Excel für’s Büro

Formatieren (S. 74-76)

Nachdem wir Sie in den ersten Kapiteln mit den wichtigsten Arbeitstechniken und Funktionen von Excel vertraut gemacht haben, kommen wir nun zur Gestaltung der Bildschirmanzeige. Im Anschluss erklären wir Gestaltungsmöglichkeiten für den Papierausdruck. Zur endgültigen Gestaltung der Tabelle vor dem Druck lesen Sie bitte auch Kapitel 8. Dieses Kapitel ist in zwei Hauptabschnitte unterteilt. Der erste beschäftigt sich mit der Formatierung der Zellinhalte, was durchaus Einfluss auf die Funktionalität von Excel haben kann. Im zweiten Teil erfahren Sie, wie Sie das Gerüst, also die Tabelle selbst, gestalten können, um sie optisch ansprechender erscheinen zu lassen.

3.1 Markieren
Bevor Excel Ihre Eingaben weiter bearbeiten kann, müssen Sie natürlich festlegen, was bearbeitet werden soll, das heißt, Sie müssen die entsprechende Zelle oder Zellen markieren. In der folgenden Auflistung sind die gängigsten Markieraktionen mit der Maus beschrieben. Die markierten Zellbereiche erkennen Sie daran, dass sie bis auf die erste Zelle grau hinterlegt sind.

- Eine Zelle markieren Eine Zelle markieren Sie, indem Sie mit der Maus einmal darauf klicken. Eine markierte Zelle erkennen Sie an dem breiten Markierungsrahmen, der um die Zelle herumläuft.

- Einen Zellbereich markieren Wenn Sie mehrere zusammenhängende Zellen markieren möchten, klicken Sie in die erste Zelle und ziehen Sie anschließend mit gedrückter linker Maustaste bis zur letzten Zelle im gewünschten Zellbereich. Einen markierten Zellbereich erkennen Sie daran, dass der breite Markierungsrahmen um die Zellen herumläuft. Alle Zellen bis auf die erste sind grau hinterlegt.

- Das erweiterte Markieren Wenn Sie mehrere Zellen, die nicht innerhalb eines zusammenhängenden Bereichs liegen, markieren möchten, klicken Sie die erste an, halten die Taste STRING gedrückt und klicken dann die anderen Zellen nacheinander an. Einen markierten Zellbereich erkennen Sie daran, dass alle Zellen, bis auf die letzte, grau hinterlegt sind. Die zuletzt markierte Zelle hat nur einen dünnen Markierungsrahmen.

Im Anhang finden Sie fast alle Möglichkeiten der Markierung mit der Maus oder entsprechenden Tastenkombinationen.

3.2 Zahlen formatieren

Wie Sie ja schon anhand der Beispiele in den ersten Kapiteln gesehen haben, interpretiert Excel Ihre Eingaben selbstständig. Normalerweise »erkennt« das Programm also anhand der eingegebenen Zeichen korrekt, ob es sich um Zahlen, Text, Datum oder Zeitangaben handelt. Wenn Sie aber im Nachhinein die Darstellung der Zellinhalte verändern möchten, müssen Sie die Zelle gestalten. Genau das wird in dem vorliegenden Kapitel beschrieben.

Zahlen Das Format Ihrer Zellinhalte steuern Sie über den Befehl FORMAT / ZELLEN. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem mehrere Registerkarten zur Gestaltung Ihrer Zellen zur Verfügung stehen. Besonders wichtig ist die erste mit dem Titel ZAHLEN. Hier werden Ihnen verschiedene Kategorien angeboten, die Sie den Zellen zuweisen können. Wenn Sie zu Beginn Zahlen in eine Zelle eingeben, weist Excel ihnen das Zahlenformat Standard zu. Das bedeutet, die Eingabe der Zahl 10,00 wird von Excel als 10 interpretiert und angezeigt. Unter dem Eintrag ZAHL können Sie bestimmen, wie viele Dezimalstellen angezeigt werden, ob ein Tausenderpunkt erscheinen soll und wie negative Zahlen dargestellt werden sollen.
 
Währung
In Ihren Excel-Tabellen werden Sie es häufig mit Beträgen in einer bestimmten Währung zu tun haben. Es ist jedoch nicht notwendig, jedes Mal die Einheit selbst anzugeben. Sie brauchen den Zahlen nur das entsprechende Format zuweisen. Die Schalter für DM und EURO in der Symbolleiste haben Sie im letzten Kapitel schon kennen gelernt. Wenn Sie im Menü FORMAT in der Zellformatierung den Listeneintrag WÄHRUNG aktivieren, können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Wie in der vorherigen Abbildung, REGISTERKARTE ZAHLEN, bestimmen Sie, wie viele Dezimalstellen angezeigt werden sollen. Für gewöhnlich begnügt man sich bei Geldbeträgen mit zwei. Sie können Tausenderpunkte setzen lassen und die Darstellung negativer Beträge auswählen. Im Feld SYMBOL können Sie dann zwischen den unterschiedlichsten nationalen Geldsystemen das entsprechende auswählen. Dabei finden Sie weiter unten in der Liste SYMBOL auch die internationalen dreistelligen Währungsformate. In der folgenden Abbildung werden die Beträge in Hong-Kong- Dollar, kurz HKD, formatiert.