Word Espresso!

4 Dokumente formatieren (S. 102-103) 

Neben der Eingabe und Bearbeitung von Text gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Textverarbeitung die optische Gestaltung der Elemente eines Dokuments, die man als Formatieren bezeichnet. Microsoft Word stellt dazu eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung.

- Machen Sie sich zunächst mit unterschiedlichen Formatierungselementen und den Werkzeugen zum Formatieren vertraut. Bevor Sie einen Formatbefehl auswählen, müssen Sie den zu formatierenden Bereich markieren. Je nach zu formatierendem Textelement müssen Sie dabei unterschiedliche Vorschriften beachten.

- Ein einfacher Weg, ein Dokument zu formatieren, besteht in der Verwendung der Funktion AutoFormat, mit der Microsoft Word unformatierten Texten geeignete Formatvorlagen und Formatierungen zuweist. Diese können anschließend individuell geprüft und akzeptiert oder abgelehnt werden.

- Sie sind aber natürlich nicht auf die AutoFormate beschränkt, sondern können das Dokument und die einzelnen Elemente darin individuell formatieren. Bei diesen Aufgaben wird im Allgemeinen zwischen Dokument-, Absatz- und Zeichenformaten unterschieden.

- Für eine einheitliche Gestaltung Ihrer Dokumente empfiehlt sich das Arbeiten mit Formatvorlagen. Hierin können Sie Kombinationen von Formatierungsmerkmalen zusammenfassen und bei Bedarf bestimmten Elementen des Dokuments zuweisen. Formatvorlagen werden – zusammen mit AutoTexten, Makros, benutzerdefinierten Menüs, Symbolleisten und Tastenkombinationen – in einer Dokumentvorlage gespeichert.

- Nach dem Formatieren können Sie die Silbentrennung durchführen lassen, um den Flattersatz an den Rändern beziehungsweise im Blocksatz die Lücken zwischen den Wörtern zu reduzieren. Außerdem können Sie bei Bedarf einen manuellen Seitenumbruch vornehmen.

4.1 Grundlagen

Bevor wir in Einzelheiten gehen, sollten Sie sich mit einigen Grundlagen der Formatierung – den Formatelementen, den möglichen Vorgehensweisen bei der Arbeit und den im Programm verfügbaren Werkzeugen – vertraut machen. 

Formatelemente

Microsoft Word unterscheidet zwischen Dokument-, Absatz- und Zeichenformaten:

- Dokumentformate liefern die Randbedingungen für die weitere Formatierung. Dazu gehören beispielsweise das Format der Seiten und der Satzspiegel – also der zu bedruckende Bereich der Seite. Diese Formate gelten im einfachsten Fall für das gesamte Dokument. Wenn einzelne Bereiche des Dokuments anders als der Rest dargestellt werden sollen – beispielsweise mit einer anderen Spaltenzahl oder mit verschiedenen Kopf- und Fußzeilen –, müssen Sie das Dokument in mehrere Abschnitte unterteilen und diese entsprechend formatieren.

- Für einen Absatz können Sie die Ausrichtung, die Einzüge, die Abstände zwischen den Absätzen und zwischen den Zeilen innerhalb eines Absatzes, die Position der Tabstopps, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Rahmen und Schattierungen sowie andere Parameter definieren.

- Für die Darstellung einzelner Zeichen oder Wörter können Sie Zeichenformate wie beispielsweise Schriftart, Schriftgröße, Schriftstil (normal, fett, unterstrichen usw.) und Schriftfarbe sowie weitere Effekte einstellen.