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Handbuch Sekretariat und Office Management - Der Praxisleitfaden für effiziente Büroorganisation, wirksame Chefentlastung und erfolgreiche Assistenz im Management
Maria Akhavan-Hezavei, Angelika Rodatus, Annette Rompel
Verlag Gabler Verlag, 2010
ISBN 9783834988379 , 640 Seiten
3. Auflage
Format PDF, OL
Kopierschutz Wasserzeichen
Vorwort zur 3. Auflage
4
Inhaltsverzeichnis
6
Teil I Büroorganisation
Teil I Büroorganisation
Aufgaben- und Arbeitsplatzorganisation
Aufgaben- und Arbeitsplatzorganisation
So sorgen Sie für optimale und reibungslose Abläufe an Ihrem Arbeitsplatz
So sorgen Sie für optimale und reibungslose Abläufe an Ihrem Arbeitsplatz
Aufgaben, Ziele und Beispiele für ein perfektes Puzzle
12
Selbstmanagement
13
Setzen Sie sich Ziele - schriftlich!
14
Verschwendung vermeiden mit dem KISS-Prinzip
15
KISS in der Praxis
15
Übersichtlichkeit am Arbeitsplatz
17
Zeit planen – Zeit gewinnen
Zeit planen – Zeit gewinnen
Aufgaben optimal planen
18
Zeiten planen mit der ALPEN-Methode
20
Planen Sie realistisch
22
Handformel "Schlechter Start - Schlechter Tag"
22
Die stille Stunde
22
Checklisten
22
Vorlagen
23
Arbeitsplatzorganisation im Team
24
Digitale Ablage
27
Organisationshandbuch
30
Der Weg im Team bei Veränderungen
31
Beschaffungsmanagement
Beschaffungsmanagement
Professionell und kostenoptimiert einkaufen
33
Ausgangspunkt des Beschaffungsprozesses
34
Die Anfrage
36
Angebotsvergleich
38
Die Angebotsverhandlung
40
Auflragsvergabe: Die Bestellung
42
Kontrolle der Leistungserbringung
44
Anhang
45
Informations- und Ablagemanagement
Informations- und Ablagemanagement
Professionell mit Informationen umgehen und eine effiziente Ablage aufbauen
Professionell mit Informationen umgehen und eine effiziente Ablage aufbauen
Informationen sind die Nabelschnur
46
Warum benötigt man Informationen?
47
Informationen aufnehmen und verarbeiten
48
Wie vie l Information ist notwendig?
48
Weg mit der Informationsflut - Informationen beim Eingang filtern
50
Nicht mehr suchen, sondern gezielt wieder finden
52
Grundlagen des Ablagemanagements
53
Betriebliche Notwendigkeiten
53
Die Wertigkeitsstufen
55
Eine Ablagestruktur aufbauen und die Ordnung beibehalten
55
Warum gestaltet sich Ablage so schwierig?
56
Das problematische Merkmal Gegenstand
57
Ablegen nach Prozessen
58
Was ist ein Prozess?
59
Prozesslandkarte und Prozessarten
60
Prozess-, Vorgangs- und Wissensdokumente
61
Der Prozessorientierte Aktenplan (ein Auszug)
62
Holen Sie alle mit ins Boot
63
Intranet Office-Handbuch
Intranet Office-Handbuch
Internes Wissen auf Mausklick verfügbar
65
Die Managementassistentin als Informationsmanagerin
65
Schritt für Schritt zur unternehmensweiten Wissensdatenbank.
66
Die Projektleitung behält die Übersicht
72
Anforderungsprofil für die Teamleitung
72
Weiterführende Quellen
Weiterführende Quellen
Literatur
80
Linktipps
80
Teil II Korrespondenz
Teil II Korrespondenz
Die neue Geschäftskorrespondenz-professionell, kundenorientiert, abwechslungsreich
Die neue Geschäftskorrespondenz-professionell, kundenorientiert, abwechslungsreich
Ist Ihre Korrespondenz wirklich die Visitenkarte Ihres Unternehmens?
82
Form und Norm
82
Korrespondenz und Unternehmensphilosophie
83
Kundenorientierte Ausdrucksweise
83
So erreichen Sie, dass Ihre Korrespondenz gelesen wird!
84
Stellen Sie den Empfänger in den Mittelpunkt!
84
Der gelungene Einstieg
85
So können Sie Ihren Brief beginnen!
86
Beispiele für ein gelungenes Briefende
91
Konkrete Korrespondenztipps
93
Abkürzungen
93
Absender
97
Anführungszeichen
99
Anlage(n)
99
Anrede
100
Anschriftfeld
105
Auslandsanschrift
114
Betreff
115
Korrespondenz und Corporate Identity
Korrespondenz und Corporate Identity
Corporate Writing – oder wie mein Unternehmen beim Kunden ankommt, weil mein Brief ankommt
Corporate Writing – oder wie mein Unternehmen beim Kunden ankommt, weil mein Brief ankommt
Die vier Verständlichmacher
117
Einfachheit
119
Kürze-Prägnanz
119
Gliederung
119
Anregende Zusätze
120
Texten mit allen Sinnen
120
Was der Kunde will
122
Der Kunde als Typus
123
Der Choleriker
124
Der Fachmann
125
Der Unentschlossene
125
Der Leisetreter
126
Die sieben Stil-Sünden
127
E-Mail-Management
E-Mail-Management
Die elektronische Post sinnvoll einsetzen
130
Der Triumphzug der elektronischen Post
130
Woher kommt die E-Mail-Flut?
131
Umgang mit E-Mails - intelligent und effizient!
131
Basics
132
Inhaltliche Tipps
133
Technische Tipps
134
Schaltzentrale E-Mail: Die E-Mail-Flut bewältigen
135
Überfüllter Posteingang - was nun?
136
Richten Sie sich feste Lesezeiten ein!
136
Haben Sie den Mut, E-Mails ungelesen zu löschen!
137
Erledigen Sie schnelle Arbeiten sofort!
137
Nutzen Sie die Möglichkeiten der Wiedervorlage!
138
Halten Sie Ordnung
139
Nutzen Sie die zusätzlichen Möglichkeiten Ihres Mail-Programms
140
Mensch und Informationstechnologie Hand in Hand
141
Protokollführung
Protokollführung
Kernaussagen auf den Punkt und in Form bringen
142
So geht's leichter – Aufzeichnungstechniken und -methoden
So geht's leichter – Aufzeichnungstechniken und -methoden
Dreispaltiges Protokoll-Formular
146
Das Pro-Contra-Blatt
146
Das Drei-Phasen-Protokollblatt
147
Mindmapping
149
Was muss rein ins Protokoll
150
Gut in Form – das druckreife Protokoll
Gut in Form – das druckreife Protokoll
Auswertung und Nachbereitung – Erfolgs-/Ergebniskontrolle
Auswertung und Nachbereitung – Erfolgs-/Ergebniskontrolle
Aufbau einer Besprechung
155
Orientierung vor der Sitzung
156
Erstellen eines Protokoll-Entwurfs
158
Von der Sitzung zum Protokoll-Entwurf
159
Muster eines Protokollformulars
160
Weiterführende Quellen
Weiterführende Quellen
Literatur
162
Linktipps
162
Teil III Chefentlastung
Teil III Chefentlastung
Terminmanagement mit Microsoft Office Outlook
Terminmanagement mit Microsoft Office Outlook
Termine professionell planen und im Auge behalten
164
Gut organisiert starten
164
Der Navigalionsbereich
165
Ansichlsbereich
165
Lesebereich
165
Was ist für Sie wichtig?
165
Effektive Aufgaben- und Zeitplanung mit Outlook
166
Termine planen
166
Termine in Serie
169
Termine optisch erfassen
170
Besprechungen planen
171
Den aktuellen Stand überprüfen
173
Aufgaben planen
173
Aufgaben im Blick behalten
175
E-Mails in Aufgaben oder Termine umwand eln
176
Kategorien erleichtern die spätere Suche
177
Teamarbeit
Teamarbeit
Gemeinsam Ziele erreichen und gleichzeitig die eigenen Fähigkeiten ausbauen
Gemeinsam Ziele erreichen und gleichzeitig die eigenen Fähigkeiten ausbauen
Vorteile der Teamarbeit
180
Voraussetzungen und Rahmenbedingungen
182
Entwicklungsphasen eines Teams
183
Formierungsphase
184
Konfliktphase
184
Normierungsphase
184
Arbeitsphase
185
Die verschiedenen Teamrollen
185
Ihre Rolle im Team
186
Teamverstärker
187
Weitere Teamverstärker: Erhaltungs- und Aufbaurollen
188
Konflikte im Team erkennen und bewältigen
189
Der Umgang mit schwierigen Teammitgliedern
191
Der Umgang mit Konflikten im Unternehmen
191
Erfolgreiche Teamarbeit gestalten
192
Teamgeist fördern
193
Rahmenbedingungen für erfolgreiche Teamarbeit
194
Zeitgemäß präsentieren: professionell, überzeugend und motivierend
Zeitgemäß präsentieren: professionell, überzeugend und motivierend
So gestalten Sie erfolgreiche Präsentationen
195
Erfolgsgeheimnisse zeitgemäßer Präsentationen
196
1. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind emotional
196
2. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind präzise
204
3. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind kurz
205
4. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind interaktiv
208
5. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind abwechslungsreich
5. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind abwechslungsreich
6. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind unterhaltsam
210
7. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind "PowerPoint-reduziert"
7. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind "PowerPoint-reduziert"
8. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind bildreich
212
9. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind schlicht
212
10. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind hochwertig
214
Travel-Management
Travel-Management
Grundlagen für das effiziente Planen, Organisieren und Nachbereiten von Geschäftsreisen
Grundlagen für das effiziente Planen, Organisieren und Nachbereiten von Geschäftsreisen
Basiswissen: Was versteht man unter Travel-Management?
216
Travel-Management - Organisatorische Einbindung
218
Aufgaben des Geschäftsreisemanagements
218
Kosten im Geschäflsreisemanagement positiv beeinflussen
219
Was ist eine Reiserichtlinie?
Was ist eine Reiserichtlinie?
Geschäftsreisen planen und buchen
222
Der Reisebüroservice und seine Kosten
223
Reisebuchung effizient gestalten
225
Bahntickets
226
Mietwagen
226
Hotels
226
Zahlungsmittel
228
Die Reiseslellenkarte
228
Vorschuss oder Mitarbeiterkreditkarte
229
Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber Geschäftsreisenden
Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber Geschäftsreisenden
Reisevorbereitung
231
Während der Reise: Was tun wenn etwas passiert?
232
Die Reisekostenabrechnung
233
Rechnungsanforderungen zur Akzeptanz zum Vorsteuerabzug
233
Bewirtung von Geschäftsfreunden
234
Anforderungen an die Rechnung der Gaststätte
234
Glossar
235
Beispielhafte Inhaltsübersicht einer Reiserichtlinie
237
Beispielhaftes Inhaltsverzeichnis für einen Travel Guide
240
Muster einer Reisemittelbestellung
243
Event-Management
Event-Management
Professionell Firmenveranstaltungen, Messen und Events organisieren
Professionell Firmenveranstaltungen, Messen und Events organisieren
Grundlagen der Veranstaltungsorganisation
245
Die Schlüsselfragen der Veranstaltungsplanung:
246
Externe Dienstleister: Wichtige Recherchequellen
247
Kontaktbörse Messen
247
Wichtige Ansprechpartner (mit kostenlosem Service)
248
Fachzeitschriften
249
Kontaktbörse Veranstaltungen
249
Externe Dienstleister: Die Zusammenarbeit
250
Die Basics Ihrer Veranstaltung: Veranstaltungsziele und Zielgruppe
251
Veranstaltungsziel
251
Ihre Zielgruppe
252
Budgetierung und Kostenkontrolle
253
Das Wann und Wo: Ihr Veranstaltungssetting
254
Veranstaltungstermin
254
Die Location
255
Das Tagungshotel als Veranstaltungslocation
255
Rahmen- und Freizeitprogramme
255
Notfallplanung, Anmeldung, Versicherungen und Gebühren
256
Notfallplanung
256
Versicherungen
257
Anmeldungen
258
Abgaben: GEMA und KSK
259
Veranstaltungsnachbereitung und Abschlussbericht
260
Folgende Punkte sind zu prüfen bzw. durchzuführen
260
Mindestens folgende Fragen sollten im Abschlussbericht beantwortet werden
261
Aufstellung möglicher Veranstaltungs-Kostenarten
262
Kontinuierl iche Kostenverfolgung
266
Entscheidungsvorbereitung für den Chef
Entscheidungsvorbereitung für den Chef
Die Assistenz als Motor für kluge und schnelle Entscheidungen
267
Kriterien für die Entscheidung
268
Priorisierung der Kriterien
269
Termine beachten
270
Aufwand und Kosten
271
Nutzen und Gewinn
272
Betroffene Personen und Projekte
273
Briefinggespräch mit dem Chef
275
Sämtliche Alternativen aufzeigen
275
Alle Informationen sammeln
276
Strukturieren und ordnen
277
Management Summary
277
Visualisierung und Darstellung
277
Erinnerung und Wiedervorlage
277
Die sieben größten Fehler bei der Entscheidungsvorbereitung
278
Den Entscheider drängeln
278
Unvollständig vorbereiten
278
Wichtige Personen nicht einbeziehen
278
Die Entscheidung abnehmen
279
Zu viel Text schreiben
279
Rechenfehler oder unsaubere Darstellung von Fakten
279
Die Zusammenfassung fehlt
279
Typische Beispiele für versteckte Nebenkosten
279
Waren bestellungen
280
Hotelbuchungen
280
Einführen einer neuen Software
280
Weiterführende Quellen
Weiterführende Quellen
Literatur
281
Linktipps
281
Teil IV Kommunikation
Teil IV Kommunikation
Telefonkommunikation im Sekretariat
Telefonkommunikation im Sekretariat
Der souveräne Umgang mit einem wichtigen Arbeitsmittel
284
Meldung/Begrüßung
284
Die eigene Persönlichkeit ins Spiel bringen
288
Der Ton macht die Musik
288
Die "fünf Ws"
288
Die Vorzimmer-Hürde locker überwinden
289
Wenn Informationen gebraucht werden
289
Gesprächspsychologie am Telefon
291
Gesprächstechniken
295
Reklamationen am Telefon
297
Tipps und Tools rund ums Telefon
302
Informationsmanagement
Informationsmanagement
Erfolgreich informieren - eine Herausforderung
304
Wenn Fakten fehlen
304
Informieren kann nur der Informierte
306
Das A und 0: Fragen, Fragen, Fragen
307
Fragetechniken
308
Wann und wie informieren?
309
Auf Informationsweitergabe bestehen
309
Das richtige Medium
310
Vorteillnformationskultur
Vorteillnformationskultur
Aktives Zuhören
312
Konfliktmanagement
Konfliktmanagement
Konflikte frühzeitig erkennen, konstruktiv bearbeiten und kreativ lösen
Konflikte frühzeitig erkennen, konstruktiv bearbeiten und kreativ lösen
Konfliktbewältigung
314
"Love it, change it or leave it":Ändere deine Einstellung, verändere die Situation oder gehe
317
Konfliktanalyse
321
Konfliktarten
321
Konfliklmerkmale
322
Eskalalionsslufen
322
Konfl iktlösu ngsstrategien
324
Konfliktursachen und Lösungen
325
Digitalisierung
325
Bezugsrahmen
326
Grundpositionen
326
Die wichtigsten Regeln für erfolgreiche Klärungsgespräche
327
Unterschiedliche Ziele
328
Werte und Glaubenssätze
328
Moderierte Meetings gewinnen immer
Moderierte Meetings gewinnen immer
Professionelle Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Besprechungen
Professionelle Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Besprechungen
Monolog oder Meeting?
330
Moderieren kann jeder lernen
331
Der Moderator ist unparteiischer Schiedsrichter und Hebamme für das Ergebnis
Der Moderator ist unparteiischer Schiedsrichter und Hebamme für das Ergebnis
Gute Vorbereitung ist die halbe Miete und für Assistentinnen ein Klacks
Gute Vorbereitung ist die halbe Miete und für Assistentinnen ein Klacks
Jeder Gastgeber begrüßt seine Gäste persönlich
332
Wer den Überblick hat, hat Interesse
333
Die Erwartungen der Teilnehmer helfen dem Moderator
334
Spielregeln sind auch für Erwachsene ein Muss
335
Zehn Minuten Informat ion: In der Kürze liegt die Würze
335
Diskussionslhemen sammeln
336
Punkte kleben, um Themen zu priorisieren
338
Aktivierungsfragen bringen die Diskussion in Gang
339
Der Moderator hält das Diskussionsruder fest in der Hand
339
Der Umgang mit schwierigen Teilnehmern ist ganz einfach
340
Jedes Diskussionsergebnis verlangt eine konkrete Maßnahme
341
Die Teilnehmer haben das letzte Wort
342
Der gute Gastgeber verabschiedet seine Gäste persönlich
342
Weniger ist mehr: Auch das Protokoll steht im Dienst der Teilnehmer
Weniger ist mehr: Auch das Protokoll steht im Dienst der Teilnehmer
Gesprächsführung
Gesprächsführung
Im Gespräch agieren und reagieren , ohne in die Defensive zu geraten
Im Gespräch agieren und reagieren , ohne in die Defensive zu geraten
Gemeinsamkeiten aller Gespräche
344
Gesprächsvorbereitung
345
Gesprächsverlauf
347
Die Gesprächseinleitung
347
Die Gesprächseröffnung
347
Der Hauptteil
347
Der Gesprächsabschluss
348
Wer fragt, führt - aber wie?
348
Positiv formulieren
351
Von unklaren zu klaren Formulierungen
352
Von passiven zu aktiven Formulierungen
354
Von vergangenheits- zu zukunftsorientierten Formulierungen
354
Von verurteilenden zu wertschätzenden Formulierungen
354
Nutzen Sie Gesprächsförderer
355
Meiden Sie Gesprächsfallen
356
Erkennen Sie Fallstricke
356
Interkulturelle Kompetenz
Interkulturelle Kompetenz
Geheime Regeln beachten und unsichtbare Barrieren überwinden
358
Europas Norden (Norwegen, Schweden, Dänemark, Finnland)
358
Westeuropa (Frankreich, Großbritannien, Irland)
359
Südeuropa (Italien, Spanien, Portugal, Türkei)
360
Mitteleuropa (Polen, Ungarn, Tschechen, Slowaken, Bulgaren)
361
USA und Kanada
362
Südamerika
363
Asien
363
Naher Osten und arabische Staaten
366
Russland
367
Andere Kulturen schätzen
367
Weiterführende Quellen
Weiterführende Quellen
Linktipps
369
Teil V Assistenz im Management
Teil V Assistenz im Management
Projektmanagement
Projektmanagement
So managen Sie Projekte professionell und zielorientiert
371
Projektdefinition
371
Zeitlicher Rahmen
371
Ressourcenplanung
372
Komplexität
372
Know-how-Zuwachs
372
Definition Projekt
372
Projektgliederung nach Phasen
373
Projektideen formulieren und präsentieren
375
So holen Sie die Enlscheider ins Baal
376
Die wichtigsten Fixpunkte
377
Problembeschreibung
378
Zufriedenheilsskala
378
ABC-Analyse
379
Klarheit führt zu Lösungen
381
Risikoanalyse
381
Risiko analysieren, Lösungen finden
381
Risikoabschätzung
381
Machbarkeit
381
Ursachenforschung
381
Zieldefinition
382
Strategisch vorgehen
382
Zeitmanagement
382
Die Zeitleiste fest im Blick
382
Übersicht mit Software-Einsatz
383
Terminplan
384
Meilensteine
385
Ereignislisten
385
Koslenkalkulalion
387
Kostenentwicklung erkennen
387
Projektabschluss
388
Projektnutzen
390
Führungswissen im Sekretariat
Führungswissen im Sekretariat
So unterstützen Assistentinnen ihre Führungskräfte bei der Mitarbeiterentwicklung und -motivation
So unterstützen Assistentinnen ihre Führungskräfte bei der Mitarbeiterentwicklung und -motivation
Mitarbeiterführung – worum es geht
Mitarbeiterführung – worum es geht
Das Führungsdreieck
392
Anforderungen an eine Führungskrafl
394
Führungseigenschaften
394
Der Führungsstil
396
Lenken
397
Trainieren
398
Unterstützen
398
Delegieren
398
Bestimmung des Entwicklungsstandes eines Mitarbeiters
398
Motivation – es gibt kein Verhalten ohne Motiv
Motivation – es gibt kein Verhalten ohne Motiv
Zufriedenheit entwickeln, Unzufriedenheit verhindern: Zwei-Faktoren-Theorie nach Herzberg
Zufriedenheit entwickeln, Unzufriedenheit verhindern: Zwei-Faktoren-Theorie nach Herzberg
Leitgedanken zur Motivation
404
Checkliste
405
Erfolgreiche Kritikgespräche führen
407
Direkte Ansprache von Mitarbeitern
407
Angemessener Rahmen
408
Orientierung an konkreten Situationen
408
Welches Verhalten ist gewünscht und gewollt?
408
Fragen, ob das Gesagte verstanden wurde
408
Mit Sekretärinnen und Assistentinnen steht und fällt der Führungserfolg von Vorgesetzten. Seien Sie mutig.
Mit Sekretärinnen und Assistentinnen steht und fällt der Führungserfolg von Vorgesetzten. Seien Sie mutig.
Rechtswissen im Sekretariat
Rechtswissen im Sekretariat
Die wichtigsten Rechte + Pflichten im Office-Management
411
So kommt ein Vertrag zustande
411
Vertragsvoraussetzungen: Willenserklärung, Angebot, Annahme, Rechts- und Geschäftsfähigkeit
Vertragsvoraussetzungen: Willenserklärung, Angebot, Annahme, Rechts- und Geschäftsfähigkeit
Besonderheiten des Kaufvertrags
414
Vertretung und Vollmacht: Wer was wie unterschreibt
417
Prokura (ppa)
418
Handlungsvollmacht (i. V.; i. A.)
418
Die beste Lösung: Eine Unterschriftenregelung
419
Persönlich, vertraulich usw.: Wer welche Post öffnen darf
420
Formvorschriflen: Was für Rechnung, Geschäflspapier und E-Mails gilt
Formvorschriflen: Was für Rechnung, Geschäflspapier und E-Mails gilt
Das gilt für die GmbH-Geschäftspost
421
Das gilt für die GmbH-Rechnungen
421
Das gilt für GmbH-E-Mails
422
Das gilt für die Geschäftspost einer AG
422
Das gilt für Einzelkaufleute
423
Mahnung und Vollstreckung: So kommt man ans Geld
423
Das außergerichtliche Mahnverfahren
424
Das gerichtliche Mahnverfahren
424
Die Zwangsvollstreckung
426
Arbeitsrecht: Das gilt für die Arbeitsverhältnisse
426
Das diskriminierungsfreie Bewerbungsverfahren
426
Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses
429
Arbeitszeugnisse richtig verstehen und formulieren
434
Controlling-Wissen für Sekretärinnen
Controlling-Wissen für Sekretärinnen
Wichtige Grundbegriffe, Regelungen und Strategien
443
Operatives und strategisches Controlling
444
Der Regelkreis des Controlling
445
1. Mit der Planung Ziele definieren
445
2. Information: Ohne Berichte funktioniert nichts
446
3. Teilaufgaben der Überwachung: Kontrolle und Analyse
447
4. Mit der Steuerung auf das Ziel zuhalten
448
Werkzeuge des Controlling
448
Managementwissen im Sekretariat
Managementwissen im Sekretariat
Die wichtigsten Unternehmensstrategien und -techniken im Überblick
Die wichtigsten Unternehmensstrategien und -techniken im Überblick
Unternehmen müssen sich stetig wandeln
452
Total Quality Management (TQM) - umfassende Qualitätskontrolle
453
Six Sigma
454
Strategische Geschäftsführung und Kennzahlen
454
Six Sigma Organisation
455
Strukturierte Vorgehensweise DMAIC
455
Kaizen
456
Balanced Scorecard (BSC)
457
Change-Management
458
Lernende Organisation
460
Knowledge-Management - Wissensmanagement
461
Web logs oder Blogs
462
Wikis
462
Customer Relationship Management (CRM) – Kundenbeziehungsmanagement
Customer Relationship Management (CRM) – Kundenbeziehungsmanagement
Weiterführende Quellen
Weiterführende Quellen
Linktipps
465
Teil VI Selbstmanagement
Teil VI Selbstmanagement
Zeit, Ziele, Zuversicht
Zeit, Ziele, Zuversicht
Wege zum modernen Zeitmanagement
467
Ohne Ziel keine Richtung
467
Wozu benötigen wir überhaupt Ziele?
467
Tunichtgut und Zeitdieb
469
Grundregeln für zeitsparendes Telefonieren
470
Die elegante Art "Nein" zu sagen
471
Weg mit dem Hemmschuh .Aufschieberitis"
471
Achterbahn zwischen Leistungshoch und Leistungstief
473
Prioritäten: Der Primus inter pares
475
A: Aufschreiben von Aufgaben
475
L: Länge der Aufgaben abschätzen
476
P: Pufferzeiten reservieren
477
E: Entscheidungen treffen
477
N: Nachkonlrolle
478
Wirkungsvolle Waffen gegen die Zetlelwirtschafl
478
Belohnung muss sein
479
Checklisten zur Erleichterung im Alltag
480
Checkliste für effektive E-Mail-Bearbeitung
480
Checkliste für Konferenzen/Besprechungen
480
Checkliste Reisevorbereitung
482
Kreativitätstechniken
Kreativitätstechniken
Kreative Lösungen im Arbeitsalltag finden
483
Der kreative Prozess
484
Voraussetzungen für kreatives Arbeiten
484
Aufgaben- und Zieldefinilion
485
Die Sechs-W-Melhode
485
Das Ursachen-Wirkungs-Diagramm
486
Die Techniken
488
Brainstorming
488
Brainwriting
489
Delphi-Befragung
490
Karteikarten-Methode
491
MindMapping
491
Die Reizwortanalyse
493
Visuelle Syneklik
494
Denkslühle
494
Kopfstandtechnik
495
Entscheidungsfindung
495
Ideenumsetzung
496
In der Praxis ausprobieren
497
Kopf oder Zettel? Die Informationsflut im Büro beherrschen
Kopf oder Zettel? Die Informationsflut im Büro beherrschen
Mit der Geisselharl-Technik Namen, Ta Dos und Zahlenkombinationen speichern
Mit der Geisselharl-Technik Namen, Ta Dos und Zahlenkombinationen speichern
Zahlensymbole
498
Der wandelnde Kalender - so merken Sie sich Ta-Da-Listen
500
So arbeiten Gehirn und Gedächtnis
504
Fremdwörter und Fachbegriffe abspeichern
505
Vokabeln lernen leicht gemacht
508
Vokabel .verbildem"
508
Bedeutung der Vokabel .verbildem"
509
Beide Bilder verknüpfen
509
Übung zum Vokabeln lernen
510
Verknüpfungsvorschläge zur Übung
511
Namen und Gesichter abrufen
511
Person, Gesicht, Merkmale oder Verhalten nutzen
512
Namen richtig verstehen
512
Namen .verbildem"
512
Bild der Person, das Gesicht oder das auffällige Merkmal bzw. Verhalten mit dem Bild des Namens verknüpfen
Bild der Person, das Gesicht oder das auffällige Merkmal bzw. Verhalten mit dem Bild des Namens verknüpfen
Verknüpfung mit allen Sinnen erleben
512
Die Verknüpfung bleibt Ihr Geheimnis
513
Aus Zahlen werden Geschichten
515
Stil &Etikette im Büro
Stil &Etikette im Büro
Mit guten Umgangsformen zum Erfolg
518
Benimm ist in
518
Gäste im Büro
519
Beispiel
519
Abholen am Empfang
519
Wer geht vor?
519
Mantel abnehmen
519
Getränke anbieten
519
Bedienung
520
Der Besprechungsraum
521
Begrüßen und Vorstellen
521
Grüßen im Beruf
522
Vorstellung
523
Dos und Don'ts im Berufsleben
525
Der erste Eindruck – Businesskleidung
Der erste Eindruck – Businesskleidung
Beispiele
525
Ein Bewerbungsgespräch
525
Sommer in der Bank
526
Das äußere Erscheinungsbild
526
Sliisicherheil bei der Kleidung
526
Bekleidungsregeln im Beruf
526
Businesskleidung für die Frau
527
Auf gute Stoffqualität achten
527
Proportionen
528
Farben und Muster
528
Accessoires
528
Schuhe
529
Bekleidungsvorschriften bei offiziellen Anlässen
529
Zu welcher Gelegenheit trägt man welche Kleidung
529
Arbeits- und Geschäftsessen
530
Gute Tischmanieren
530
Besteck
530
Gedeck
530
Gläser
531
Serviette
531
Büffel
531
Kaffee
531
Rauchen
531
Rechnung
531
Restaurantbesuch : Wer geht vor?
532
Bei der Auswahl eines Restaurants sollten Sie folgende Fragen beantworten
532
Schönes Wetter heute, nicht wahr? - Small Talk
533
Wie stellt man den Kontakt zu einer Gruppe her?
534
Selbst ist die Power-Frau
Selbst ist die Power-Frau
Selbst-Motivation für Sekretärinnen und Assistentinnen
535
Das wichtigste zuerst
535
Aber jetzt:
536
Von außen oder von innen
537
Belohnungsmotivation
537
Bestrafungsmotivation
537
Intrinsische Motivation
537
Selbstmotivation – hält länger
Selbstmotivation – hält länger
Das kann ich! Klarheit über die eigenen Leistungen
539
Ziele als Motivatoren
540
Lernen am Vorbild
544
Die ersten Schritte
545
Selbstmarketing für Assistentinnen
Selbstmarketing für Assistentinnen
So präsentieren Sie sich erfolgreich im Beruf
546
Männer reden nicht schlecht über sich selbst, Frauen schon
547
Glaubenssätze neu formulieren
548
Systemisch gedacht: Fünf gute Gründe, sich nicht zu präsentieren
550
Detektivin in eigener Sache: Was eignet sich für Auftritte, wo lohnt sich Selbstpräsentation?
Detektivin in eigener Sache: Was eignet sich für Auftritte, wo lohnt sich Selbstpräsentation?
Kommunikationsstil bei Besprechungen
552
Spontane Vorstellung: Selbstpräsentation in schwierigen Situationen
Spontane Vorstellung: Selbstpräsentation in schwierigen Situationen
Erfolgreiches Selbstmarketing sichert den beruflichen Erfolg
557
Weiterführende Quellen
Weiterführende Quellen
Linktipps
558
Teil VII Beyond Work
Teil VII Beyond Work
Finanzielle Vorsorge für Frauen
Finanzielle Vorsorge für Frauen
Ihr Weg in die finanzielle Unabhängigkeit – Vermögensplanungund Altersvorsorge
Ihr Weg in die finanzielle Unabhängigkeit – Vermögensplanungund Altersvorsorge
Der erste Schritt: Einkommenssicherung
561
Wer ist wann berufsunfähig? Und wie finde ich den richtigen Anbieter?
563
Gerechtigkeit in der Partnerschaft
564
Vermögensaufbau und Altersvorsorge
564
Systematisch vorgehen: Der Stufenbrunnen
565
"Ihr Fonds fürs Leben": Vermögensverwaltende Fondskonzepte
567
Neue Rentenwelt seit 2005
569
Riestern lohnt sich
570
Wo finde ich kompetente Beratung?
573
Mehr Energie im Büroalltag – gesundheitliche Vorsorge für Assistentin nen
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Mit diversen Ernährungs-, Bewegungs- und Motivationstipps bleiben Sie länger leistungsfähig
Mit diversen Ernährungs-, Bewegungs- und Motivationstipps bleiben Sie länger leistungsfähig
Richtig Essen im Job
575
Mit einer gesunden Grundlage in den Tag
575
Flüssigkeitsversorgung: Wasser als geistiger Fitmacher
577
Ernährungstipps für die Mittagspause
578
Gesunde Fette für den Mittagssnack
578
Energiequelle Eiweiß für Abend- und Geschäftsessen
578
Energie durch Bewegung: Sport für Berufstätige
580
Den natürlichen Rhythmus nutzen
581
Vorausschauende Planung für mehr Leistungsfähigkeit
582
Übungen für Zwischendurch
582
PowerNapping: wie Sie das Tief überwinden können
584
Selbst für Bewegung sorgen
584
Am Abend: Entspannen und runterkommen
585
Den inneren Schweinehund überwinden – eigene Visionen entwickeln
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Bleiben Sie am Ball
585
Burnout – eine unterschätzte Krankheit der modernen Zivilisation
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Langfristig Denken – Ressourcen schonen
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Vorlage für die ganzheitliche Wochenplanung:
592
Konkurrenzfähig durch lebenslanges Lernen
Konkurrenzfähig durch lebenslanges Lernen
Warum Weiterbildung?
593
Welche Weiterbildung ist die Richtige?
594
1. Berufsbegleitendes Studium
594
2. Seminare und Seminarreihen
595
3. Fernlehrgänge und E-Learnings
595
4. Kongresse und Symposien
596
In sechs Schritten zum Erfolg: Wie finde ich das beste Angebot für mich?
In sechs Schritten zum Erfolg: Wie finde ich das beste Angebot für mich?
1. Schritt: Definieren Sie Ihr Ziel
596
2. Schritt: Informieren Sie sich über die Angebote
596
3. Schritt: Erstellen Sie einen Zeitplan
597
4. Schritt: Finden Sie die passende Form
597
5. Schritt: Prüfen Sie die Auswahlkriterien Ort, Termin und Zielgruppe
597
6. Schritt: Klären Sie die Finanzierung
598
Die Fördertöpfe im Überblick
598
Werbungskosten: Steuern sparen
600
Weiterführende Quellen
Weiterführende Quellen
Literatur
602
Linktipps
602
Die Herausgeberinnen
603
Die Autorinnen und Autoren
605
Stichwortverzeichnis
623