Vom Geschäftsprozess zum Workflow - Ein Leitfaden für die Praxis

Inhalt

1 Einleitung

1.1 Die Geschichte der Prozesse

1.2 Aktuelle Herausforderungen

1.3 Business Process Management – eine Einordnung

1.4 Zu diesem Buch

2 Prozesse optimal gestalten

2.1 Der Begriff des Prozesses

2.2 Modellierungssprache

2.2.1 Aktivitätstypen

2.2.2 Zeitliche Abfolge

2.2.3 Ablaufteilung

2.2.4 Wiederholung

2.2.5 Objektverbindung

2.2.6 Relationsverbindung

2.2.7 Rollenverbindung

2.2.8 Gesamtdarstellung

2.3 Anlässe zur Prozessoptimierung

2.3.1 Reorganisation der Prozesse

2.3.2 Prozesse technisch unterstützen

2.3.3 Qualitätsmanagement und Zertifizierung

2.3.4 Prozessorganisation als permanente Aufgabe

2.4 Ziele einer Prozessoptimierung

2.4.1 Reduzierung der Prozesskosten

2.4.2 Reduzierung der Prozessdurchlaufzeit

2.4.3 Verbesserung der Prozessqualität

2.4.4 Verbesserung der Prozesstransparenz

2.4.5 Erhöhung der Prozessflexibilität

2.5 Prozessorganisation

2.6 Vorgehen bei der Modellierung

2.6.1 Elemente der Modellierung

2.6.1.1 Funktionssicht

2.6.1.2 Informationssicht

2.6.1.3 Steuerungssicht

2.6.1.4 Hierarchisierung

2.6.2 Informationsgewinnung

2.6.2.1 Bestehende Unterlagen nutzen

2.6.2.2 Istanalyse

2.6.3 Nutzung von Referenzmodellen

2.6.3.1 SCOR

2.6.3.2 SAP-Referenzmodell

2.6.3.3 Resümee

2.6.4 Analyse der bestehenden IT-Prozesse

2.7 Auswahl einer Modellierungsmethodik

2.7.1 Kriterien zur Auswahl

2.7.2 Modellierung in verschiedenen Projektphasen

2.7.3 Modellierungsansätze

2.7.3.1 Einfache Metaphern

2.7.3.2 REFA-Darstellung

2.7.3.3 Petrinetze

2.7.3.4 Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)

2.7.3.5 UML-Activity Diagram

2.7.3.6 Business Process Modeling Notation (BPMN)

2.7.3.7 Bewertung der Modellierungsansätze

2.8 Konventionen für die Modellierung

2.8.1 Modellierungskonventionen

2.8.2 Ebenenkonzept

2.8.3 Informationsobjekte

2.8.4 Rollenkonzept

3 Prozessautomatisierung

3.1 Basiskonzepte

3.2 Human Workflow Management

3.2.1 Historie und Grundlagen

3.2.1.1 Analogie zur papierbasierten Vorgangsbearbeitung

3.2.1.2 Abgrenzung zum gewöhnlichen E-Mail-Verkehr

3.2.1.3 Ausdehnung auf weitere Systeme

3.2.1.4 Aktuelles Verständnis

3.2.2 Kanäle für die Einbindung von Prozessbeteiligten

3.2.2.1 Eigenständige Desktop-Anwendungen (DMS etc.)

3.2.2.2 Integration in vorhandene Collaboration Clients

3.2.2.3 Webanwendungen

3.2.2.4 Mobile Clients (SMS, Palm etc.)

3.2.3 Abbildung von Rollen und organisatorische Beziehungen

3.2.3.1 Rollen in Workflows

3.2.3.2 Beziehungen zwischen Prozessbeteiligten

3.2.3.3 Vertreterregelungen

3.2.3.4 Kopplung mit führenden Systemen

3.2.3.5 Zuweisung auf Basis von Kompetenzprofilen

3.2.4 Timeout Management und Workload Balancing

3.2.5 Schwach strukturierte Human Workflows

3.3 Prozessorientierte Anwendungsintegration

3.3.1 Klassische Anwendungsintegration

3.3.1.1 Problematik einer heterogenen IT-Landschaft

3.3.1.2 Point-to-Point, Hub and Spoke und Bus-oriented

3.3.1.3 Datentransformationen

3.3.2 Serviceorientierte Architekturen (SOA)

3.3.2.1 Prinzipielle Erklärung und Abgrenzung

3.3.2.2 SOSA in der Praxis

3.3.2.3 SOIA in der Praxis

3.3.2.4 SOPA in der Praxis

3.3.3 Integration bestehender Systeme (Legacy Integration)

3.3.3.1 Problematik der Altsysteme

3.3.3.2 Anbindung auf Applikationsebene

3.3.3.3 Anbindung auf Datenebene

3.3.4 Business-to-Business-Integration

3.3.4.1 Traditionelle B2B-Integration auf Basis von EDI

3.3.4.2 Besondere Problematik von B2B-Prozessen

3.3.4.3 Fallbeispiel „Office-Port&ldquo

3.3.4.4 Vom Datentransport zum Service Call am Beispiel der Schufa

3.3.4.5 Die Global Upstream Supply Initiative (GUSI)

3.3.4.6 B2B-Integration führt zu kollaborierenden Prozessen

3.4 Steuerung, Überwachung und Auswertung automatisierter Prozesse

3.4.1 Business Rules Management

3.4.1.1 Wesentliche Grundlagen

3.4.1.2 Ergänzung des Prozessmanagementsdurch Forderungen des BRM

3.4.1.3 Zusammenführung von Prozessautomatisierungund Business Rules Management

3.4.2 Business Process Monitoring

3.4.3 Business Process Reporting

3.5 Make, Buy or Rent?

3.5.1 Grundgedanken zur unterstützenden Technologie

3.5.2 Selbständige Entwicklung einer Process Engine (Make)

3.5.3 Beschaffung einer BPM-Software (Buy)

3.5.4 Nutzung von Process as a Service (Rent)

3.6 Process Execution Languages

3.6.1 Die Bedeutung von Process Execution Languages

3.6.2 Business Process Execution Language (BPEL)

3.6.3 XML Process Definition Language (XPDL)

3.6.4 jBPM Process Definition Language (jPDL)

4 Vom fachlichen Modell zum automatisierten Prozess

4.1 Motivation und Kerngedanken

4.2 Aktuelle Situation in der Praxis

4.3 Problemstellung

4.3.1 Unterschiedliche Informationen

4.3.2 Unterschiedliche Granularitäten

4.3.3 Unterschiedliche Freiheitsgrade

4.3.4 Schlussfolgerung und prinzipielle Lösungsansätze

4.4 Top-down-Prozessgestaltung im Ebenenmodell

4.4.1 Das Prinzip der Verfeinerung

4.4.2 Generierung technischer Workflows

4.4.3 Mögliche Prozessnotationen

4.4.4 Anforderungen an ein Modellierungstool

4.4.5 Rollen und Zusammenarbeit

4.5 Wesentliche Potenziale

4.5.1 Verbesserung des Requirements Engineering

4.5.2 Beschleunigung der Abbildung in IT

4.5.3 Abbau von „Schrankware&ldquo

4.5. Detailliertere Informationsbasis für die Prozessverbesserung

5 Business Process Management-Software

5.1 Mögliche Anwendungsbereiche

5.1.1 Modellierung

5.1.2 Dokumentation und Publikation

5.1.3 Analyse und Simulation

5.1.3.1 Qualitative Analysen

5.1.3.2 Quantitative Analysen

5.1.3.3 Simulation

5.1.4 Automatisierung

5.1.5 Integration der Anwendungsbereiche

5.2 Frei verfügbare Produkte

5.2.1 Die eigentliche Bedeutung von Open Source

5.2.2 BizAgi

5.2.3 JBoss jBPM

5.2.4 Oryx

5.3 Die passende Lösung finden

5.3.1 Besondere Herausforderungen

5.3.2 Der Auswahlprozess

5.3.2.1 Bedarfsermittlung

5.3.2.2 Vorauswahl

5.3.2.3 Evaluierung

5.3.2.4 Entscheidung

5.3.3 Typische Fehler

5.3.3.1 Entscheidung aufgrund von Bekanntheit/Marktführerschaft

5.3.3.2 Festklammern an Standards

5.3.3.3 Verwechslung von Methoden und Funktionen

5.3.3.4 Entscheidung aufgrund vorhandener Systeme

5.3.3.5 Blindes Vertrauen in Schnittstellen

5.3.3.6 Abfragen statt selber testen

5.4 Ergebnisse der Befragung „BPM-Software 2008&ldquo

5.4.1 Zielsetzung und Durchführung

5.4.2 Ergebnisse der Befragung „Veteranen&ldquo

5.4.2.1 Zusammensetzung der Teilnehmer

5.4.2.2 Beschaffungsmotivation

5.4.2.3 Nutzung

5.4.2.4 Investitionsvolumen und empfundener Nutzen

5.4.3 Ergebnisse der Befragung „Aspiranten&ldquo

5.4.3.1 Zusammensetzung der Teilnehmer

5.4.3.2 Beschaffungsmotivation

5.4.3.3 Investitionsbereitschaft und geplante Nutzung

6 Projektablauf

6.1 Vorstudie durchführen

6.1.1 Zweck

6.1.2 Zieldefinition

6.1.3 Problemstellung erarbeiten

6.1.4 Entscheidungsvorlage erstellen

6.2 Grobkonzept erstellen

6.2.1 Grobanalyse durchführen

6.2.1.1 Prozessumfeld klären

6.2.1.2 Istaufnahme

6.2.1.3 Exkurs: Prozesse messen und bewerten

6.2.1.4 Schwachstellen ermitteln

6.2.1.5 Verbesserungspotenziale ermitteln

6.2.2 Lösungsansätze erarbeiten

6.2.2.1 Alternative Prozessstrukturen entwickeln

6.2.2.2 Verfeinerung der Prozessstrukturen

6.2.2.3 IT-Grobkonzept entwickeln

6.2.2.4 Bewertung und Auswahl

6.3 Feinkonzept erstellen

6.3.1 Feinanalyse durchführen

6.3.1.1 Organisatorische Detailanalyse

6.3.1.2 Technische Detailanalyse

6.3.2 Konzept ausarbeiten

6.3.2.1 Sollkonzept verfeinern

6.3.2.2 Pflichtenheft für IT-System erstellen

6.3.2.3 Implementierungsvoraussetzungen ermitteln

6.3.2.4 Wirtschaftlichkeit der geplanten Lösung ermitteln

6.4 Realisierung

6.4.1 Technische Umsetzung

6.4.1.1 Entwicklung eines neuen IT-Systems

6.4.1.2 Beschaffung eines IT-Systems

6.4.1.3 Anpassung eines bestehenden IT-Systems

6.4.1.4 Entwicklung/Anpassung von Workflowsim bestehenden BPM-System

6.4.2 Organisatorische Umsetzung

6.4.2.1 Umsetzungsplanung

6.4.2.2 Kommunikation und Information

6.4.2.3 Organisatorische Anpassung

6.4.2.4 Infrastruktur anpassen

6.4.2.5 Compliance sicherstellen

6.4.2.6 Übergangszeit organisieren

7 Anhang

7.1 Beispiele im Projektablauf

7.1.1 Beispiel 1: Zielsetzung des Projekts

7.1.2 Beispiel 2: Klärung Prozessumfeld

7.1.3 Beispiel 3: Bewertung des Istzustands (Summary)

7.1.4 Beispiel 4: Beschreibung der Schwachstellen

7.1.5 Beispiel 5: Business Case Budgetplanung

7.1.6 Beispiel 6: Probleme und Lösungsansätze im Überblick (Umzug)

7.1.7 Beispiel 7: Kennzahlendarstellung

7.1.8 Beispiel 8: Zielsetzung des Projekts

7.1.9 Beispiel 9: Zielvereinbarung und Projektauftrag

7.1.10 Beispiel 10: Erhebungsbogen zu Prozessaktivität

7.1.11 Beispiel 11: Kurzbeschreibung der Grundidee eines Grobkonzepts

7.2 Checklisten für das Projekt

7.2.1 Checkliste 1: Entscheidungsvorlagen

7.2.2 Checkliste 2: Prozessumfeld

7.2.3 Checkliste 3: Workshop allgemein

7.2.4 Checkliste 4: Workshop Prozessumfeld

7.2.5 Checkliste 5: Vergleich von Erhebungsmethoden

7.2.6 Checkliste 6: Schwachstellenanalyse

7.2.7 Checkliste 7: Nutzenparameter

7.2.8 Checkliste 8: Sollalternativen entwickeln

7.2.9 Checkliste 9: Moderation

7.2.10 Checkliste 10: Sollalternativen beschreiben

7.2.11 Checkliste 11: Dokumentenanalyse

7.3 Glossar und Abkürzungen

7.4 Literatur

Register

Die Autoren