IT-Controlling für die Praxis - Konzeption und Methoden

3 Die IT-Controlling-Methoden (S. 97-98)

Der IT-Controller ist Spezialist für Steuerungssysteme in der IT. Daher muss er Verfahren, Methoden und Werkzeuge kennen und anwenden können. In der Praxis gibt es im IT-Umfeld nach wie vor erhebliche Defizite (vgl. [Gadatsch/Juszczak/Kütz 2005]): Altbekannte Methoden aus der Betriebswirtschaftslehre werden in vielen IT-Organisationen nicht angewandt und sind, wie unsere Erfahrungen aus der Beratungsarbeit zeigen, den Verantwortlichen in etlichen Fällen nicht einmal bekannt. Wir wollen in diesem Kapitel einschlägige Verfahren diskutieren. Dabei erheben wir keinen Anspruch auf Vollständigkeit, geben aber einen repräsentativen Überblick. Neben der Kosten-, Leistungsund Wirtschaftlichkeitsrechnung betrachten wir insbesondere Ansätze zur Bewertung und Entscheidungsunterstützung.

3.1 Kostenrechnung in der IT

IT-Leistungen umfassen die Erstellung und den Betrieb von IT-Systemen sowie die Erbringung damit zusammenhängender Dienstleistungen. Bei der Leistungserstellung werden unterschiedlichste Ressourcen verbraucht. Bewertet man den Ressourcenverbrauch (Verzehr von Gütern und Dienstleistungen) in Geldeinheiten, so spricht man in der Betriebswirtschaftslehre von Kosten.

Die Kostenrechnung spielt im IT-Controlling eine zentrale Rolle, denn Kosten sind ein wesentliches Element jeder Planung und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Man wird eine Leistung – und das gilt natürlich auch für die IT – nur dann erbringen, wenn man ihren Wert höher einschätzt als die bei Erstellung der Leistung entstehenden Kosten. Ob der Wert der Leistung objektiv festgestellt werden kann (z.B. durch einen Marktpreis) oder eine subjektive Einschätzung des Entscheiders ist, spielt zunächst keine Rolle. (Das Problem der Leistungsbewertung werden wir in Kapitel 3.2 wiederholt diskutieren.)

Das IT-Controlling wird sich daher intensiv mit der Höhe der ITKosten, ihrer Zusammensetzung und ihrer Zuordnung zu den IT-Leistungen beschäftigen. Die IT-Kosten sind auch Basis für unternehmensübergreifende Vergleiche (Benchmarking).

3.1.1 Grundlagen und Begriffe

Die Kostenrechnung – auch in der IT – beruht auf drei wesentlichen Grundbegriffen:

- Kostenarten
- Kostenstellen
- Kostenträger

Dahinter stehen korrespondierend die Fragestellungen:

- Welche Kosten sind geplant oder entstanden?
- Wo sind diese Kosten geplant oder entstanden? Wer ist für diese Kosten verantwortlich?
Zu welchem Zweck sind diese Kosten geplant oder entstanden?

Die Zuordnung von Kosten (Kontierung) erfolgt auf alle drei Dimensionen gleichzeitig und muss eindeutig sein. Die Verteilung der Kosten auf die definierten Kostenarten und Kostenstellen zeigt die Kostenstrukturen einer Organisation und liefert damit erste Erkenntnisse über die Wirtschaftlichkeit der Leistungserstellung.

Kostenarten

Um eine systematische Ordnung der erfassten Kosten zu gewährleisten (z.B. für Zwecke des Benchmarkings), werden die Kosten nach einem Kostenartenplan (auch: Kontenrahmen) gruppiert. Übliche Kostenartenpläne orientieren sich an den verbrauchten Produktionsfaktoren (vgl. [Wöhe 2002, S. 1088]) und führen zu folgender Gliederung (gelegentlich auch als »natürliche« Kostenartengruppen bezeichnet, vgl. [Zilahi-Szabó 1988, S. 90]):

- Personal- und Arbeitskosten (z.B. Gehälter, Löhne, Provisionen, Tantiemen, Sozialabgaben, Gehaltsnebenkosten, Ausbildungskosten, Kosten für Leihpersonal)
- Material- oder Sachkosten (z.B. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Abschreibungen auf Gebäude, Maschinen, Geschäftseinrichtung)
- Fremdleistungskosten (z.B. Leasing, Miete, Wartung, Instandhaltung, Rechts- und Beratungskosten, Telekommunikation, Transportkosten, Energiekosten, Versicherungen)