Excel Espresso!

9 In Gruppen arbeiten (S. 312-313)

Wenn Ihre Dokumente bei der Entwicklung nicht nur durch Ihre, sondern auch durch die Hände anderer Benutzer gehen, kommen zusätzliche Excel-Funktionselemente ins Spiel. Im Wesentlichen geht es hier um Überlegungen, die die Sicherheit Ihrer Arbeit und der in den Mappen enthaltenen Daten betreffen.

- Durch diverse Maßnahmen können Sie eine Arbeitsmappe oder Teile davon vor der Ansicht oder der Änderung durch Unbefugte schützen. Zum einen können Sie beim Speichern einer Datei als zusätzliche Option ein Kennwort festlegen, das zum erfolgreichen Öffnen dieser Datei eingegeben werden muss. Darüber hinaus ist es möglich, ein Schreibschutzkennwort festzulegen, das zum Speichern von Änderungen in der Datei benötigt wird. Unabhängig davon können Sie Ihre Eingaben gegen Überschreiben schützen.

- Wollen Sie Änderungen jedoch zulassen, empfiehlt es sich, dass diese Änderungen in einer Tabelle protokolliert zusammen mit dem Dokument gespeichert werden. Ein Änderungsprotokoll enthält also Informationen zu in früheren Bearbeitungssitzungen vorgenommenen Änderungen, die in einer freigegebenen Arbeitsmappe gespeichert werden. Später können Sie dann die Änderungen überprüfen und jede Änderung individuell annehmen oder ablehnen.

- Zellen können mit Eingaberestriktionen und zusätzlichen Kommentaren versehen werden. Auf diese Weise können Sie dafür sorgen, dass andere Benutzer die Daten zumindest in der richtigen Form eingeben. Außerdem können Sie zu einer Zelle zusätzliche Kommentare anzeigen lassen, die nicht mit einer Eingabeaufforderung verknüpft sind.

- Mit dem Information Rights Management (IRM) genannten Werkzeug können Sie die Weitergabe von Dokumenten an Dritte einschränken. Der Autor eines Dokuments kann festlegen, ob ein anderer Benutzer das Dokument lesen oder ändern darf und kann auch eine zeitliche Beschränkung für den Zugriff setzen.

- Freigegebene Arbeitsbereiche sorgen dafür, dass mehrere Mitarbeiter entweder direkt am Dokument im Arbeitsbereich tätig sein können oder an einer Kopie davon arbeiten und diese regelmäßig mit den Daten aus dem Arbeitsbereich auf den neuesten Stand bringen können. Dafür wird Microsoft Windows SharePoint Services genutzt.

9.1 Schutzfunktionen

Mittels verschiedener Funktionen können Sie ein Dokument – oder Teile davon – davor schützen, dass Personen, die nicht im Besitz des entsprechenden Kennwortes sind, es öffnen, Änderungen darin durchführen oder speichern können.