Sicherer Umgang mit englischer Korrespondenz - Regeln, Praxistipps, Musterbriefe und Textbausteine

Allgemeine Verhaltensregeln (S. 7)

• Adressieren Sie Ihren Brief möglichst genau (finden Sie den Namen Ihrer Kontaktperson heraus)

• Formulieren Sie den Brief in kurzen, prägnanten Sätzen. Je komplizierter die Satzstruktur ist, umso größer wird die Gefahr, Fehler (Satzaufbau/Grammatik) zu machen.

• Wählen Sie einen höflichen Umgangston/höfliche Formulierungen. Durch Unfreundlichkeit erschwert man es sich eher, seine Ziele zu erreichen. Das gilt für fremde Länder (Großbritannien, Indien usw.) noch mehr, als für uns Deutschsprachige.

• Sagen Sie unmissverständlich (aber höflich), was Sie wollen (z.B. einen angemessenen Zeitrahmen für die Bearbeitung setzen; ausdrücken, was Sie vom anderen erwaten, welche Arbeiten zu erledigen sind usw.)

• Halten Sie sich auch bei fremdsprachiger Korrespondenz eng an Ihr Corporate Identity (allgemein verwendetes Layout, Logo, Firmierung, Farben usw.). Prüfen Sie, ob vorgegebene Muster/Vorlagen vorhanden sind. Damit sparen Sie Zeit und gewinnen an Professionalität.

Adresse – Address
Einen Brief richtig zu adressieren ist nicht nur eine Sache der Höflichkeit. Ein wildes Durcheinander in der Adresse kann vielmehr zu Verzögerungen bei der Zustellung führen und kostet somit wertvolle Zeit. In der Adresse werden Orts- und Straßennamen nicht abgekürzt. Bei Adressen in New York City kann hinter der Hausnummer der Vermerk von „O" oder „W" (Ost oder West) notwendig sein. Grund hierfür ist, dass die Hausnummer auf der Straße zweimal vergeben ist. Der Zusatz zeigt dem Zusteller an, ob es sich um das Haus auf der Ost- oder Westseite der Straße befindet.