Microsoft Office Word 2003 magnum

20 Komfortable Formatvorlagen (S. 231-262)

Im Prinzip sorgen Formatvorlagen für ein einheitliches Aussehen eines Dokuments. Für kleinere Dokumente, die nur eine oder vielleicht zwei Sei-ten umfassen, benötigen Sie keine Formatvorlagen. Längere Dokumente und vor allem unterschiedliche Dokumente hingegen bearbeiten Sie komfortab-ler und bequemer, wenn Sie die so genannten Formatvorlagen einsetzen.

Sie verleihen Ihrem Dokument nicht nur ein professionelles Aussehen, son-dern erhöhen auch die Funktionalität. So sind Sie zum Beispiel später in der Lage, mit Hilfe der Formatvorlagen automatisch ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen oder sehr schnell Ihre Dokumentstruktur zu überarbeiten. Über die FORMAT-Symbolleiste und über den Aufgabenbereich lassen sich die For-matvorlagen festhalten und zuweisen.

20.1 Formatvorlage – was bedeutet das?

Angenommen, es kommen in Ihrem 50-seitigen Dokument immer wieder Zitate vor, denen Sie dasselbe Aussehen verleihen möchten. Im gesamten Dokument soll die Zitate in einer bestimmten Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe und Textausrichtung erscheinen. Außerdem erscheint eines auf jeder zweiten Seite. Ohne Formatvorlage würde das für Sie bedeuten, dass Sie die Zitate 25 Mal manuell bearbeiten müssten, um überall dasselbe Aus-sehen herzustellen. Sie sehen schon, das wäre sehr mühsam.

Wenn einzelne Absätze bzw. Zeichen nach den Wünschen des Anwenders gestaltet wurden, können sie mit Hilfe des Aufgabenbereichs auf den nächs-ten Textabschnitt übertragen werden. Wer allerdings verschiedenen Doku-menten ein- und dasselbe Aussehen verleihen will, greift am besten auf die Kombination von Format- und Dokumentvorlagen zurück.

Sie legen alle Gestaltungsmerkmale eines bestimmten Textabschnitts in einer Formatvorlage fest. Dieser Formatvorlage geben Sie einen eingängigen Namen, zum Beispiel ZITAT. Jetzt kommt der eigentliche Witz bei dieser Geschichte: Beim Ausdruck Ihres Dokuments stellen Sie fest, dass die Schriftfarbe des Zitats zu hell gewählt wurde und sie deshalb nicht beson-ders gut zu lesen ist. Jetzt ändern Sie ein einziges Mal die Farbe der Format-vorlage ZITAT, und die Änderungen werden automatisch auf alle Zitate übertragen, denen diese Formatvorlage zugewiesen wurde. Sie müssen nicht jedes einzelne Zitat in der Farbe ändern.

Direktformatierungen können über den Aufgabenbereich wie Formatvorla- gen behandelt und zugewiesen werden.

Als Direktformatierung bezeichnet Word alle Aktionen, die Sie direkt über die FORMAT-Symbolleiste (außer eine Formatvorlage zuweisen) oder in den Dialogfeldern unter dem Menü FORMAT ausführen. Ganz konkret bedeutet das: Wenn Sie beispielsweise in der FORMAT-Symbolleiste auf KURSIVklicken, ist das eine Direktformatierung.

20.1.1 Unterschiedliche Formatvorlagentypen

Word teilt die Formatvorlagen in unterschiedliche Typen auf, nämlich in Absatz, Zeichen, Tabelle und Liste. Die Formatvorlagentypen finden Sie im Dialogfeld NEUE FORMATVORLAGE oder FORMATVORLAGE ÄNDERN. Wie Sie mit diesen beiden Dialogfeldern arbeiten, erfahren Sie weiter hinten in diesem Kapitel in den Abschnitten »Neue Formatvorlage erstellen« und »Formatvorlage ändern «.

- Zu den Zeichenformatierungen zählen: Schriftart, Schriftschnitt wie fett, kursiv usw., Schriftgröße, Schriftfarbe, unterstrichen, durchgestri- chen, hochgestellt, tiefgestellt, schattiert, Kapitälchen, Großbuchsta- ben, Zeichenabstand.

- Zu den Absatzformatierungen zählen: Ausrichtung wie linksbündig, rechtsbündig usw., Zeilenabstand, Abstände davor und danach, Ein- züge, Rahmen, Tabstopps.

- Zu den Listenformatierungen zählen: Nummerierungen mit arabischer, römischer, alphabetischer Nummerierung und Aufzählungszeichen.

- Zu den Tabellenformatierungen zählt die Gesamtgestaltung der Tabelle mit Rahmen, Schattierung, Schriftart, Schriftschnitt, Ausrichtung des Textes usw.