Excel, Word, Outlook im Büro

3 Musterbriefbogen erstellen (S. 120-123)

Was erwartet Sie in diesem Kapitel?

Zuerst lernen Sie alle Schritte, um mit einer Dokumentvorlage in Word zu arbeiten. Für ein Beispielunternehmen werden Sie dabei eine Briefvorlage erstellen, die der DIN-Norm für Geschäftskorrespondenz entspricht. Beim Durcharbeiten dieses Kapitels sehen Sie, wie Sie in Word mit Vorlagen umgehen und wie Sie diese für Ihre Arbeit einsetzen.

Dabei werden Ihnen – als Fortsetzung von Kapitel 2 – weitere wichtige Gestaltungsmöglichkeiten des Programms begegnen: Sie arbeiten intensiv mit Textfeldern, setzen Tabulatoren ein und fügen Kopf- bzw. Fußzeilen in die Vorlage ein. Mit diesen Arbeitstechniken werden Sie in die Lage versetzt, Ihren eigenen Briefbogen zu erstellen und einen Brief professionell zu verfassen.

Wichtiger Vorteil einer Textverarbeitung ist, dass Sie einen einmal gespeicherten Text immer wieder neu bearbeiten können – unabhängig davon, ob Sie den Inhalt aktualisieren oder ihm eine neue Form geben wollen. Für eine produktive Arbeit im Büro ist es daher von großem Vorteil, dass bestimmte Dokumente immer wieder als eine Art Baustein eingesetzt werden können. Dies gilt insbesondere für Geschäftspapiere: Haben Sie einmal eine Briefvorlage für Ihr Unternehmen erstellt, können Sie diese immer wieder verwenden.

Eine wichtige Technik zum Wiederverwenden von Textpassagen haben Sie im vorhergehenden Kapitel bereits kennen gelernt: die Zwischenablage. Der Nachteil im Vergleich zu Vorlagen: Elemente der Zwischenablage stehen immer nur in der aktuellen Windows- Sitzung zur Verfügung. Vorlagen können Sie nach dem Rechnerstart immer wieder für Ihre Arbeit aufrufen.

Das Projekt für dieses Kapitel lautet: Eine Briefvorlage erstellen – und steht stellvertretend für alle Geschäftskorrespondenz, die Sie im Berufsalltag bewältigen müssen. Gleichzeitig lernen Sie, wie Sie in Word eine Vorlage erstellen und diese immer wieder aktualisieren oder anpassen können.

3.1 Dokumentvorlagen in Word

In Word versteht man unter Vorlagen eine Reihe von Dokumentvorlagen, die neben Absatzformatierungen auch Layoutinformationen oder vordefinierten Text enthalten: verschiedene Brieftypen, Faxblätter, Berichte und Memos oder auch Vorlagen für Publikationen. Manche von ihnen können zusätzlich über einen Assistenten bearbeitet werden. Grundsätzlich können Dokumentvorlagen wie »normale« Word-Dokumente bearbeitet und gespeichert werden.

Haben Sie ein Word-Dokument auf der Basis einer Dokumentvorlage erstellt, müssen Sie in der Regel nur noch den eigentlichen Text eintippen, die formale Gestaltung des gesamten Dokuments wird über die Dokumentvorlage gesteuert.

Was genau können Dokumentvorlagen enthalten? Dokumentvorlagen beziehen sich auf die Strukturierung der gesamten Word-Datei und enthalten Dokumenteinstellungen wie AutoText-Einträge, Schriftarten, Tastenbelegungen, Makros, Menüs, Seitenlayout, spezielle Formatierungen und Formatvorlagen. Welche Möglichkeiten Sie im konkreten Fall einsetzen, richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen. Auf den nächsten Seiten werden Sie einige dieser Einstellungen kennen lernen, die für ein formal korrektes Briefpapier vonnöten sind.

HINWEIS

Vorlagen contra Dokumentvorlagen?
Die Word-Terminologie (auch teilweise die Fachliteratur) arbeitet beim Thema Vorlagen nicht einheitlich. Um einer Begriffsverwirrung vorzubeugen: Wenn von »Vorlagen« im Zusammenhang mit Word die Rede ist, sind ausnahmslos Dokumentvorlagen gemeint.

Eine Dokumentvorlage in Word erkennen Sie an der Erweiterung *.dot (im Gegensatz zu *.doc). Auch wenn es beim »normalen« Arbeiten nicht weiter auffällt, Word arbeitet immer mit einer Dokumentvorlage im Hintergrund: Jedes neue leere Dokument beruht auf der Normal.dot, die die Standardschriftart festlegt und drei Überschriftenebenen enthält.

3.2 Briefvorlage anlegen

Wenn man einen Brief erstellt, kann man mit Einzügen, Tabulatoren und Abständen arbeiten. Man kann sich das Ganze aber auch viel leichter machen und eine Dokumentvorlage benutzen. Der Geschäftsbrief sieht dann ohne großen Aufwand immer professionell aus.

Vor allem für Geschäftskorrespondenz ist es erforderlich, dass Sie Ihre Professionalität nicht nur durch die inhaltliche, sondern auch die formale Gestaltung zum Ausdruck bringen. Und wie immer: Es gibt Normen, in denen diese formalen Gepflogenheiten geregelt werden. In Deutschland gehören die DIN 676 (für die formale Briefgestaltung) und die DIN 5008 (Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung) zu den grundlegenden Vorschriften für den Büro- und Verwaltungsbereich.