Gütern Sinn: Nur ein Spezialist mit dem nötigen Wissen darf diese Güter bestellen, z.B. nur ein Chemiker darf Säuren oder Laugen bestellen. Eine besondere Variante der personenbezogenen Genehmigung ist das Vier- Augen-Prinzip. Hierbei muss ein Kollege zu der Bestellung sein Einverständnis geben.

Durch Hinzuziehen eines Kollegen soll verhindert werden, dass ein Besteller übereilte oder undurchdachte Bestellungen vornimmt.8 Eine bestellungsbezogene Genehmigung erfolgt in der Regel abhängig vom Bestellwert. Hier sind viele Variationen möglich, die wichtigsten sind Wertgrenzenverfahren und Budgetverfahren. Beim Wertgrenzenverfahren werden entweder für die einzelne Position oder die gesamte Bestellung oder beides Wertgrenzen festge legt. Werden diese überschritten, muss die Bestellung genehmigt werden.

Das Budgetverfahren funktioniert umgekehrt: Für einen bestimmten Zeitraum wird dem Besteller ein Budget zugeteilt, von dem alle Bestellungen in diesem Zeitraum abgezogen werden. Überschreitet der Besteller sein Budget, müssen alle weiteren Bestellungen genehmigt werden. Kombinationen der genannten Verfahren sind möglich und in den meisten Fällen sinnvoll, um der in jedem Unternehmen speziellen Situation gerecht zu werden. Es sollte aber darauf geachtet werden, die Dezentralisierung des Bestellprozesses nicht durch übermäßige Kontrollwut wieder zum Einkauf zurückzudrehen.