Outlook 2003

Kapitel 2 (S. 44-46)

E-Mail-Konten einrichten

E-Mails zu senden und zu empfangen ist wohl das zentrale Einsatzgebiet von Outlook. Um in den Genuss der Möglichkeit des Austauschs solcher Nachrichten zu kommen, benötigen Sie – neben der Verbindung zum Internet – ein so genanntes E-Mail-Konto. E-Mail-Konten müssen in Outlook zuerst eingerichtet werden. Bevor Sie hier zur Praxis schreiten, ist es ratsam, sich vorher mit etwas Theorie zu beschäftigen: Sie sollten die Voraussetzungen kennen, die Sie zum Einrichten eines Kontos benötigen, und etwas über die unterschiedlichen Servertypen wissen. Aber keine Sorge, dass Sie sich hier nur mit grauer Theorie auseinander setzen müssen, denn ohne die geht’s nun mal nicht immer. Gleich anschließend schreiten Sie zur praktischen Ausführung.

Was sind E-Mail-Konten?

Das Internet als globales Netzwerk liefert auch die Basis für den Nachrichtenverkehr mit Hilfe von E-Mails. Dieser E-Mail-Verkehr funktioniert ähnlich wie das Versenden von Briefen über die Post:

- Wenn Sie einen Brief versenden wollen, werfen Sie ihn in einen Briefkasten der Post. Die Post verteilt dann die Briefe und der Briefträger wirft sie in die Hausbriefkästen der Empfänger. Aus diesen holen sich die Empfänger ihre Briefe ab.

- Nachdem Sie eine E-Mail verfasst haben, senden Sie sie – meist über das Internet – an einen Postausgangsserver. Von dort aus werden die Nachrichten an die einzelnen Empfänger verteilt. Der Empfänger kann sie dann von seinem Posteingangsserver abrufen. Um E-Mails versenden und empfangen zu können, muss Ihnen ein Dienstanbieter den Zugang zu seinen Posteingangs- und Postausgangsservern gestatten. In den meisten Fällen stellt der Anbieter, über den Sie den Zugang zum Internet abwickeln – beispielsweise T-Online –, auch diese Posteingangs- und Postausgangsserver bereit. Sie können aber auch andere Anbieter benutzen – beispielsweise Hotmail oder GMX . Damit Sie diese Server benutzen können, liefert Ihnen der Dienstanbieter bestimmte Zugangsdaten, die Sie beim Senden und Empfangen von Nachrichten angeben müssen. In Outlook und anderen Kommunikationsprogrammen werden diese Zugangsdaten in E-Mail-Konten zusammengefasst. Das erspart Ihnen eine wiederholte Eingabe beim Nachrichtenaustausch.

Tipp

Falls Sie über mehrere Adressen – beispielsweise berufl ich oder privat – verfügen, können Sie auch beliebig viele E-Mail-Konten einrichten, über die Sie die jeweils betreffenden Nachrichten separat versenden und abrufen können.

Zugangsdaten

Um ein E-Mail-Konto einzurichten, benötigen Sie von Ihrem Serviceanbieter einige grundlegende Informationen:

Das sind:

- der Typ des Kontos (POP3 , IMAP , HTTP oder anderer)

- die Namen der Posteingangs- und Postausgangsserver des Dienstanbieters (beide können auch identisch sein)

- Die Zugangsdaten, mit denen Sie sich beim Anbieter anmelden. Im Allgemeinen benötigen Sie dafür einen Benutzernamen und ein Kennwort. Wenn Sie den E-Mail-Verkehr über denselben Dienstanbieter abwickeln, den Sie auch für den Internetzugang benutzen, sind diese Daten oft identisch.

- und zu guter Letzt Ihre E-Mail-Adresse Legen Sie sich die dazu notwendigen Unterlagen bereit und beachten Sie bitte bei der Einrichtung eines Kontos noch Folgendes:

Tipp

Es ist notwendig, dass Sie bei der Eingabe von Buchstaben bzw. in manchen Fällen langen Zahlenketten alles korrekt eingeben, da dies die häufi gsten Fehlermeldungen verursacht und im Endeffekt zu Verdruss führen kann. Beachten Sie hier auch, dass meist zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird.

Servertypen

Über Outlook können Sie eine ganze Reihe von unterschiedlichen Servertypen ansprechen. In diesem Buch werden zwei dieser Typen behandelt, und zwar POP3 und HTTP. Beide Servertypen benutzen unterschiedliche Regeln, wie an das Internet angeschlossene Rechner miteinander kommunizieren müssen, um elektronische Nachrichten austauschen zu können. Für Sie als Anwender besteht der Unterschied im Wesentlichen in der Form der Verwaltung von Nachrichten:

- Bei POP3 befinden sich alle an Sie gerichteten Nachrichten zunächst in einem einzigen Ordner des Servers Ihres Dienstanbieters. Wenn Sie über Outlook eine Verbindung zu diesem Serverordner aufnehmen, wird der Inhalt – einschließlich eventuell vorhandener Anhänge – auf Ihren Rechner kopiert und anschließend – standardmäßig – vom Server gelöscht. Die anschließende Verwaltung der Nachrichten führen Sie dann auf Ihrem Computer durch. Der Vorteil von POP3 ist die Möglichkeit, nach der Übertragung der Nachrichten die Verbindung beenden und nach dem Trennen der Verbindung weiterarbeiten zu können. Ein Nachteil entsteht, wenn Sie Ihre Nachrichten auf verschiedenen Computern bearbeiten wollen. Wenn Sie beispielsweise Nachrichten im Urlaub vom Internetcafé aus lesen und später noch einmal daheim bearbeiten wollen, liefert ein POP3-Konto dafür keine Lösung.

- HTTP-Konten – wie beispielsweise Microsoft Hotmail – legen die Nachrichten auf Webseiten ab, die nur Ihnen zugänglich sein sollten. Der Vorteil bei diesem Typ ist, dass diese Nachrichten dort verbleiben und Sie sie von jedem beliebigen Ort – beispielsweise am Urlaubsort – abrufen können. Die Nachrichten verbleiben aber zunächst auf dem Server. Damit hat man von jedem Ort, von dem man seine Mails abruft, den gleichen Stand an gelesenen, noch nicht gelesenen oder gelöschten Nachrichten.