Zeitmanagement - Grundlagen, Methoden und Techniken

Planen Sie richtig (S. 88-89)

Ich lasse mir von einem Terminkalender doch nicht vorschreiben, was ich wann zu tun habe. Das ist doch die reinste Tyrannei.« Richtig planen mit der ALPEN-Methode qRichtige Planung hat nicht den Zweck, Sie zu gängeln. Sie sollen nicht mehr erledigen, sondern das Richtige zum richtigen Zeitpunkt tun. Derjenige, der nicht plant, um flexibel zu reagieren, »reagiert« nur noch, wird von der Umwelt bestimmt. Der Erfolg liegt aber im »Agieren«. Bestimmen Sie Ihren Alltag. Warum also planen? Die Antwort ist einfach: um Zeit zu sparen. Gute Planung engt Sie nicht so ein, dass Sie nicht mehr vom Plan abweichen können. Aber nur, wer einen Plan hat, kann auch davon abweichen.

//Stellen Sie sich auf den Tag ein

Der Start in den Tag sollte mit einer stillen Minute am Morgen beginnen. Noch bevor Sie Ihren Kaffee kochen, überlegen Sie sich, was nun auf Sie zukommt, was Sie an Ihrem heutigen Arbeitstag erledigen können und müssen. Stellen Sie sich mit folgenden Fragen auf den Tag ein:
• Wie sieht meine heutige Tagesplanung aus?
• Was möchte ich heute unbedingt erreichen, und was soll ich heute erreichen?

Kapitel 05 Planen Sie richtig
• Wie sieht mein roter Faden aus?
• Welche Termine muss ich heute erfüllen?
• Welche Zusagen habe ich heute gemacht?

Mit diesen Gedanken konzentrieren Sie sich bereits auf Ihre Arbeit. Nehmen Sie, wenn Sie an Ihrem Arbeitsplatz sind, gleich die erste Aufgabe in Angriff und versuchen Sie diese ohne Unterbrechung zu Ende zu führen. Tipp: Je mehr Mühe Sie sich mit der Planung geben, desto mehr Zeit sparen Sie bei der Durchführung. Es lohnt sich.

//Die ALPEN-Methode

Eine bewährte Methode zur Planung ist die ALPEN-Methode. Die ALPEN-Methode besteht aus fünf Aktivitäten: 01. Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben 02. Länge schätzen/festlegen 03. Pufferzeit einplanen 04. Entscheidungen treffen 05. Nachkontrollieren Was bedeuten die fünf Punkte nun im Einzelnen?

//Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben

Verwenden Sie dazu möglichst ein Zeitplanbuch (siehe Seite 103), eine elektronische Planungshilfe oder ein selbst entworfenes Formular, das Sie kopieren und jeden Tag neu anlegen können.