MS Office System 2003

4 Informationsmanagement mit Outlook (S. 507-508)

Mit Outlook steht Office-Anwendern ein leistungsstarker persönlicher Informationsmanager (PIM) zur Verfügung, den Sie sowohl auf einem Einzelplatzrechner, im Intranet oder auch in Verbindung mit dem Internet sinnvoll nutzen und mit dessen Hilfe Sie Kontaktadressen und E-Mails, Termine und Aufgaben, Arbeitsabläufe oder auch Notizen verwalten. Ferner ist Outlook ein Universalgenie und stellt gleichermaßen die Funktionen des Windows- und Internet Explorers in einer einheitlichen Benutzerumgebung zur Verfügung. Outlook ist der große Bruder von Outlook Express, dem EMail- Programm, das Bestandteil aktueller Windows-Betriebssysteme ist, jedoch nur die Mailfunktionen und die Kontaktdatenbank von Outlook, nicht aber die weiteren Funktionen wie beispielsweise den Terminplaner und die Notizenfunktion enthält.

Als Standard-E-Mail-Editor dient in Outlook 2003 das Textverarbeitungsprogramm Word. Damit stehen erweiterte Funktionalitäten wie Smarttags, Formatier- und auch Korrekturfunktionen zur Verfügung (vgl. Kapitel 2 »Word – die professionelle Textverarbeitung «). Outlook bietet eine E-Mail-Kontoeinrichtung und -bearbeitung und unterstützt ferner die Verwaltung von HTTP-E-Mail-Konten (z.B. Hotmail). Ferner stellt es eine komfortable Parallelverwaltung von Konten und Kontentypen für einzelne Kontakte, Verwaltungsfunktionen für Adressbücher und Postfächer (Aufräumfunktion) und eine Anbindung des Word-E-Mail-Editors zur Verfügung. Sie können zudem Hyperlinks in Betreffzeilen aufnehmen und zur späteren Anwahl nutzen sowie einzelne Daten (z.B. Notizen, Kontakte oder auch Termine) noch vor dem gezielten Öffnen per Vorschaufenster einsehen.

Gegenüber dem Vorgänger bietet Outlook 2003 eine komplett umgestaltete Benutzeroberfläche, die es erheblich vereinfacht, auf diverse Programmfunktionen zuzugreifen und zudem mehr Übersicht bietet. Lediglich das neue Outlook-Menü ist mitunter gewöhnungsbedürftig. Mithilfe der neuen Junk-E-Mail-Filter ist es aus Outlook heraus möglich, unerwünschte E-Mails herauszufiltern. Outlook 2003 bietet eine gesonderte Unterstützung für den SharePoint Portal Server 2.0 bzw. die SharePoint Team Services 2.0. Sie können über Outlook 2003 nicht nur Dokumentarbeitsbereiche anlegen (vgl. Kapitel 2.15), sondern auch die zugehörigen Benachrichtigungen verwalten. Erweiterte Datenschutzfunktionen verhindern es, das HTML-Nachrichten ungewünschte Verbindungen zum Internet herstellen, um darüber ggf. Informationen an einen Webserver zurückzuliefern. Ansonsten können Sie auch für E-Mails das Information Rights Management (IRM) verwenden, innerhalb von Outlook nach Informationen recherchieren oder auf die erweiterte Online-Hilfe zurückgreifen (vgl. Kapitel 1.3).

4.1 Die schnelle E-Mail- und Programmeinrichtung

Outlook kann auf unterschiedliche Weise installiert und eingesetzt werden. Es kann als E-Mail-Zugang zum Internet dienen, in ein firmeninternes Mail- und Kommunikationsnetz eingebunden oder auch auf einem Rechner ohne irgendwelche Netzzugänge als Terminplaner und internes Verwaltungsprogramm eingesetzt werden. Je nach Installation und Netzwerkeinbindung bietet Outlook seine Funktionen mit unterschiedlicher Leistungsfähigkeit an. Die wichtigste Funktion in Outlook ist die E-Mail- Komponente, über die der E-Mail- und Nachrichtenaustausch zwischen mehreren Anwendern oder innerhalb von Arbeitsgruppen und Teams erfolgt und die für den Einsatz von Gruppenfunktionen unerlässlich ist. Outlook 2003 unterstützt neben den POP3-Konten (Internet-E-Mail) auch Microsoft Exchange Server-, IMAP- und HTTPKonten (z.B. Hotmail). Auch die Anbindung weiterer E-Mail-Servertypen wird angeboten.

4.1.1 E-Mail-Konto einrichten

Bei der Installation von Outlook 2003 erkennt das Programm eine installierte Version von Outlook Express und bietet die Möglichkeit, alle Einstellungen, Adressbücher und Mails zu übernehmen. Falls Sie dies während der Installation nicht ausgewählt haben, lassen sich die Elemente und Einstellungen auch nachträglich mit dem Befehl IMPORTIEREN/EXPORTIEREN aus dem Menü DATEI übernehmen. Die Einrichtung der E-Mail-Konten erfolgt über den Befehl EXTRAS/E-MAIL-KONTEN.