Access 2003

Das Datenbankprinzip (S. 18-19)

Bevor Sie zum ersten Mal mit einem Datenbankprogramm arbeiten, sollten Sie sich mit der Modellierung vertraut machen. Der Entwurf Ihrer Datenbank ist ein sehr wichtiger Schritt. Eine falsche Struktur kostet viel Zeit und Arbeit und lässt sich schwer rückgängig machen. Nehmen Sie sich die Zeit und lernen Sie die wichtigsten Grundregeln des Datenbankdesigns kennen.

Welche Vorteile hat eine Datenbank?

Jeder, der am Computer arbeitet, hat mit Listen zu tun. Der Einzelhändler listet Artikel und Preise, Bestellmengen und Lieferungen, der Controller überwacht Umsätze und Kosten und für den Freiberufler sind Listen mit Einnahmen und Ausgaben wichtig. Solange diese Listen einfach bleiben, reicht ein Tabellenprogramm wie Excel zur Aufbereitung völlig aus.

Wenn mehrere Listen miteinander verknüpft werden, sollte eine Datenbank zum Einsatz kommen. Ein Beispiel: Sie verwalten die Adressdaten von Kunden und Interessenten Ihres Unternehmens in einer Excel-Tabelle. Für Angebote, Werbebriefe und Einladungen reichte es, die Daten in Word zu kopieren oder die Tabelle als Datenquelle an Serienbriefe zu binden. Jetzt erweitert sich Ihr Aufgabengebiet, Sie müssen neben den Kundendaten auch Artikel, Rechnungen, Bestellungen, Rücksendungen, Storni und andere Bewegungen erfassen und kontrollieren.

Ihre Kunden tauchen also in mehreren Informationsebenen auf, sollten aber nach wie vor einfach zu pflegen sein. Dafür brauchen Sie eine Datenbank, die alle benötigten Tabellen aufnimmt und Verknüpfungen über relationale Beziehungen herstellt. Ihre Kundendaten können Sie nach wie vor in einer einzigen Tabelle pflegen, die Verknüpfungen sorgen dafür, dass die Daten auch in den anderen Informationsebenen stets aktuell bleiben.

Die Elemente der Access-Datenbank

Access ist ein Datenbank-Managementsystem (DBMS), das nicht nur die Anlage von Tabellen und Verknüpfungen ermöglicht. Das System behandelt alles, was rund um eine Datenbank benötigt wird, als Objekte:

- Tabellen: Speichern die Daten in tabellarischer Form, die Spalten werden als Felder bezeichnet, die Zeilen sind die Datensätze.
- Abfragen: Rufen Daten aus Tabellen ab, bieten vor allem die Möglichkeit, Felder aus miteinander verbundenen Tabellen anzuzeigen (zum Beispiel Bestellungen mit Kundenadressen).
- Formulare: Datenmasken, die zur Erfassung und Anzeige der Daten in Tabellen und Abfragen verwendet werden.
- Berichte: Fassen die Daten aus Tabellen und Abfragen für den Druck zusammen. Berichte bringen die Felder in druckbare Form und ermöglichen Gruppierungen, Zwischensummen und zusätzliche Berechnungen.

Der Kern der Datenbank ist das Tabellenobjekt, hier sind alle Daten in Form einzelner Tabellen untergebracht. Die Spalten der Tabelle werden als Felder bezeichnet, die Zeilen heißen Datensätze. Um die Datenfelder in allen Objekten ansprechen zu können, werden ihnen Feldnamen zugewiesen. Jedes Feld wird über die Feldeigenschaften genauer beschrieben. Sie bestimmen, welche Daten das Feld aufnehmen kann, wie groß die Datenmenge maximal ist und in welcher Form die Daten erfasst werden. Das Feld PLZ könnte beispielsweise auf fünf Ziffern beschränkt sein und das Feld Geburtsdatum würde mit dem Felddatentyp Datum/ Uhrzeit nur Datumswerte annehmen.