Die Kunst der Projektsteuerung. Qualifikationen und Aufgaben eines Projektleiters

"7 Das Schätzen im Projekt (S. 81-82)

Oder: Die Vorwegnahme zukünftiger Ereignisse

7.1 Der richtige Stellenwert des Schätzens

Versetzen Sie sich in die Lage eines Projektleiters, dessen Projekt gerade offiziell gestartet worden ist. Was will der Auftraggeber als erstes wissen? Wie man es auch dreht und wendet, ob es sinnvoll ist oder nicht, die Erfahrung bei Projekten solcher Art ist die, daß man „oben"" zu allererst wissen will, wie lange das Projekt dauern wird, wann man denn das neue System haben kann. Damit sind wir beim Schätzen. Nun müssen Sie überlegen, welchen Aufwand Sie erbringen müssen, um zum Ziel zu kommen, und unter „Aufwand"" verstehen wir hier Zeit und Personal. Sie fühlen sich jetzt in eine prekäre Situation hineinversetzt.

Entweder Sie sagen: „Ich kann Ihnen nicht sagen, wann wir fertig sind"", oder Sie nennen irgendein Datum. Sie sind sicher: Die erste Antwort wird nicht so ohne weiteres vom Auftraggeber akzeptiert – und damit hat er aus seiner Sicht auch recht, die zweite Antwort mag dann zutreffen oder nicht, was allerdings erst die ferne Zukunft zeigen wird. Ob Sie zuviel Aufwand oder zuwenig Aufwand geschätzt haben, Sie haben in jedem Fall falsch geschätzt, und das könnte doch Ihre Qualifikation zum Projektleiter in Frage stellen!

Wäre es nicht das beste für den Projektleiter, für die Mitarbeiter und für den Auftraggeber, eine Punktlandung zu erreichen, genau zum angegebenen Termin das neue System abzuliefern? Die Ursache für diese unangenehme Situation rührt letztendlich daher, daß der Mensch gerne einen Blick hinter die Kulissen der Zukunft werfen möchte, daß er aber trotz aller Fortschritte in Technik und Wissenschaft nicht in der Lage ist, der Zukunft ihre Geheimnisse zu entreißen (von einigen wenigen Auserwählten abgesehen!).

Wie sagte doch Herr Abraham, seinerzeit Vorstand der Deutschen Lufthansa, als er über die geschäftliche Entwicklung seines Unternehmens sprach: „Prognosen sind besonders dann schwierig, wenn sie sich auf die Zukunft beziehen."" Statuieren wir hier als erste Grundregel: Eine Schätzung ist keine Weissagung, d.h. sie ist keine verbindliche Voraussage künftiger Ereignisse. Für Sie als Projektleiter heißt das: Sie müssen die Schätzung als Schätzung verkaufen, damit niemand erwartet, daß Sie mit der Schätzung ein künftiges Ereignis prophezeit haben. Schätzen ist kein Prophezeien, Schätzen ist aber ebensowenig Raten: In beiden Fällen wird keine Information, keine Erfahrung, kein Vergleich zur Wissenserweiterung herangezogen. In dem einen Fall vertraut man auf eine höhere Eingebung, mit der man die Grenzen der Zeit überspringt, in dem anderen Fall vertraut man darauf, daß die Zukunft sich zufällig so verhält, wie man es erwartet hat. Schätzen dagegen ist ein Vorhersagen auf der Basis von Informationen, und dieses können Sie erlernen.

Sie können – und müssen – lernen,
- die richtigen Informationen auszuwählen,
- sie richtig auszuwerten,
- sie richtig zu interpretieren und daraufhin
- richtig zu reagieren."