Microsoft SharePoint 2016 für Dummies

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SharePoint 2016 kennenlernen

In diesem Kapitel

SharePoint ganz allgemein verstehen

Wie sich das Produkt zusammensetzt

Die Konzepte von SharePoint kennenlernen

Wie SharePoint grundsätzlich funktioniert

Als wir zum ersten Mal von SharePoint Mal hörten, trauten wir unseren Ohren kaum. Was sollte das denn nun schon wieder sein? Wir wussten lediglich, dass es ein Microsoft-Produkt war, das eine Menge leisten sollte, wir konnten uns aber nicht genau vorstellen, was es sein sollte, oder wie man anfangen würde, damit zu arbeiten.

Nachdem wir uns nun seit Jahren mit SharePoint beschäftigen, ist uns endlich einiges klar. SharePoint ist tatsächlich von Microsoft und leistet eine Menge. Mehr als Sie sich vorstellen können. Und genau das ist das Problem: Fragen Sie zehn Anwender, was SharePoint tut, so erhalten Sie zehn verschiedene Antworten. SharePoint ist so umfangreich, dass es kaum in ein paar Worten zu umreißen ist.

In diesem Kapitel helfen wir Ihnen, das Gesamtbild von SharePoint zu sehen. Sie entdecken, wie SharePoint funktioniert und was der Begriff SharePoint eigentlich bedeutet. Dieses Kapitel lüftet das Geheimnis und erklärt Ihnen die Grundlagen. Denn bevor Sie sich auf die erweiterten Funktionalitäten stürzen können, benötigen Sie ja zunächst ein grundlegendes Verständnis.

SharePoint verstehen

Im Grunde ist SharePoint eine webbasierte Softwareplattform. Das heißt, es ist eine Software, die geschaffen wurde, damit Sie mit einem Webbrowser arbeiten können.

Na gut, was genau ist denn nun SharePoint?

Vielleicht sind Sie ein Zauberer in Word oder ein Künstler in Excel. Um das Beste aus Ihren Desktop-Office-Anwendungen herausholen zu können, sollten Sie genauso gut in SharePoint sein. Microsoft integriert immer mehr Funktionalitäten in SharePoint, die früher nur in Client-Anwendungen oder überhaupt nicht verfügbar waren. Wenn Sie beispielsweise SharePoint 2016 mit Office 2016 verwenden, können Sie eine Online-Galerie Ihrer PowerPoint-Folien erstellen, interaktive Tabellenkalkulationsblätter in Webseiten einbetten oder Daten aus den Datenbanken Ihres Unternehmens in Word wiederverwenden. Sie können sogar Visio 2016 benutzen und so Ihre Geschäftsprozesse mit SharePoint automatisieren.

Offiziell bewirbt Microsoft SharePoint 2016 als eine »Geschäftskollaborationsplattform für das Unternehmen und das Internet«. SharePoint besteht aus einer Reihe von Microsoft-Produkten, die folgende Gebiete abdecken:

Zusammenarbeit: Verwenden Sie die Zusammenarbeitswebseiten von SharePoint beispielsweise zum Verwalten von Projekten oder Koordinieren von Angeboten.

Soziale Netzwerke: Wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten, können Sie SharePoint als soziales Netzwerk innerhalb des Unternehmens verwenden, um Kollegen und Experten ausfindig zu machen.

Informationsportal und interne Websites: Mit den Web-Content-Management-Funktionen von SharePoint können Sie nützliche Selbstbedienungsportale und Intranets erstellen.

Content Management im Unternehmen: SharePoint bietet ausgezeichnete Dokumenten- und Inhaltsverwaltungsfunktionen, es unterstützt Metadaten und benutzerangepasste Suchen.

Business Intelligence: SharePoint ist eine ideale Plattform, um einen Einstieg in die Geschäftsanalyse-Tools Ihres Unternehmens zu ermöglichen. Informative Dashboards zeigen den Benutzern alles auf einen Blick und bieten die Möglichkeit, tiefer in die Materie einzudringen.

Geschäftsanwendungen: Verwenden Sie SharePoint, um hoch entwickelte Business-Anwendungen zur Verfügung zu stellen, die Backend-Datenbanken Ihrer Geschäftsprozesse und Ihren SharePoint-Inhalt miteinander zu verknüpfen oder Zugriff auf Ihre Business-Anwendungen zu gewähren.

Die Funktionalitäten folgender Auflistung sind in einer On-Premises Version und in einer Cloud-Plattform enthalten:

SharePoint Server 2016 besteht aus mehreren Anwendungen, die die erwähnten Funktionen zur Verfügung stellen. Wenn Sie SharePoint intern einsetzen, besitzen Sie mindestens eine Standardlizenz, die Ihnen den Zugriff auf die Suche, das Portal, das soziale Netzwerk und einige der Inhaltsverwaltungsfunktionen gestattet. Wenn Sie die erweiterten Inhaltsverwaltungsfunktionen, Business Intelligence und Business-Anwendungsfunktionen nutzen möchten, benötigen Sie eine Enterpriselizenz.

SharePoint Online ist ein Cloud-basierter Dienst von Microsoft, der Ihnen praktisch dieselbe SharePoint-Erfahrung wie eine SharePoint-Installation auf einem lokalen Server ermöglicht, aber nicht installiert und gewartet werden muss. Diese Version ist mit dem Office 365-Monatsabonnement gebündelt, das Ihnen Zugriff auf gehostete E-Mail-, Kalender- und Konferenzfunktionen mit Exchange und Skype for Business gibt. Sie können aber auch ein Monatsabonnement nur für SharePoint Online erwerben.

SharePoint ist für mich persönlich Folgendes:

Produkt: SharePoint ist ein Produkt mit vielen Funktionen. Wenn Sie sich für eine Lösung entschieden haben, sollten Sie immer zuerst ausprobieren, wie SharePoint ohne Benutzeranpassungen funktioniert. Danach können Sie immer noch beschließen, das Ganze an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Plattform: SharePoint bietet alles, was nötig ist, um eine stabile Geschäftslösung zu entwickeln. SharePoint stellt die gesamte Infrastruktur für webbasierte Lösungen bereit.

Werkzeug: SharePoint besteht aus einer Reihe von Komponenten und Steuerelementen, die Sie beliebig kombinieren können, um eine Lösung zu erstellen. Sie können Websites, Seiten und Apps gestalten, ohne auf den Komfort Ihres Browsers verzichten zu müssen.

Ein Produkt von Microsoft

SharePoint ist eine Software, die Microsoft entwickelt und seinen Kunden verkauft. SharePoint kann auf verschiedene Arten erworben werden, doch in jedem Fall wird Ihr Unternehmen eine Lizenzgebühr an Microsoft zahlen müssen. Mit anderen Worten: SharePoint ist keine freie Software bzw. Freeware.

Früher mussten Unternehmen für die Umstellung auf SharePoint einen großen Aufwand betreiben. Es mussten alle Lizenzen gekauft werden, und zur Installation und Verwaltung von SharePoint wurde ein IT-Team benötigt. Aus diesem Grund galt SharePoint früher als reine Unternehmenssoftware, da es sich nur große Organisationen leisten konnten. Das ändert sich gerade, da SharePoint Online von Microsoft ab 4,20 Euro pro Benutzer und pro Monat angeboten wird.

Viele verschiedene Definitionen für SharePoint

SharePoint hat viele Benutzertypen und je nachdem, zu welcher Sorte Sie gehören, machen Sie vielleicht ganz andere Erfahrungen mit SharePoint als ein anderer Benutzer. Vielleicht wurden Sie beauftragt, eine SharePoint-Website für Ihr Team zu erstellen und zu verwalten. In diesem Fall fällt Ihnen vielleicht zuerst die gewaltige Funktionalität von SharePoint-Websites ins Auge. Oder Sie sind ein Benutzer einer SharePoint-Site. Dann besteht Ihre SharePoint-Welt vielleicht nur aus dieser einen Website, die jemand bereits für Sie erstellt hat. Um das Ganze noch komplizierter zu machen, führen manche Unternehmen SharePoint unter einem schicken, neuen Namen wie zum Beispiel »Connect« ein. So merken die meisten Benutzer noch nicht einmal, dass sich hinter dem coolen »Connect« eigentlich SharePoint verbirgt.

Falls Sie eher von der technischen Seite kommen und eine Infrastruktur administrieren, ist SharePoint die Plattform, auf der Sie die schwierige Aufgabe der Website-Administration abladen können. Sind Sie dagegen Softwareentwickler, ist SharePoint Ihre Webplattform zur Entwicklung von Benutzeranwendungen.

Durch den gewaltigen Umfang von SharePoint entstehen Spezialisierungsgebiete. Infolgedessen sieht jeder SharePoint so, wie er es nutzt. Es ist wichtig, dies im Hinterkopf zu haben, wenn Sie über SharePoint sprechen. Fragen Sie zehn Leute, was SharePoint ist, und Sie bekommen zehn verschiedene Antworten (siehe Abbildung 1.1).