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"Ihre Veranstaltung vorbereiten und durchführen (S. 91-92)

Jetzt sind Ihre Kompetenzen als Projektleiter gefragt: Sie sind Ansprechpartner für alle Beteiligten, Führungspersönlichkeit, Repräsentant Ihres Unternehmens und Organisator bis in die Details. In diesem Kapitel erfahren Sie,  wofür Sie Veranstaltungspersonal benötigen und wie Sie es richtig schulen und briefen (ab S. 92), welche Aufgaben Sie als Projektleiter vor Ort zu erledigen haben und welche Fähigkeiten Sie dazu brauchen (ab S. 97), wie und wozu Sie die Veranstaltung dokumentieren können (ab S. 103), wie Sie sich gegen Schäden absichern (ab S. 105).

Personal disponieren und professionell führen
Der Kontakt zu den Gästen und Teilnehmern, Vertrauen und Sympathie wird nicht über die Location oder das Catering erreicht, sondern über engagiertes, sympathisches und gut geschultes Veranstaltungspersonal! Überlegen Sie sich, wie Sie Ihr Personal als kompetente Ansprechpartner erkennbar machen möchten. Je nach Veranstaltungsart und stil eignen sich hierfür einheitliche Kleidung und Accessoires wie Halstücher, Kopfbedeckungen etc.

Wofür benötigen Sie Unterstützung?

Stellen Sie sich rechtzeitig darauf ein, dass Sie die Unterstützung interner oder externer Kräfte benötigen könnten – etwa, weil bestimmte Fachkenntnisse nicht vorhanden sind, oder Sie ohne personelle Unterstützung keinen störungs-und staufreien Ablauf für Ihre Teilnehmer gewährleisten könnten. Veranstaltungspersonal kann beispielsweise für Aufgaben wie Einlasskontrolle, Information und Empfang, für die Garderobe, die Referenten oder VIP-Betreuung (in welcher Sprache?) nötig sein.

Prüfen Sie, ob Sie auch Dolmetscher sowie Techniker für Installation, Beleuchtung, Ton und Präsentation brauchen. Auch zur Veranstaltungsdokumentation kann Personal erforderlich sein, etwa ein Fotograf oder ein Filmteam. Darüber hinaus können Aufgaben wie Tagungssekretariat, Gästetransport, Fahrservice, Parkplatzanweisung, Service, Vor, Zwischen und Endreinigung (auch WC), Wachdienst, Sicherheit, Personenschutz, Auf / Abbau etc. anfallen. Hier einige Rechercheadressen für Veranstaltungstechnik sowie Dolmetscherdienste:"