Besprechungen - effektiv und effizient

Wie Sie Besprechungen nacharbeiten (S. 81-84)
Besprechungen sind nur dann sinnvoll, wenn sie zu einem Ergebnis kommen. Wenn Sie mit Ihrem Meeting Ergebnisse erreicht haben, sollten Sie darauf achten, dass diese auch verbindlich sind und umgesetzt werden.

In diesem Kapitel erfahren Sie,

- ,weshalb Sie Ergebnisse mittels eines Protokolls festhalten sollten (S. 82),

- ,wie Sie ein aussagekräftiges Protokoll verfassen (S. 85).

Wozu ein Protokoll?
Im Protokoll halten Sie die Ergebnisse Ihrer Besprechung fest. Dieses Dokument erleichtert Ihnen die Arbeit wesentlich, wenn Sie beispielsweise eine Erfolgskontrolle durchführen oder zu einem späteren Zeitpunkt bestimmte Punkte erneut aufgreifen und sich über den Stand der Dinge informieren wollen. Das Protokoll kann darüber hinaus wichtige Impulse für das nächste Meeting liefern.

Mithilfe eines Protokolls stellen Sie außerdem sicher, dass die Teilnehmer Beschlüsse und Ergebnisse richtig verstanden haben.

Nicht zu unterschätzen ist auch der historische Wert von Protokollen: Sie zeigen uns, wie Probleme in der Vergangeheit analysiert und gelöst wurden. So lernen wir aus Erfahrungen Vorgehensweisen für die Zukunft.

Was zeichnet den Protokollanten aus?
Der Protokollant sollte sorgfältig ausgewählt werden. Nicht jeder Mitarbeiter weiß Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Er muss ferner in der Lage sein, die Gedankenschritte innerhalb der Besprechung zu verfolgen und darf auch dann nicht den Überblick verlieren, wenn es in einer Diskussion plötzlich heiß hergeht. Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass er Fakten von Meinungen unterscheiden kann und sich mit eigenen Bewertungen zurückhält.

Wir empfehlen Ihnen, sich das Protokoll, zumal wenn es unerfahrenere Protokollanten verfasst haben, abschließend zeigen zu lassen. So vermeiden Sie mögliche unangenehme Überraschungen!

Wann immer Sie einen Protokollanten auswählen: Sorgen Sie dafür, dass dies nicht zufällig geschieht und der ausgewählte Mitarbeiter die Aufgabe freiwillig übernimmt! Sie ersparen sich viel Zeit und Ärger, wenn Sie den Protokollanten sorgfältig aussuchen und seine Rolle und Aufgabe im Voraus mit ihm besprechen. Ein in der Firma eingeübter Präsentationsstandard und feste Regeln für das Protokoll sind neuen, unerfahrenen Protokollanten übrigens eine große Hilfe!

Welche Aufgaben übernimmt der Protokollant?
- ,Er entlastet den Besprechungsleiter, indem er Beschlüsse, Ergebnisse oder Vereinbarungen während der Sitzung schriftlich festhält.

- ,Er stellt sicher, dass alle im Verteiler angegebenen Personen das Protokoll zur gleichen Zeit (nach Möglichkeit innerhalb von drei Tagen nach der Sitzung!) erhalten.

- ,Er sorgt dafür, dass Protokolle sauber abgelegt werden.

- ,Er überwacht die Durchführung von Aktivitäten.

- ,Er wirkt als neutrale Stelle, indem er kritische Punkte, die sorgfältig im Protokoll formuliert sein wollen, mit den Teilnehmern klärt.

Welche Inhalte hat ein Protokoll?
1 Das Thema der Besprechung

2 Die behandelten Punkte und den Verlauf der Besprechung

3 Alle Ergebnisse und geplanten Maßnahmen

4 Offen gebliebene Punkte

5 Die weitere Vorgehensweise und den Termin für die nächste Zusammenkunft

Stenographieren Sie nicht mit, sondern fassen Sie lieber gleich die Kernpunkte zusammen. Die wörtliche Wiedergabe einer mehrstündigen Sit zung schreckt durch ihren Umfang ab und erschwert die schnelle Orientierung.

Welche Angaben dürfen nicht fehlen?
1 Teilnehmer, Verteiler (zur Info an …) Nennen Sie auch Abwesende namentlich, dazu gehört evtl. auch ein Vermerk, ob die betreffende Person entschuldigt oder unentschuldigt fehlte. Zwecks Termindisziplin empfiehlt es sich, auch die zu spät Kommenden namentlich aufzuführen.