Excel Formeln und Funktionen: 400 Beispiele, mit Praxislösungen, selbst programmieren

KAPITEL 4
Datenbankfunktionen (S. 148-149)

Excel ist keine Datenbank und wird auch nie eine werden. Relationale Beziehungen zwischen Tabellen wie in Access oder multidimensionale Cubes (Würfel) wie in OLAP-Datenbanken sind in der Excel-Matrix aus Zeilen und Spalten nicht vorgesehen, auch die Tabellengröße mit 65 536 Zeilen und 256 Spalten setzt der Speicherung und Verwaltung von Datenmengen, die heute auf Personalcomputern gespeichert werden, natürliche Grenzen. Excel spielt seine Stärken mit schnellen Filter-, Sortier- und Analysetechniken wie Pivot- Tabellen, Teilergebnissen oder datenbankspezifischen Funktionen aus. Für Aufgaben im Datenbankbereich gibt es Access, SQL-Server, Oracle, mySQL oder andere Datenbankprogramme, und Excel bietet mit der ODBC-Schnittstelle fantastische Möglichkeiten, diese Daten zu importieren und auszuwerten.

4.1 Datenbanken und Listen

Wozu stellt der Funktions-Assistent eine Reihe von Datenbankfunktionen bereit, wenn Excel gar keine Datenbank ist oder hat? Die Frage lässt sich mit historischem Bezug klären: Der Begriff Datenbank ist in den früheren Excel-Versionen für die Liste verwendet worden. Eine Liste ist ein geschlossener Datenbereich, der mit einer Kopfzeile versehen ist und in jeder Spalte möglichst einheitliche Datentypen aufweist.

Abbildung 4.1: Eine Liste, früher als Datenbank bezeichnet
(Abbildungen sind kein Bestandteil der Leseprobe)

Listen unterliegen in Excel-Tabellen eindeutigen Regeln:

Die erste Zeile der Liste ist die Kopfzeile, sie enthält die Feldnamen für die Liste.
Jede Spalte enthält im Datentyp identische Daten (Zahlen, Texte, Datum).
Leerzeilen und Leerspalten kommen in Listen nicht vor, die erste Leerzeile und Leerspalte ist die physikalische Grenze einer Liste.

Wenn Sie diese Regeln einhalten, können Sie beliebig viele Listen in einer Tabelle halten und parallel auswerten – in der Praxis werden Sie sich aber auf eine Liste pro Tabelle beschränken. Für Listentechniken wie AutoFilter, Sortierung, Teilergebnis oder den Pivot- Tabellenbericht reicht es, wenn beim Start der Operation der Zellzeiger in der Liste steht. Excel sucht sich den zu analysierenden Bereich rund um die aktive Zelle selbst und setzt die Filtersymbole, sortiert alle Spalten oder startet den Pivot-Assistenten für die gesamte Liste.