SAP Business ONE prozessorientiert anwenden. Die Software für Mittelstand und Konzerntöchter

Projektvorgehensweise zu SAP Business One (S. 469-470)

Der Mittelstand akzeptiert keine langen Einführungszeiten von ERP-Systemen. Er ist zwar gewillt, sein Unternehmen neu zu organisieren, und entschließt sich deshalb für eine moderne Software wie z.B. SAP Business One. Die Projektvorgehensweise muss so standardisiert sein, dass ein mittelständisches Unternehmen innerhalb von ein bis drei Monaten mit der neuen Software arbeiten kann. Je umfangreicher der Anforderungskatalog in Form eines Pflichtenhefts definiert ist, desto mehr Arbeitsschritte sind zur Einführung der Software notwendig.

Schwierig wird die Projekteinführung, wenn während eines Projekts zusätzliche Anforderungen – im Beraterjargon »Sonderwünsche« – dazu kommen und somit ungeplant die Projektzeit verlängern. Diese Störeinflüsse lassen sich jedoch vermeiden, je genauer das Pflichtenheft in Form einer Prozessanalyse durchgeführt wird. Im Vorfeld werden in einem Workshop die Anforderungen des Unternehmens in Form von Prozessketten abgebildet.

7.1 Analysephase (Prozessanalyse-Workshop)

Schon während der Auswahlphase einer neuen ERP-Software ist es ratsam, über das Geschäftsvorhaben des Unternehmens eine Prozesskette aufzubauen. Sie widerspiegelt den Ist-Ablauf und den Soll-Ablauf mit den jeweiligen Verbesserungspotenzialen. Diese können in der Reduzierung der verschiedenen DVLösungen (Insellösungen), Medienbrüchen oder auch in der Reduzierung der Anzahl der Formulare liegen. Die Prozesskette muss nicht aufwändig gestaltet sein (siehe Abbildung 7.1). Sie kann auf einem groben Level über zwei bis drei DIN-A4-Seiten definiert sein. Zu den einzelnen »Kästchen« (Prozessbausteinen bzw. Funktionen) können Notizen erfasst werden, die als besonders wichtig angesehen werden. Beispielsweise wurde bei einem Getränkehändler eine Prozessanalyse durchgeführt. In diesem Fall hat der Kunde beim Artikelstamm seine Gebindeabwicklung als besonders wichtig angesehen. Beim Prozessbaustein Kundenbestellung benötigt der Kunde eine mobile Eingabe in Form eines PDAs.

Die Prozesskette kann ein Hilfsmittel zum Festhalten der Kundenanforderungen darstellen. Weitere Tools zur Bestandsaufnahme und Anforderungsanalyse sind vordefinierte Checklisten (vgl. Kap. 7.3). Werden die Prozesse definiert, so muss darauf geachtet werden, dass die Entscheidungsträger eines Unternehmens temporär an dem Workshop teilnehmen und ihr Know-how aus dem Unternehmen einbringen. Der Berater muss so intelligent die Fragen zu den einzelnen Prozessen stellen, dass er möglichst viele Informationen aus den Entscheidungsträgern »herauskitzeln« kann. Im Dialog werden sehr schnell die Kernprozesse klar und damit lässt sich eine Priorisierung der späteren Aufgaben ableiten.

Es ist notwendig, die Schwachstellen der bisherigen Prozessabläufe zu erkennen, um somit Maßnahmen zur Behebung und Optimierung der Prozesse einleiten zu können. Wichtig für die Durchführung der Maßnahmen sind die Definitionen der dafür verantwortlichen Personen. Die strukturierte Abarbeitung der Einzelprozesse mithilfe des Maßnahmenkatalogs lässt sich nur unter Einbeziehung der Mitarbeiter realisieren. Werden die Prozesse verändert, so muss der Mehrwert für das Unternehmen erkennbar sein. Wichtig aus Prozesssicht sind die Integrationspunkte zu anderen Systemen. Beispielsweise ist es wichtig zu erkennen, an welcher Stelle die Datenintegration zu einer verlängerten Werkbank oder zu einer Konzernzentrale existiert.

Die Darstellungsform für die Prozesse kann selbst bestimmt werden, wobei sich die unten dargestellte Form in der Praxis bewährt hat. Natürlich können in der Praxis auch parallele Prozesse ablaufen, aber die Unschärfe wird aus Vereinfachungsgründen in der Darstellung in Kauf genommen. Die Textboxen zu den Prozessbausteinen sind bewusst begrenzt gehalten, damit keine Romane geschrieben, sondern das Wesentliche dazu notiert wird.