Excel Geheime Tricks

8 Filtern, Sortieren und Pivotieren (S. 453-454)

Richtig sortieren

Sortieren scheint ja eine der einfachsten Übungen in Excel zu sein: Einfach die Daten markieren, Klick auf Daten/Sortieren und bis zu drei Sortierschlüssel wählen, fertig ist die Sortierung. Kein Problem, wenn Sie bisher so sortiert hatten, aber da gibt es noch ein paar gute Tricks und wohlgemeinte Ratschläge dazu:

Gut markiert ist halb sortiert

Das Markieren der zu sortierenden Daten ist nicht immer so einfach. Auf keinen Fall sollten Sie natürlich nur die Spalte markieren, die es zu sortieren gilt. Excel würde annehmen, Sie wollen nur diese Daten sortieren, und der Rest Ihrer Liste bliebe unsortiert. Damit weisen Sie schnell neue Artikeln- oder Bestellnummern zu, und Ihre Mitarbeiter in der Personalliste bekämen ein neues Geburtsdatum, was nicht jedem gefallen würde. Zur Sicherheit werden Sie aber in solchen Fällen eine Warnung bekommen:

Beachten Sie folgende Regeln für die Markierung von Sortierdaten:

Wenn eine Liste vorliegt, genügt es, den Zellzeiger in der Liste zu haben. Eine Liste ist mit der ersten Leerzeile und der ersten Leerspalte zu Ende.

In Excel 2003 kann eine Liste auch über Daten/Liste als solche definiert werden, in diesem Fall wird bei Sortierungen automatisch der gesamte Listenbereich eingeschlossen.

Enthält der Listenbereich eine erkennbare Überschrift (Texteinträge in der ersten Zeile), wird diese beim Aufruf der Sortierung vorgeschlagen, andernfalls sortiert Excel ohne Überschrift.