Financial Excellence

Ausgangssituation und Zielsetzung für O2 Germany (S. 83-84)

Das Unternehmen O2 Germany GmbH und Co. OHG zählt zu den vier größten Netzbetreibern und Dienstleistungsanbietern im deutschen Mobilfunkmarkt. Nach der Übernahme der ehemaligen VIAG Interkom durch den englischen Konzern mmO2 plc war die Untersuchung der Leistungsfähigkeit verschiedener Firmenbereiche ein Meilenstein auf dem Weg zum strategischen Umbau der deutschen Tochtergesellschaft.

Im Frühjahr 2002 wurde BearingPoint beauftragt, ein Projekt zur Identifizierung von Effizienzsteigerungspotenzialen und zur Geschäftsprozessoptimierung des Finanzressorts von O2 GmbH und Co. OHG zu übernehmen.

Im Auftrag des CFOs Axel Salzmann erstellte BearingPoint eine Benchmark-Analyse, um die Performance aller Geschäftsprozesse im Finanzbereich mit anderen Unternehmen zu vergleichen und anschließend eine empirische Grundlage zur Priorisierung verschiedener Optimierungsinitiativen für die involvierten Bereiche des Ressorts zu schaffen. Projektsponsor war der Leiter des Bereichs Finanz- und Rechnungswesen, Bernhard Rühl. In das Benchmark-Verfahren einbezogen wurden die dem CFO zugeordneten Bereiche Finanz- und Rechnungswesen, Einkauf, Business Consulting, Business Intelligence und Controlling.

Benchmarking

Für das Benchmarking bei O2 Germany wurde ein von BearingPoint entwickeltes Verfahren und Benchmarking-Tool eingesetzt. Der World-Class-Finance Benchmarking- Ansatz setzt auf den typischen Standardprozessen des Finanz- und Rechnungswesens auf und ermittelt mit Hilfe eines datenbankgestützten mehrsprachigen Fragenkatalogs die Performance der einzelnen Bereiche eines Unternehmens hinsichtlich Mitarbeiterproduktivität, Prozesskosten, Prozessexzellenz und vorhandener IT-Infrastruktur. In einem ersten Schritt mussten die organisatorischen Einheiten (bei O2 Germany die so genannten Bereiche des Finanzressorts – siehe Abbildung 1 rechte Spalte) den im Benchmarking-Tool definierten Standard-Prozessen des Finanzbereichs zugeordnet werden. Die Benchmarking-Datenbank beinhaltet Vergleichswerte von rund 500 Niederlassungen und Tochtergesellschaften von ca. 150 Unternehmen in mehr als 30 Ländern.

Für die quantitative Erhebung der Mengengerüste wurden Headcount und Personalkosten der involvierten Bereiche für einen Zeitraum von zwölf Monaten erfasst und mit O2 Germany mehrfach abgestimmt. Der Aufwand hierfür – besonders auch für die Abstimmung der Mengengerüste und der fachlichen Zuordnung der Unternehmensbereiche zu den generischen Finanzfunktionen der Benchmark-Datenbank – erforderte einen effizienten Ressourceneinsatz und eine dedizierte Projektplanung. Der qualitative Teil der Erhebung erfolgte über die modifizierten Fragebögen sowie über Interviews. Häufig führte gerade der qualitative Themenkomplex zu nicht unerheblichen Diskussionen und ebenfalls erhöhtem Abstimmungsbedarf. Ein solcher Verlauf ist in beinahe allen vergleichbaren Projekten festzustellen und dient im Ergebnis einem transparenten und bei allen Beteiligten anerkannten Verfahren.

Die Auswertung und Analyse erfolgte in einem ersten Schritt über die Dateneingabe in das Benchmarking-Erfassungstool. Anschließend verglich BearingPoint die O2- Daten mit den relevanten Daten anderer Unternehmen weltweit. Hierbei konnten „turn around times" von maximal 24 Stunden zwischen Versendung der Daten und Eingang der ausgewerteten Ergebnisse erzielt werden – zum Beispiel durch Bereitstellung eines Powerpoint-Foliensatzes mit zahlreichen Grafiken zum Vergleich des Kunden gegenüber dem Benchmark und einer Excel-Tabelle mit allen Berechnungen. Für O2 Germany konnten sogar zwei Benchmark-Ergebnisse geliefert werden: Zum einen der Vergleich des Mobilfunkanbieters mit der gesamten Benchmarking-Erhebungsgruppe und zum anderen mit einer Referenzgruppe von Unternehmen aus der Telekommunikationsbranche. Die erzielten Benchmark-Ergebnisse lieferten sehr gute Grundlagen für die weitere Vorgehensweise.