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Grundlagen des Projektmanagements für Dummies Das Pocketbuch

Grundlagen des Projektmanagements für Dummies Das Pocketbuch

von: Stanley E. Portny

Wiley-VCH, 2017

ISBN: 9783527811557 , 128 Seiten

2. Auflage

Format: ePUB

Kopierschutz: DRM

Mac OSX,Windows PC geeignet für alle DRM-fähigen eReader Apple iPad, Android Tablet PC's Apple iPod touch, iPhone und Android Smartphones

Preis: 5,49 EUR

Exemplaranzahl:  Preisstaffel

Für Firmen: Nutzung über Internet und Intranet (ab 2 Exemplaren) freigegeben

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Grundlagen des Projektmanagements für Dummies Das Pocketbuch


 

Kapitel 3

Projekte strukturieren

IN DIESEM KAPITEL

Eine Projektstruktur entwickeln

Wissen, welcher Detaillierungsgrad erforderlich ist

Unvorhersehbare Tätigkeiten einplanen

Für eine erfolgreiche Projektplanung und -durchführung müssen Sie unbedingt alle wichtigen Informationen kennen und im Projektplan berücksichtigen. Sie dürfen während der Projektdurchführung keinen der im Plan festgehaltenen Aspekte vergessen und müssen sich mit jedem einzelnen auseinandersetzen.

Eine gut strukturierte Beschreibung der Projektaufgabe ist die Grundlage für die Zeit- und Ressourcenplanung, die Rollenverteilung, die Verteilung der Verantwortlichkeiten, die Aufgabenverteilung an die Teammitglieder, die Ermittlung der wichtigsten Erfolgsmaßstäbe und die Organisation des Berichtswesens.

Wenn ich ein neues Projekt beginne, ist meine größte Sorge immer, ob ich auch alle wichtigen Tätigkeiten, die im Rahmen des Projekts erledigt werden müssen, eingeplant habe. Mein zweitgrößtes Problem besteht darin, die benötigten Ressourcen und die notwendige Zeit zur Erledigung dieser Aufgaben richtig einzuschätzen. Beide Schwierigkeiten löse ich, indem ich eine logische Struktur entwerfe, in der ich sämtliche Tätigkeiten festlege, die zum Projekterfolg notwendig sind.

In Details denken

Der wichtigste Grundsatz, den man immer im Hinterkopf haben muss, wenn man Projektarbeit beschreibt, ist, in Details zu denken! Ich stelle fest, dass die Leute ständig unterschätzen, wie viel Zeit und Geld sie für die einzelnen Tätigkeiten benötigen, nur weil sie es nicht schaffen, sämtliche Aufgaben, die erledigt werden müssen, von vornherein einzuplanen.

Stellen Sie sich vor, Sie bekommen den Auftrag, einen Bericht über den Ablauf Ihres letzten Teammeetings abzugeben. Ihre erste Aufgabe besteht darin abzuschätzen, wie viel Zeit und Ressourcen Sie für diesen Bericht benötigen. Da Sie schon viele Berichte geschrieben haben, wissen Sie, dass Sie dafür ein paar Tage brauchen. Aber wie sicher sind Sie in dieser Einschätzung? Sind Sie sicher, dass Sie alle Tätigkeiten, die zum Verfassen dieses Berichts gehören, bedacht haben?

Das Zauberwort bei der Aufgabenbeschreibung ist Zergliederung. Man zerlegt eine Aufgabe einfach in ihre Einzelkomponenten. Das Schreiben eines Berichts besteht aus drei Einzeltätigkeiten: einen Entwurf schreiben, den Entwurf überarbeiten und die endgültige Fassung fertigstellen. Die endgültige Fassung fertigzustellen, besteht wiederum aus zwei separaten Tätigkeiten, sogenannten Teiltätigkeiten: Den endgültigen Bericht schreiben und ihn ausdrucken lassen.

Aufgaben unterteilen

Um Aufgaben richtig zu unterteilen, befolgen Sie die folgenden beiden Grundregeln:

Keine Lücken: Jede Aufgabe in den einzelnen Projektarbeiten muss in ihren Untereinheiten definiert werden. Keine Lücken bedeutet, dass jede Tätigkeit, die zum Verfassen eines Berichts gehört, in ihren drei Teiltätigkeiten formuliert wird. Wenn Sie der Meinung sind, dass noch mehr Tätigkeiten dazugehören, legen Sie eine weitere Unterteilung fest.

Keine Überschneidungen: Dieselbe Tätigkeit darf nicht in mehr als einer Untereinheit enthalten sein. Beispielsweise kann man nicht sagen, zum Schreiben des Berichts gehöre, dass verschiedene Leute erste Entwurfsfassungen überarbeiten müssen, wenn sämtliche Korrekturen unter dem Stichwort »Überarbeitung des Entwurfs« zusammengefasst sind.

Durch eine derartige Zergliederung sämtlicher Aufgaben werden Sie gezwungen, über die einzelnen Tätigkeiten nachzudenken, die durchgeführt werden müssen, um die einzelnen Aufgaben zu erledigen. Auf diese Weise können Sie sicherer sein, dass Sie nicht etwas Wichtiges vergessen haben, und Sie können besser abschätzen, wie viel Zeit und welche Ressourcen erforderlich sind, um Ihr Projekt zu beenden.

Hierarchisch denken

In Details zu denken, ist wichtig; genauso wichtig ist es aber, sämtliche Aufgabenpakete zu identifizieren, die für die Vollendung des Projekts notwendig sind. Wenn Sie einen wichtigen Bestandteil der Projektarbeit übersehen, können Sie nicht detailliert sein! Ihre Aufgabe ist es, umfassend und gleichzeitig detailliert zu denken.

In Abbildung 3.1 sehen Sie, wie man mit dieser Vorgehensweise eine Aufgabe in ihre Bestandteile zerlegt und die Details der Projekttätigkeiten beschreibt. Eine Projektstruktur (Work-Breakdown-Structure) ist eine strukturierte, hierarchische Darstellung aller Tätigkeiten, die im Rahmen Ihres Projekts erledigt werden müssen, und zwar so weit unterteilt, dass die Planung, die Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die laufende Überwachung und Kontrolle kein Problem mehr sind.

Abbildung 3.1: Eine detaillierte Projektstruktur für sämtliche Projektaufgaben entwickeln.

Für die unterschiedlichen Unterteilungsstufen gibt es viele verschiedene Bezeichnungen. Die oberste Ebene wird meistens als »Projekt« bezeichnet, die unterste Detaillierungsebene meistens als »Aufgabenpaket«. Die Ebenen dazwischen nennt man »Phasen«, »Unterprojekte«, »Arbeiten«, »Aufgaben«, »Unteraufgaben«, »Ergebnisse«, »Teilergebnisse«. In diesem Buch bezeichne ich die oberste Ebene als »Projekt«, die unterste als »Aufgabenpaket« und alle anderen Ebenen dazwischen »Ebene 1«, »Ebene 2« und so weiter.

Beispiel: Ein Schulungsprogramm entwickeln

Angenommen, Sie sollen ein neues Schulungsprogramm für Ihr Unternehmen entwickeln und vorstellen. Entwickeln Sie Ihre Projektstruktur wie folgt:

1. Stellen Sie fest, welches die Hauptaufgaben sind.

Fragen Sie sich: »Welche Hauptaufgaben umfasst das Projekt?«

Und dann gehen Sie so vor:

den Bedarf ermitteln

das Programm entwerfen

die Unterrichtsmaterialien entwickeln

das Programm testen

das Programm vorstellen

2. Unterteilen Sie jede dieser Hauptaufgaben in ihre Komponenten.

Nehmen Sie sich eine der Hauptaufgaben vor. Angenommen, Sie haben sich für »Den Bedarf ermitteln« entschieden.

Fragen Sie sich: »Welche wichtigen Tätigkeiten müssen durchgeführt werden, damit dieser Teil der Projektarbeit erledigt wird?«

Sie stellen dann beispielsweise fest, dass Sie Folgendes tun müssen:

die Personen ermitteln, die Interesse an dem Programm haben

einige dieser Personen befragen

Unterlagen durcharbeiten, in denen die Notwendigkeit für dieses Programm dargelegt wird

in einem schriftlichen Bericht zusammenfassen, welcher Bedarf mit diesem Programm abgedeckt werden kann

3. Teilen Sie jede dieser Aufgaben in ihre Komponenten.

Angenommen, Sie wollen mit »Einige dieser Personen befragen« beginnen.

Fragen Sie wieder: »Welche wichtigen Teiltätigkeiten müssen durchgeführt werden, damit dieser Teil der Projektarbeit erledigt wird?«

Sie legen fest, dass dafür Folgendes notwendig ist:

die Personen auswählen, die befragt werden sollen

die Fragen vorbereiten, die Sie diesen Personen stellen wollen

die Gespräche zeitlich planen

die Befragungen durchführen

die Ergebnisse der Befragungen erfassen

Aber warum wollen Sie hier schon aufhören? Sie können jede dieser fünf Tätigkeiten wiederum in feinere Detailtätigkeiten unterteilen. Und dann können Sie diese Tätigkeiten in noch detailliertere unterteilen. Wie weit sollen Sie dieses Spiel treiben? Der folgende Kasten gibt Ihnen einen Anhaltspunkt.

Drei Kernfragen

Eine Möglichkeit festzustellen, ob eine Aufgabe detailliert genug unterteilt wurde, besteht darin, sich die folgenden drei Fragen zu stellen:

Können Sie ganz genau abschätzen, welche Ressourcen Sie benötigen, um die beschriebene Aufgabe auszuführen? Zu den Ressourcen gehören Personal, Anlagen, Rohstoffe, Geld, Betriebsmittel, Informationen etc.

Können Sie genau abschätzen, wie lange die Durchführung der Tätigkeit dauern wird?

Wenn Sie die Tätigkeit jemand anders übertragen müssten, könnten Sie sicher sein, dass er genau weiß, was zu tun...