Praxistools zur Unternehmenssteuerung - Strategisches und operatives Controlling für Klein- & Mittelbetriebe

Kapitel 5 Werkzeuge des Controllings (S. 187-188)

5.1 Excel immer und überall

5.1.1 Die Welt der Tabellenkalkulationsprogramme

Im Controlling ist MS Excel nicht wegzudenken. Es gibt kaum ein anderes Instrument, das so geeignet ist wie Excel, Zahlen zu Informationen zu verarbeiten. Natürlich sind auch alle anderen Tabellenkalkulationsprogramme wie OpenOfficeCalc oder Lotus 1-2-3 ebenbürtig. Excel ist im Prinzip zum Standard geworden. Bereits 1979 wurde das erste Tabellenkalkulationsprogramm namens VisiCalc von Dan Bricklin für den Appel II entwickelt. Tabellenkalkulationsprogramme sind ein geniales Werkzeug, aber auch eine logische Folge im Rahmen der EDV-Entwicklung. Genau so, wie wir auf einem A4-Blatt Zahlen und Berechnungen aufschreiben, kann man in Tabellenkalkulationsprogrammen ebenso numerische Daten und zur Beschreibung alphanumerische Daten eintragen.

Der Unterschied zum realen A4-Blatt aus Papier ist, dass in der virtuellen Version automatische Rechenlogiken enthalten sind. Man kann beispielsweise eine automatische Summe bilden und wenn man in der Zahlenkolonne eine Zahl verändert, ist auch die Summe unmittelbar wieder neu berechnet. Das ist letztlich das Grundprinzip. Hiermit haben Tabellenkalkulationsprogramme – allen voran MS Excel – den Siegeszug im Controlling angetreten.

Im Controlling gibt es immer wieder das Gleiche zu rechnen. Die Kennzahlen vom Vorquartal werden im aktuellen Quartal wieder auf die gleiche Art und Weise erhoben. Die fixe Verformelung gibt Stabilität und Sicherheit. Nachdem die Werte des aktuellen Quartals eingetragen werden, liegt sofort das Endergebnis – also die Kennzahlenanalyse – der laufenden Periode vor. Darüber hinaus werden die Daten zu Informationen, indem Sie beispielsweise grafisch im Rahmen von Diagrammen aufbereitet werden (siehe hierzu Tz 5.3).

Die beständige Verformelung lässt somit raschere Analysen zu und zum Informationsgewinn können Simulationen jederzeit durchgeführt werden. Betriebswirtschaftliche Zusammenhänge wie eine integrierte Erfolgs-, Finanz- und Bilanzplanung sind „zu Fuß“ gerechnet nahezu nicht möglich, da kleine Änderungen gleich das ganze Regelwerk verändern. Erst durch Werkzeuge wie Excel konnten diese wertvollen betriebswirtschaftlichen Werkzeuge eingesetzt werden. In der Anfangsphase (die erste Excel Version auf PC-basis gab es Ende 1987) hat sich der Funktionsumfang von Version zu Version drastisch verändert. In den 8 Jahren von 1987 bis 1995 wurde Excel mehrmals revolutioniert. ZB kam 1990 erstmals die Symbolleiste dazu.

Auch die Möglichkeiten wuchsen mit den hardwaretechnischen Steigerungen mit. Seit Excel 95 lag eine Version vor, die dann an Breitenwirkung gewonnen hat und auch auf breite Akzeptanz im Bereich des Controllings gestoßen ist. Man behauptet zwar immer, dass sich alles stets schneller entwickelt, doch bedenken Sie die drastischen funktionellen Steigerungen von 1987 bis 2000 im Gegensatz zu 2000 bis 2010. Mit Excel aus Office 2000 können Sie heute im Controlling noch klaglos arbeiten.