Selbstständig mit einem Internet-Shop - Ein Leitfaden für die Praxis

3 Relevante Behörden und Steuern

Anknüpfend an das Kapitel 2.2 werden hier die für den Gründer relevanten Behörden und die einzuplanenden Steuern behandelt.

3.1 Zuständige Behörden

Nach der Anmeldung beim Gewerbeamt sendet dieses die Daten an alle zuständigen Behörden, mit denen sich der Unternehmer in Zukunft auseinander zu setzen hat: das Finanzamt, die Industrie- und Handelskammer, die Handwerkskammer, die Immissionsschutzbehörde, das staatliche Gewerbeaufsichtsamt, das Eichamt, die Bundesagentur für Arbeit, die jeweilige Berufsgenossenschaft und das Handelsregister. Die Behörden, die im Allgemeinen für den Gründer die gröβte Bedeutung haben, sollen nun erläutert werden.

Die Aufgaben des Gewerbeamtes, wie bereits im Kapitel zwei genauer erfasst, ist es, alle Daten des Unternehmens bei Gründung, Veränderungen oder Auflösen des Betriebs aufzunehmen und diese Vorgänge den zuständigen Ämtern weiterzuleiten.

Das Gewerbeaufsichtsamt überwacht parallel zu den bürokratischen Aufgaben die Arbeitstätten sowie den Gefahrenschutz in den Büros oder Geschäftsräumen des Unternehmens und kann bei Mängeln einschreiten. Bei Anmietung von Räumen empfiehlt es sich, diese mit einem Mitarbeiter des Gewerbeaufsichtsamtes zu besichtigen.

Die Industrie- und Handelskammer beziehungsweise die Handwerkskammer nehmen den oder die Gewerbebetreibende automatisch in die Mitgliedsdatei auf. Die 81 Industrie- und Handelskammern in Deutschland erheben in den ersten beiden Gründungsjahren keine Gebühr. Liegt der Ertrag unter 25.000 Euro im Jahr und das Unternehmen ist nicht im Handelsregister eingetragen, verlangen die Kammern die ersten vier Jahre keine Umlage vom Unternehmer. Der Grundbeitrag beträgt dann aber, ohne Eintrag ins Handelsregister, 30 bis 75 Euro im Jahr und bei Eintrag ins Handelsregister zwischen 150 bis 300 Euro pro Jahr. Als Gegenleistung können vom Unternehmer Serviceleistungen wie z. B. kostenlose Beratungen oder Erstellungen von Gutachten in Anspruch genommen werden.

Die Agentur für Arbeit erteilt dem Unternehmen die eigene Betriebsnummer. Diese achtstellige Nummer wird von Nöten, wenn das Unternehmen Mitarbeiter einstellt, auch geringfügig Beschäftigte gelten als Mitarbeiter. Nur mit dieser Nummer können die Mitarbeiter bei den Krankenkassen an- und abgemeldet werden. Ebenso benötigt man die Betriebsnummer bei der Personalabrechnung, um die Beiträge der Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung für das Personal abzuführen.34

Das Finanzamt kommt nach der Gewerbeanmeldung automatisch mit einem Fragebogen zur Betriebseröffnung auf den Unternehmer zu. Eine sehr wichtige Angabe ist der Zeitpunkt, ab wann der Gründer plant die Geschäftstätigkeit aufzunehmen, dies sollte gut geplant und abgewogen werden. Beachtet sollte werden, dass Fördermittel meist nur vor dem Beginn der Selbstständigkeit gewährt werden.

Das Finanzamt erwartet bei einer Unternehmensgründung, dass die Selbstständigkeit angemeldet wird, dass eine Steuernummer beantragt wird und dass in dem oben genannten Fragebogen Umsätze und Gewinne für die ersten Steuervorauszahlungen eingeschätzt und angegeben werden. Diese sollte der Gründer bereits in seinem Businessplan genau eingeschätzt haben. Sind bereits Angestellte im Unternehmen tätig, müssen auch Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer abgeführt werden. Werden auch internationale Geschäfte angestrebt, so benötigt der Betrieb eine Umsatzsteueridentifikations-Nummer (UST-ID), die beim Finanzamt beantragt werden kann.35

3.2 Steuern

Das Steuergesetz unterliegt ständigen Änderungen und verlangt eine unverhältnismäβig lange Zeit für eine verlässliche Einarbeitung in die Thematik. Daher ist es für einen Gründer fast unerlässlich einen Steuerberater zu Rate zu ziehen. Der Steuerberater wird ein entscheidender Wegbegleiter des Unternehmens werden und deshalb sollte dieser Dienstleister mit viel Sorgfalt ausgewählt werden, bedenkt man, dass der Wechsel eines Steuerberaters sehr viel Zeit und Geld in Anspruch nehmen kann.

Der Gründer muss darauf achten, ob beim Steuerberater das entsprechende Engagement und Interesse am Unternehmen besteht und ob sich seine/ihre betriebswirtschaftlichen Sichten mit denen des Unternehmers decken. Ebenso sollte geklärt werden, wer persönlich für das Unternehmen zuständig ist und ob der Gründer dieser Person das entsprechende Vertrauen entgegenbringen kann. Der Berater erhält künftig tiefen Einblick in die Situation des Unternehmens und auch in das Privatvermögen. Auch finanziell muss der Finanzberater für das Unternehmen tragbar sein. Es sollte über die Zahlungsmodalitäten gesprochen und diese u. U. auch verhandelt und mit anderen Angeboten verglichen werden.36

Trotzdem ist es für den Unternehmer wichtig, die Grundzüge der Steuerlehre zu beherrschen, denn das Unternehmen hat Jahr für Jahr Steuern zu leisten.

3.2.1 Steuerarten

In der Praxis wird der Unternehmer auf jeden Fall mit den folgenden vier Steuern konfrontiert. Erstens, der Umsatzsteuer, die bedeutendste Unternehmenssteuer und den drei Ertragssteuern bestehend aus der Einkommenssteuer, der Körperschaftssteuer und der Gewerbesteuer.

3.2.1.1 Die Umsatzsteuer

Mit der Umsatzsteuer wird fast jede wirtschaftliche Betätigung besteuert. Dazu gehören alle steuerbaren Umsätze, wie z. B. entgeltliche Lieferungen und Leistungen, Eigenverbrauch, unentgeltliche Lieferungen und Leistungen sowie die Einfuhr von Gütern. Die Umsatzsteuer ist eine indirekte Steuer, das bedeutet, der Steuerschuldner ist das Unternehmen, welches Rechnungen stellt. Der tatsächliche Steuerträger ist jedoch der Endverbraucher. Das Unternehmen verrechnet die als Vorsteuer getätigten Zahlungen mit der von ihm vereinnahmten Umsatzsteuer und muss letztendlich nur den Differenzbetrag zahlen. Kurz gesagt, die Belastung des Unternehmens durch die Umsatzsteuer ist gleich Null, da diese einen durchlaufenden Posten darstellt. Der Unternehmer hat jedoch Vorauszahlungen für die voraussichtlich anfallenden Umsatzbeträge meist monatlich an das Finanzamt zu leisten.

Abbildung 5: Prinzip der Umsatzsteuer

Ein Problem für den Unternehmer ist, dass Leistungserbringung, Rechnungsstellung und Geldeingang in der Praxis selten zeitlich zusammenfallen. Das bedeutet für den Unternehmer, dass er die Vorsteuer nach § 16 UStG bereits an das Finanzamt abführen muss, obwohl er unter Umständen noch kein Geld vom Kunden erhalten hat. Diese so genannte Soll-Versteuerung kann, gerade zu Beginn der Selbstständigkeit, liquiditätsbedrohend sein. Auf Antrag kann das Finanzamt einer so genannten Ist-Versteuerung nach § 20 UStG zustimmen. Dies bedeutet für den Unternehmer, dass die Umsatzsteuer erst dann abzuführen ist, wenn der Kunde auch tatsächlich bezahlt hat. Um in den Genuss der Ist-Versteuerung zu kommen muss eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

— Im ersten Betriebsjahr dürfen nicht mehr als 125.000 Euro beantragt werden

— Der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr darf nicht mehr als 125.000 Euro betragen

— Es besteht keine Pflicht zur Buchführung oder zu regelmäβigen Abschlüssen

— Der Unternehmer ist freiberuflich tätig37

Bemessungsgrundlage bei Lieferungen und sonstigen Leistungen ist das aufgewandte Entgelt. Steuersätze gibt es zwei: den allgemeinen Steuersatz von 19 %, welchem die meisten Umsätze unterliegen, und den ermäβigten Steuersatz von 7 % für den menschlichen Grundbedarf, wie zum Beispiel Lebensmittel. Die Umsatzsteuer muss auf der Rechnung für eine Lieferung oder Leistung stets ausgewiesen werden.

Der Unternehmensgründer muss beachten, dass er im Jahr der Gründung und im folgenden Kalenderjahr monatlich Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben hat. Parallel muss er die selbst errechneten Steuern abführen. Seit Januar 2005 müssen diese Voranmeldungen in elektrischer Form an das Finanzamt übermittelt werden (ELSTER38). Im ELSTER Online-Portal des Finanzamts kann der Unternehmer die meisten Interaktionen mit dem Finanzamt vornehmen. Dies bietet einige Vorteile z. B. einmal eingegeben werden die Stammdaten gespeichert und es stehen komfortable Zusatzfunktionen wie der Schritt-für-Schritt-Modus zur Verfügung.39

Für eine Reihe von Umsätzen gibt es eine Steuerbefreiung: Lieferungen an Unternehmer in andere EU-Staaten, Ausfuhrlieferungen in Länder auβerhalb der EU, Umsätze aus...