Vom Geschäftsprozess zum Workflow - Ein Leitfaden für die Praxis

2. Prozesse optimal gestalten (S. 7-8)

Vor dem Start eines Projekts muss man sich zuerst über einige grundsätzliche Konzepte klar werden. Begriffe, Zielsetzung und Anlass des Vorhabens müssen bestimmt sein.

2.1 Der Begriff des Prozesses

Ein Prozess beschreibt einen Ablauf von Bearbeitungsschritten. Hierbei ist aber – z. B. im Gegensatz zu einem Projekt – die prinzipielle Wiederholbarkeit des Ablaufes charakteristisch. Ein Prozess kann implementiert werden, wenn eine bestimmte Gruppe von Geschäftsvorfällen immer den gleichen Arbeitsablauf aufweist – also standardisiert werden kann. Dies bedeutet, dass ähnliche Vorfälle vorliegen, die man mit den gleichen organisatorischen Mitteln bewältigen kann. In einem Büroprozess wirken Menschen, Arbeitsmittel und Arbeitsgegenstände zusammen. Es wird arbeitsteilig ein Büroprodukt erstellt, wobei die Arbeitsteiligkeit hierfür typisch ist. Ein zentrales Element für eine Prozessbeschreibung ist daher das Regelwerk, das darstellt, wie dieser Prozess abzulaufen hat. Eine formale und präzise Beschreibung eines derartigen Regelwerks ist eine Voraussetzung dafür, dass man einen Prozess mittels eines IT-Systems abbilden und unterstützen kann. Dieser Umstand manifestiert sich auch in der Bezeichnung „Vorgangssteuerungssystem“ für derartige IT-Systeme. (Der Begriff „Vorgangssteuerungssystem“ wird heute kaum mehr verwendet. Man bezeichnet diese Systeme heute meist als „Workflow-Systeme“.)

In der Betrachtung ist daher zu unterscheiden zwischen dem abstrakten Prozess (z. B. „Kundenbestellung“), der eine Beschreibung des allgemeinen Ablaufes (= Regelwerk) darstellt, und dem konkreten Vorgang, der einen bestimmten Geschäftsvorfall („Bestellung des Herrn Meier vom 11. 06. 2008 über einen Kühlschrank Typ XYZ“) repräsentiert. In der Sprache der Informatik ist damit der einzelne Vorgang eine Instanz des allgemeinen Prozesses. Das Regelwerk eines Prozesses kann viele verschiedene Varianten in einem Prozess beschreiben, der konkrete Vorgang nutzt immer genau eine Variante.

Praktisch alle größeren Organisationen nutzen heute Papierformulare. Auch wenn diese oft karikiert und als Ausgeburt eines überzogenen Bürokratismus (man denke an das Beispiel mit dem berühmten „Antrag auf Erteilung eines Antragsformulars zur Bestätigung der Nichtigkeit des Durchschriftexemplars, dessen Gültigkeitsvermerk von der Bezugsbehörde stammt zum Behuf der Vorlage beim zuständigen Erteilungsamt“ in einem Lied von Reinhard Mey) dargestellt werden, sind diese auch wichtige Steuerungsinstrumente für Prozesse. Das leere Formular stellt ein Regelwerk dar, das ausgefüllte einen konkreten Vorgang. Das Formular kann man als Metapher für einen Prozess betrachten, da es viele Charakteristika einer Prozessbeschreibung zeigt. Dies erfolgt mittels Unterschriftenleisten, Arbeitsanweisungen, Formularfeldern, zweckgebundenen Durchschlägen und anderen Elementen auf den Formularen. Daraus ergeben sich z. B.:

-Laufweg des einzelnen Vorgangs,

-Beteiligte und deren Rollen,

-erforderliche Daten und beizulegende Unterlagen.

Diese Metapher nutzen auch manche IT-Systeme, die Prozesse auf einfache Weise elektronisch abbilden (wie InfoPath von Microsoft).