Excel professionell einsetzen

4 Datenbereiche und Formate (S. 148-149)

In den Abschnitten dieses Kapitels behandeln wir globale Aspekte der Struktur von Arbeitsmappen und besonders der darin enthaltenen Quelldatenbereiche. Weiterhin schlagen wir spezielle Formatierungen von Blättern, Texten und Zahlen vor.

Sie erhalten Informationen zu folgenden Themen:

4.1 Struktur von Quelldaten
4.2 Formatierung von Bereichen, Zahlen und Texten
4.3 Formatierung mit Hilfe von Funktionen
4.4 Mehr Dynamik mit bedingter Formatierung

Im Zusammenhang mit den Inhalten des Kapitels stehen auf der CD 6 Dateien zur Verfügung, die Sie als Anschauung oder zur Durchführung eigener Übungen verwenden sollten.

4.1 Struktur von Quelldaten

Wir haben für den Aufbau unserer Controllingwerkzeuge schon mehrfach den Grundsatz formuliert: »Jedem Inhalt des Modells sein eigenes Blatt«. Dies gilt ganz besonders für die Strukturierung von Roh- oder Quelldaten. Unsere Modelle verwenden keinen Programmcode, sollen aber dennoch schnell und effizient sowie obendrein auch ortsoder netzunabhängig und zudem ohne besonderen Aufwand einsetzbar sein. Es geht um Lösungen, die beispielsweise die folgenden oder ähnliche Anforderungen erfüllen: Ein Manager soll auch während einer Arbeitsbesprechung oder Konferenz fern vom eigenen Arbeitsplatz in Sekundenschnelle auf seinem Notebook Szenarien abrufen und vorzeigen können. Ein Projektcontroller soll beim Besuch einer Baustelle in der Lage sein, die Plankalkulation sofort mit aktuell aufgelaufenen Daten zu vergleichen. Diese und viele andere Verwendungszwecke erfordern ein stabiles und relativ konservatives Konstrukt, das auf dynamische Verknüpfungen mit externen Quelldaten in einem Netzwerk, beliebigen Informationssystemen oder Dateien anderer Anwendungen zwar nicht verzichten muss, aber verzichten können soll. Zu den sich daraus ergebenden Konsequenzen werden wir an anderen Stellen noch verschiedene Aussagen machen. Hier zunächst eine Beschreibung der wesentlichen Grundlagen mit den Unterthemen:

• Strukturen von Quelldatenmodellen
• Übernahme von Daten aus Vorsystemen
• Bereiche transponieren
• Daten verdichten
• Arbeitsmappe gestalten

4.1.1 Quelldatenmodelle und ihre Strukturen

Im Idealfall besteht Ihre kleine Controllinganwendung aus einer einzigen Excel-Datei, deren gesamte Quelldaten sich in Arbeitsblättern des Typs rD1 befinden. Die Anzahl dieser Blätter kann sehr unterschiedlich sein: nur eines oder 5, 10 oder 50 und auch mehr.

In den hier vorgestellten Modellen orientiert sich die Anzahl der Blätter an Art und Anzahl gewünschter Zugriffsarten mit Hilfe von Formeln. Eine Formel des Typs BEREICH.VERSCHIEBEN benötigt in unseren Modellen einen Knoten, vom dem aus sie in einem nach Zeilen und Spalten definierten Bereich einen oder mehrere Werte ermitteln kann (vergl. dazu Abschnitt 2.5.1). Somit entsteht die Erfordernis eines definierbaren Zugriffsbereichs.

Als definierbarer Zugriffsbereich gilt ein zusammenhängender Block von Daten, also eine lückenlose Tabelle oder Datenliste. Dabei ist funktional unerheblich, ob Sie in jedem Blatt nur einen einzigen Block einrichten oder mehrere. Wichtig und für die Formelkonstruktion erheblich vereinfachend ist es auf jeden Fall, dass jeder dieser Zugriffsbereiche einen eigenen Knoten hat, also eine Zelle in der linken oberen Ecke des Blocks, die einen eindeutigen Namen trägt wie z.B. rD1.Knoten. Insofern können wir unseren Grundsatz etwas modifizieren und sagen »Innerhalb der Quelldaten jedem Zugriffsbereich sein eigener Knoten.«