Excel für Controller

8 Manuelles Erstellen einer Pivot-Tabelle mit Excel 2000 (S. 165-166)

Eigentlich ist die Überschrift dieses Kapitels nicht korrekt. Microsoft hat den Sprachgebrauch bezüglich der Pivot-Tabelle geändert. Der Begriff wird nicht mehr ins Deutsche übersetzt, sondern es wird einheitlich der englische Titel PivotTable verwendet. Wenn im weiteren Text doch noch von der Pivot-Tabelle gesprochen wird, dann deshalb, weil teilweise auch noch Bezug auf die in Excel 97 verwendete Pivot-Tabelle genommen wird.

8.1 Neuerungen in Excel 2000

Außer der Änderung des Namens hat sich aber noch so einiges anderes in der Excel 2000-PivotTable getan. Das Layout von Berichten lässt sich jetzt direkt im Tabellenblatt zuweisen. Nachdem Schritt 3 des PivotTable-Assistenten durchlaufen wurde und auf (FERTIG STELLEN) geklickt wurde, werden auf dem Tabellenblatt blau umrahmte Drop-Bereiche angezeigt. Durch Ziehen der in der Symbolleiste PivotTable enthaltenen Liste der Feldnamen in diese Drop-Bereiche lässt sich das Layout des PivotTable-Berichts direkt im Tabellenblatt festlegen. Im nachfolgenden Beispiel wird diese neue Möglichkeit besprochen. Neu und lang erwartet ist die Möglichkeit der Erstellung eines PivotChart- Berichts. Dadurch lassen sich Diagramme erstellen, die über die Möglichkeiten und die Leistungsfähigkeit eines PivotTable-Berichts verfügen. PivotChart- Berichte sind interaktiv und besitzen Feldschaltflächen, mit denen Sie Elemente in einem Diagramm ein- und ausblenden können. Es lassen sich jetzt PivotTable-Berichte erstellen, die über Einzüge verfügen. Dies verbessert bei großen PivotTable-Berichten die Lesbarkeit. Die Darstellung ähnelt dann der von strukturierten Datenbankberichten. PivotTables automatisch mit und ohne Einzüge formatieren. Des Weiteren lassen sich die PivotTable-Druckoptionen so einstellen, dass Seitenumbrüche eingefügt und Zeilen- und Spaltenbeschriftungen für PivotTable-Berichte wiederholt werden.

Zeilen- und Spaltenfelder besitzen nun Drop-down-Pfeile. Damit lassen sich Elemente in Feldern schnell ausblenden und wieder anzeigen. Bei früheren Excel-Versionen musste die PivotTable über die PivotTable- Auswahl formatiert werden. Sonst wurde bei einer Aktualisierung auch das Format »wegaktualisiert«. Jetzt bleibt die Formatierung, die über die normale Excel-Auswahl zugewiesen wird, auch dann erhalten, wenn sich das Layout ändert.

Auch die Kommunikation im WEB spielt in dieser Excel-Version eine Rolle. So lassen sich PivotTable-Berichte als PivotTable-Liste auf einer Webseite zur Verfügung stellen. Die PivotTable-Liste ist eine Komponente, durch die Benutzer mit den Daten im Webbrowser interagieren können. Benutzer können außerdem die Daten aktualisieren, das Layout ändern und verschiedene Elemente für die Anzeige auswählen. Höchst interessant ist die Möglichkeit, PivotTable-Berichte aus OLAP-Datenbanken und für andere Datenbanken OLAP-Cubes aus eigenen Abfragen erstellen zu können. Dieser Möglichkeit ist das Kapitel 8 dieses Buches gewidmet.

8.2 Kleines Glossar

Beim Umgang mit PivotTables werden Ihnen immer wieder Begriffe »um die Ohren gehauen«, die ich Ihnen ganz kurz erkläre. Unter Slicing versteht man ein Filtern, das durch die Seitenfelder einer Pivot- Table bewirkt wird. Verfügt eine PivotTable über mehrere Seitenfelder, so wirken diese wie ein logisches UND. Werden Spalten- oder Zeilenfelder der PivotTable verschoben, hinzugefügt oder aus ihr entfernt, spricht man von Dicing. Wichtig hierbei ist, dass die entfernten Felder nur aus der PivotTable und nicht aus der Datenbasis entfernt werden. In einer PivotTable werden üblicherweise die Daten immer verdichtet, also zusammengefasst dargestellt. Durch einen Doppelklick kann man sich aber in einer neu erstellten Tabelle die Einzeldatensätze betrachten. Diese Technik wird DrillDown genannt und in einem der nachfolgenden Beispiele ausführlich beschrieben.