Dokumentenmanagement im mittelständischen Unternehmen. Geschäftsprozeß – Workflow – DMS

In der heutigen Zeit der hochentwickelten IT-Technologie ist das Thema "Dokumentenmanagement im Unternehmen" immer noch aktuell. Die Umsetzung bereitet teilweise immer noch enorme Schwierigkeiten, obwohl die IT-Technologie der jetzigen Zeit leistungsfähige Systeme anbietet. Eine Recherche bis zur Geschichte der Organisationsentwicklung und der Entwicklung der Datenverarbeitung wurde zur Ursachenanalyse herangezogen. Dies war notwendig, um hierarchische Barrieren richtig beurteilen zu können.

Es mußte ein ganzheitlicher aber dennoch vereinfachter Ansatz als Konzeption für ein Vorgehensmodell entwickelt werden. Dieser Ansatz wird in folgender Struktur:

-Betriebswirtschaftliche Kennzahlen
-Geschäftsprozeß
-Workflow
- Dokumentenmanagementsystem (DMS)
-Ergonomische Anwendung

Erfasst und auf Grundlage eines Datenbanksystems realisiert.

Am Beispiel eines besonderen Szenarios wird ein beispielhafter Diskurs praktisch umgesetzt. Die im Szenario dargestellten Beispiele sind zum Verständnis der Vorgehensweise ausgewählt worden. Die Methoden der Geschäftsprozeßmodellierung "Reengineering" und "kontinuierliche Verbesserung" werden in dieser Arbeit beispielhaft angewendet. Prinzipiell wird eine Optimierung der Geschäfts- bzw. Verwaltungsprozesse durch Einführung eines Workflows realisiert. Die Lösung der semantischen Lücke zwischen Geschäftsprozeß und Workflow wird beispielhaft dargestellt. Das Datenbankmanagementsystem (DBMS) wird in diesem Zusammenhang genauer analysiert. Die Abbildung bisheriger Papierdokumente in eine elektronische Form wird weiterhin anhand einer ergonomischen Sichtsweise genauer untersucht. Ebenso ist die Methode der "kontinuierlichen Verbesserung" ein weiterer wesentlicher Bestandteil dieser Arbeit. Der Anwender soll das DMS richtig annehmen und anwenden können. Auf den Einfluß der Mitarbeiter im Unternehmen wird weiterhin näher eingegangen und beispielhaft beschrieben.

Zu allen angewendeten Modellen wird jedoch der Vollständigkeit halber auf die Fachliteratur verwiesen, da nicht alle Komponenten und Anwendungsfälle berücksichtigt werden können. Dennoch wurde ein Konzept eines Dokumentenmanagementsystems erfolgreich am praktischen Beispiel vorgestellt.