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8 Formulare erstellen und auswerten (S. 218-219)

Zur Sammlung und Auswertung von Informationen werden häufig Fragebögen eingesetzt. Ein Fragebogen liefert vom Befragten gezielte Antworten, die Sie später auswerten können. Word bietet einfache Hilfsmittel zur Erstellung und Gestaltung von Fragebögen, auch Formulare genannt. Solche Fragebögen finden Sie in Zeitschriften und auch im geschäftlichen Umfeld. Dieses Kapitel beschreibt an einem praktischen Beispiel die Möglichkeiten zur Erstellung eines Word-Formulars sowie nützliche Tipps zur Verteilung und zur Sammlung und Analyse der zurückkehrenden Antwortbögen.

8.1 Formulare erstellen

Im ersten Abschnitt beschäftigen wir uns mit den Elementen, die Word zur Formulargestaltung anbietet. Um ein neues Formular anzulegen, verwenden Sie ein leeres oder vorhandenes Dokument mit den gewünschten Fragen. Anschließend können Sie die Eingabefelder und Elemente zur Beantwortung der Fragen einfügen.

Dazu bietet Word eine separate Symbolleiste an. Die darin enthaltenen Steuerelemente helfen dem Benutzer die Fragen zu beantworten, indem sie beispielsweise ein Element in einer Liste oder eine Frage mit Ja beantworten oder ein Kontrollkästchen setzen. Zu jedem Formularelement können Sie spezifische Eigenschaften wie Name, Typ und Geltungsbereich der Eingaben festlegen. Damit das Formular vom Benutzer bearbeitet werden kann, müssen Sie am Ende den Formularbereich bzw. das Dokument schützen.

Ein Beispiel

Als Beispiel dient im Folgenden ein Formular mit Fragen zur Durchführung von geplanten Schulungsmaßnahmen, um den Wissenstand der Mitarbeiter abzufragen. Um die Mitarbeiterbefragung durchzuführen, verfassen Sie zuerst das Formular mit den Fragen und den möglichen Antworten. Elektronisch in Word- oder Excel-Dateiformat angefertigte Formulare haben den Vorteil, dass sie sich am PC ausfüllen lassen und auf elektronischem Wege per E-Mail versandt werden können.

Text für den Fragebogen erstellen Zuerst wird der Text erfasst und anschließend das Layout gestaltet. Die Abbildung zeigt den ersten Zwischenstand des Formulars:

Für den Frage- und Antwortteil ist im Beispiel eine zweispaltige Tabelle angelegt. Zur weiteren Bearbeitung der Felder können Sie die Formular-Symbolleiste einblenden.

Klicken Sie auf eine bereits angezeigte Symbolleiste mit der rechten Maustaste und blenden Sie die Symbolleiste Formular ein, oder starten Sie den Befehl Ansicht • Symbolleisten • Formular.