Kennzahlen in der IT: Werkzeuge für Controlling und Management

2 Entwicklung von Kennzahlensystemen (S. 41-42)

In diesem Kapitel beschreiben wir Grundlagen und Rahmenbedingungen für die Entwicklung von Kennzahlensystemen in der IT. Neben einer Systematisierung von Kennzahlensystemen diskutieren wir, welche technischen Anforderungen »gute«, also zur Steuerung geeignete Kennzahlen erfüllen müssen und welche Kategorien oder Typen von Kennzahlen verfügbar sind. Darüber hinaus entwickeln wir einen inhaltlichen Rahmen für IT-Kennzahlensysteme, der sich an Strukturen orientiert, wie sie aus dem Bereich der Balanced Scorecard bekannt sind. So lassen sich dann einheitliche Strukturen für strategische und operative Kennzahlensysteme verwirklichen.

2.1 Grundlagen

Kennzahlen

Seit Mitte der 70er Jahre setzt sich ein Kennzahlenbegriff durch, über den heute weitgehend Einigkeit besteht: Kennzahlen erfassen Sachverhalte quantitativ und in konzentrierter Form. Merkmale einer Kennzahl sind Informationscharakter, Quantifizierbarkeit und Informationsform. Der Informationscharakter zeigt, dass eine Beurteilung von Sachverhalten und Zusammenhängen möglich ist. Quantifizierbarkeit bedeutet, dass Sachverhalte auf metrischen Skalen gemessen werden können und dadurch »genaue« Aussagen möglich sind. Die Informationsform führt dazu, dass komplexe Sachverhalte komprimiert und auf einfache Art dargestellt werden. Dies soll den Verantwortlichen einen schnellen und umfassenden Überblick ermöglichen (vgl. [Reichmann 1997, S. 19]). Damit dienen Kennzahlen (oftmals) der Verdichtung großer Datenmengen zu wenigen, aussagefähigen Kenngrößen (vgl. [Hans/Warschburger 1997]).

Folgende Eigenschaften bestimmen die Verwendbarkeit von Kennzahlen:

Zweckeignung: Übereinstimmung des Informationsbedarfs mit dem durch die Kennzahl bereitgestellten Informationsangebot
Genauigkeit: Zuverlässigkeit und Validität der Information
Aktualität: geringer Zeitraum zwischen Messung und Auswertung
Kosten-Nutzen-Relation: Der Einsatz einer Kennzahl soll keine höheren Kosten verursachen, als ihr Erkenntniswert für das Unternehmen ausmacht (vgl. [Haufs 1989, S. 122])
Einfachheit und Nachvollziehbarkeit: Das Zustandekommen eines Kennzahlwerts muss zurückverfolgbar sein und der Empfänger der Kennzahl muss das Messergebnis interpretieren können (vgl. [Thaller 1994, S. 139])

Einsatz von Kennzahlen

Der Einsatz von Kennzahlen erfordert die Verfügbarkeit von Basisdaten (aus einem entsprechenden Informationssystem), die Erfassung und Verdichtung des Ausgangsmaterials, die genaue Definition der Ziele und Aufgaben sowie die Quantifizierbarkeit des abzubildenden Sachverhalts. Darüber hinaus müssen organisatorische Maßnahmen getroffen werden wie z. B. die Benennung von Verantwortlichen zur Bildung, Ermittlung, Auswertung und Interpretation der Kennzahlen sowie die Schaffung geeigneter Erhebungsgrundlagen (vgl. [Lippold 1985]). Für den IT-Bereich können die Kennzahlen z. B. vom zuständigen Controller in Zusammenarbeit mit dem IT-Management gebildet werden. Die laufende Ermittlung und Auswertung kann vom Controller übernommen werden. Die Interpretation der Ergebnisse erfolgt in Zusammenarbeit zwischen Controller und IT-Management.