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Handbuch Sekretariat und Office Management - Der Praxisleitfaden für effiziente Büroorganisation, wirksame Chefentlastung und erfolgreiche Assistenz im Management

Maria Akhavan-Hezavei, Angelika Rodatus, Annette Rompel

 

Verlag Gabler Verlag, 2010

ISBN 9783834988379 , 640 Seiten

3. Auflage

Format PDF, OL

Kopierschutz Wasserzeichen

Geräte

54,99 EUR


 

Vorwort zur 3. Auflage

4

Inhaltsverzeichnis

6

Teil I Büroorganisation

Teil I Büroorganisation

Aufgaben- und Arbeitsplatzorganisation

Aufgaben- und Arbeitsplatzorganisation

So sorgen Sie für optimale und reibungslose Abläufe an Ihrem Arbeitsplatz

So sorgen Sie für optimale und reibungslose Abläufe an Ihrem Arbeitsplatz

Aufgaben, Ziele und Beispiele für ein perfektes Puzzle

12

Selbstmanagement

13

Setzen Sie sich Ziele - schriftlich!

14

Verschwendung vermeiden mit dem KISS-Prinzip

15

KISS in der Praxis

15

Übersichtlichkeit am Arbeitsplatz

17

Zeit planen – Zeit gewinnen

Zeit planen – Zeit gewinnen

Aufgaben optimal planen

18

Zeiten planen mit der ALPEN-Methode

20

Planen Sie realistisch

22

Handformel "Schlechter Start - Schlechter Tag"

22

Die stille Stunde

22

Checklisten

22

Vorlagen

23

Arbeitsplatzorganisation im Team

24

Digitale Ablage

27

Organisationshandbuch

30

Der Weg im Team bei Veränderungen

31

Beschaffungsmanagement

Beschaffungsmanagement

Professionell und kostenoptimiert einkaufen

33

Ausgangspunkt des Beschaffungsprozesses

34

Die Anfrage

36

Angebotsvergleich

38

Die Angebotsverhandlung

40

Auflragsvergabe: Die Bestellung

42

Kontrolle der Leistungserbringung

44

Anhang

45

Informations- und Ablagemanagement

Informations- und Ablagemanagement

Professionell mit Informationen umgehen und eine effiziente Ablage aufbauen

Professionell mit Informationen umgehen und eine effiziente Ablage aufbauen

Informationen sind die Nabelschnur

46

Warum benötigt man Informationen?

47

Informationen aufnehmen und verarbeiten

48

Wie vie l Information ist notwendig?

48

Weg mit der Informationsflut - Informationen beim Eingang filtern

50

Nicht mehr suchen, sondern gezielt wieder finden

52

Grundlagen des Ablagemanagements

53

Betriebliche Notwendigkeiten

53

Die Wertigkeitsstufen

55

Eine Ablagestruktur aufbauen und die Ordnung beibehalten

55

Warum gestaltet sich Ablage so schwierig?

56

Das problematische Merkmal Gegenstand

57

Ablegen nach Prozessen

58

Was ist ein Prozess?

59

Prozesslandkarte und Prozessarten

60

Prozess-, Vorgangs- und Wissensdokumente

61

Der Prozessorientierte Aktenplan (ein Auszug)

62

Holen Sie alle mit ins Boot

63

Intranet Office-Handbuch

Intranet Office-Handbuch

Internes Wissen auf Mausklick verfügbar

65

Die Managementassistentin als Informationsmanagerin

65

Schritt für Schritt zur unternehmensweiten Wissensdatenbank.

66

Die Projektleitung behält die Übersicht

72

Anforderungsprofil für die Teamleitung

72

Weiterführende Quellen

Weiterführende Quellen

Literatur

80

Linktipps

80

Teil II Korrespondenz

Teil II Korrespondenz

Die neue Geschäftskorrespondenz-professionell, kundenorientiert, abwechslungsreich

Die neue Geschäftskorrespondenz-professionell, kundenorientiert, abwechslungsreich

Ist Ihre Korrespondenz wirklich die Visitenkarte Ihres Unternehmens?

82

Form und Norm

82

Korrespondenz und Unternehmensphilosophie

83

Kundenorientierte Ausdrucksweise

83

So erreichen Sie, dass Ihre Korrespondenz gelesen wird!

84

Stellen Sie den Empfänger in den Mittelpunkt!

84

Der gelungene Einstieg

85

So können Sie Ihren Brief beginnen!

86

Beispiele für ein gelungenes Briefende

91

Konkrete Korrespondenztipps

93

Abkürzungen

93

Absender

97

Anführungszeichen

99

Anlage(n)

99

Anrede

100

Anschriftfeld

105

Auslandsanschrift

114

Betreff

115

Korrespondenz und Corporate Identity

Korrespondenz und Corporate Identity

Corporate Writing – oder wie mein Unternehmen beim Kunden ankommt, weil mein Brief ankommt

Corporate Writing – oder wie mein Unternehmen beim Kunden ankommt, weil mein Brief ankommt

Die vier Verständlichmacher

117

Einfachheit

119

Kürze-Prägnanz

119

Gliederung

119

Anregende Zusätze

120

Texten mit allen Sinnen

120

Was der Kunde will

122

Der Kunde als Typus

123

Der Choleriker

124

Der Fachmann

125

Der Unentschlossene

125

Der Leisetreter

126

Die sieben Stil-Sünden

127

E-Mail-Management

E-Mail-Management

Die elektronische Post sinnvoll einsetzen

130

Der Triumphzug der elektronischen Post

130

Woher kommt die E-Mail-Flut?

131

Umgang mit E-Mails - intelligent und effizient!

131

Basics

132

Inhaltliche Tipps

133

Technische Tipps

134

Schaltzentrale E-Mail: Die E-Mail-Flut bewältigen

135

Überfüllter Posteingang - was nun?

136

Richten Sie sich feste Lesezeiten ein!

136

Haben Sie den Mut, E-Mails ungelesen zu löschen!

137

Erledigen Sie schnelle Arbeiten sofort!

137

Nutzen Sie die Möglichkeiten der Wiedervorlage!

138

Halten Sie Ordnung

139

Nutzen Sie die zusätzlichen Möglichkeiten Ihres Mail-Programms

140

Mensch und Informationstechnologie Hand in Hand

141

Protokollführung

Protokollführung

Kernaussagen auf den Punkt und in Form bringen

142

So geht's leichter – Aufzeichnungstechniken und -methoden

So geht's leichter – Aufzeichnungstechniken und -methoden

Dreispaltiges Protokoll-Formular

146

Das Pro-Contra-Blatt

146

Das Drei-Phasen-Protokollblatt

147

Mindmapping

149

Was muss rein ins Protokoll

150

Gut in Form – das druckreife Protokoll

Gut in Form – das druckreife Protokoll

Auswertung und Nachbereitung – Erfolgs-/Ergebniskontrolle

Auswertung und Nachbereitung – Erfolgs-/Ergebniskontrolle

Aufbau einer Besprechung

155

Orientierung vor der Sitzung

156

Erstellen eines Protokoll-Entwurfs

158

Von der Sitzung zum Protokoll-Entwurf

159

Muster eines Protokollformulars

160

Weiterführende Quellen

Weiterführende Quellen

Literatur

162

Linktipps

162

Teil III Chefentlastung

Teil III Chefentlastung

Terminmanagement mit Microsoft Office Outlook

Terminmanagement mit Microsoft Office Outlook

Termine professionell planen und im Auge behalten

164

Gut organisiert starten

164

Der Navigalionsbereich

165

Ansichlsbereich

165

Lesebereich

165

Was ist für Sie wichtig?

165

Effektive Aufgaben- und Zeitplanung mit Outlook

166

Termine planen

166

Termine in Serie

169

Termine optisch erfassen

170

Besprechungen planen

171

Den aktuellen Stand überprüfen

173

Aufgaben planen

173

Aufgaben im Blick behalten

175

E-Mails in Aufgaben oder Termine umwand eln

176

Kategorien erleichtern die spätere Suche

177

Teamarbeit

Teamarbeit

Gemeinsam Ziele erreichen und gleichzeitig die eigenen Fähigkeiten ausbauen

Gemeinsam Ziele erreichen und gleichzeitig die eigenen Fähigkeiten ausbauen

Vorteile der Teamarbeit

180

Voraussetzungen und Rahmenbedingungen

182

Entwicklungsphasen eines Teams

183

Formierungsphase

184

Konfliktphase

184

Normierungsphase

184

Arbeitsphase

185

Die verschiedenen Teamrollen

185

Ihre Rolle im Team

186

Teamverstärker

187

Weitere Teamverstärker: Erhaltungs- und Aufbaurollen

188

Konflikte im Team erkennen und bewältigen

189

Der Umgang mit schwierigen Teammitgliedern

191

Der Umgang mit Konflikten im Unternehmen

191

Erfolgreiche Teamarbeit gestalten

192

Teamgeist fördern

193

Rahmenbedingungen für erfolgreiche Teamarbeit

194

Zeitgemäß präsentieren: professionell, überzeugend und motivierend

Zeitgemäß präsentieren: professionell, überzeugend und motivierend

So gestalten Sie erfolgreiche Präsentationen

195

Erfolgsgeheimnisse zeitgemäßer Präsentationen

196

1. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind emotional

196

2. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind präzise

204

3. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind kurz

205

4. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind interaktiv

208

5. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind abwechslungsreich

5. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind abwechslungsreich

6. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind unterhaltsam

210

7. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind "PowerPoint-reduziert"

7. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Präsentationen sind "PowerPoint-reduziert"

8. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind bildreich

212

9. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind schlicht

212

10. Erfolgsgarant: Zeitgemäße Charts sind hochwertig

214

Travel-Management

Travel-Management

Grundlagen für das effiziente Planen, Organisieren und Nachbereiten von Geschäftsreisen

Grundlagen für das effiziente Planen, Organisieren und Nachbereiten von Geschäftsreisen

Basiswissen: Was versteht man unter Travel-Management?

216

Travel-Management - Organisatorische Einbindung

218

Aufgaben des Geschäftsreisemanagements

218

Kosten im Geschäflsreisemanagement positiv beeinflussen

219

Was ist eine Reiserichtlinie?

Was ist eine Reiserichtlinie?

Geschäftsreisen planen und buchen

222

Der Reisebüroservice und seine Kosten

223

Reisebuchung effizient gestalten

225

Bahntickets

226

Mietwagen

226

Hotels

226

Zahlungsmittel

228

Die Reiseslellenkarte

228

Vorschuss oder Mitarbeiterkreditkarte

229

Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber Geschäftsreisenden

Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber Geschäftsreisenden

Reisevorbereitung

231

Während der Reise: Was tun wenn etwas passiert?

232

Die Reisekostenabrechnung

233

Rechnungsanforderungen zur Akzeptanz zum Vorsteuerabzug

233

Bewirtung von Geschäftsfreunden

234

Anforderungen an die Rechnung der Gaststätte

234

Glossar

235

Beispielhafte Inhaltsübersicht einer Reiserichtlinie

237

Beispielhaftes Inhaltsverzeichnis für einen Travel Guide

240

Muster einer Reisemittelbestellung

243

Event-Management

Event-Management

Professionell Firmenveranstaltungen, Messen und Events organisieren

Professionell Firmenveranstaltungen, Messen und Events organisieren

Grundlagen der Veranstaltungsorganisation

245

Die Schlüsselfragen der Veranstaltungsplanung:

246

Externe Dienstleister: Wichtige Recherchequellen

247

Kontaktbörse Messen

247

Wichtige Ansprechpartner (mit kostenlosem Service)

248

Fachzeitschriften

249

Kontaktbörse Veranstaltungen

249

Externe Dienstleister: Die Zusammenarbeit

250

Die Basics Ihrer Veranstaltung: Veranstaltungsziele und Zielgruppe

251

Veranstaltungsziel

251

Ihre Zielgruppe

252

Budgetierung und Kostenkontrolle

253

Das Wann und Wo: Ihr Veranstaltungssetting

254

Veranstaltungstermin

254

Die Location

255

Das Tagungshotel als Veranstaltungslocation

255

Rahmen- und Freizeitprogramme

255

Notfallplanung, Anmeldung, Versicherungen und Gebühren

256

Notfallplanung

256

Versicherungen

257

Anmeldungen

258

Abgaben: GEMA und KSK

259

Veranstaltungsnachbereitung und Abschlussbericht

260

Folgende Punkte sind zu prüfen bzw. durchzuführen

260

Mindestens folgende Fragen sollten im Abschlussbericht beantwortet werden

261

Aufstellung möglicher Veranstaltungs-Kostenarten

262

Kontinuierl iche Kostenverfolgung

266

Entscheidungsvorbereitung für den Chef

Entscheidungsvorbereitung für den Chef

Die Assistenz als Motor für kluge und schnelle Entscheidungen

267

Kriterien für die Entscheidung

268

Priorisierung der Kriterien

269

Termine beachten

270

Aufwand und Kosten

271

Nutzen und Gewinn

272

Betroffene Personen und Projekte

273

Briefinggespräch mit dem Chef

275

Sämtliche Alternativen aufzeigen

275

Alle Informationen sammeln

276

Strukturieren und ordnen

277

Management Summary

277

Visualisierung und Darstellung

277

Erinnerung und Wiedervorlage

277

Die sieben größten Fehler bei der Entscheidungsvorbereitung

278

Den Entscheider drängeln

278

Unvollständig vorbereiten

278

Wichtige Personen nicht einbeziehen

278

Die Entscheidung abnehmen

279

Zu viel Text schreiben

279

Rechenfehler oder unsaubere Darstellung von Fakten

279

Die Zusammenfassung fehlt

279

Typische Beispiele für versteckte Nebenkosten

279

Waren bestellungen

280

Hotelbuchungen

280

Einführen einer neuen Software

280

Weiterführende Quellen

Weiterführende Quellen

Literatur

281

Linktipps

281

Teil IV Kommunikation

Teil IV Kommunikation

Telefonkommunikation im Sekretariat

Telefonkommunikation im Sekretariat

Der souveräne Umgang mit einem wichtigen Arbeitsmittel

284

Meldung/Begrüßung

284

Die eigene Persönlichkeit ins Spiel bringen

288

Der Ton macht die Musik

288

Die "fünf Ws"

288

Die Vorzimmer-Hürde locker überwinden

289

Wenn Informationen gebraucht werden

289

Gesprächspsychologie am Telefon

291

Gesprächstechniken

295

Reklamationen am Telefon

297

Tipps und Tools rund ums Telefon

302

Informationsmanagement

Informationsmanagement

Erfolgreich informieren - eine Herausforderung

304

Wenn Fakten fehlen

304

Informieren kann nur der Informierte

306

Das A und 0: Fragen, Fragen, Fragen

307

Fragetechniken

308

Wann und wie informieren?

309

Auf Informationsweitergabe bestehen

309

Das richtige Medium

310

Vorteillnformationskultur

Vorteillnformationskultur

Aktives Zuhören

312

Konfliktmanagement

Konfliktmanagement

Konflikte frühzeitig erkennen, konstruktiv bearbeiten und kreativ lösen

Konflikte frühzeitig erkennen, konstruktiv bearbeiten und kreativ lösen

Konfliktbewältigung

314

"Love it, change it or leave it":Ändere deine Einstellung, verändere die Situation oder gehe

317

Konfliktanalyse

321

Konfliktarten

321

Konfliklmerkmale

322

Eskalalionsslufen

322

Konfl iktlösu ngsstrategien

324

Konfliktursachen und Lösungen

325

Digitalisierung

325

Bezugsrahmen

326

Grundpositionen

326

Die wichtigsten Regeln für erfolgreiche Klärungsgespräche

327

Unterschiedliche Ziele

328

Werte und Glaubenssätze

328

Moderierte Meetings gewinnen immer

Moderierte Meetings gewinnen immer

Professionelle Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Besprechungen

Professionelle Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Besprechungen

Monolog oder Meeting?

330

Moderieren kann jeder lernen

331

Der Moderator ist unparteiischer Schiedsrichter und Hebamme für das Ergebnis

Der Moderator ist unparteiischer Schiedsrichter und Hebamme für das Ergebnis

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete und für Assistentinnen ein Klacks

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete und für Assistentinnen ein Klacks

Jeder Gastgeber begrüßt seine Gäste persönlich

332

Wer den Überblick hat, hat Interesse

333

Die Erwartungen der Teilnehmer helfen dem Moderator

334

Spielregeln sind auch für Erwachsene ein Muss

335

Zehn Minuten Informat ion: In der Kürze liegt die Würze

335

Diskussionslhemen sammeln

336

Punkte kleben, um Themen zu priorisieren

338

Aktivierungsfragen bringen die Diskussion in Gang

339

Der Moderator hält das Diskussionsruder fest in der Hand

339

Der Umgang mit schwierigen Teilnehmern ist ganz einfach

340

Jedes Diskussionsergebnis verlangt eine konkrete Maßnahme

341

Die Teilnehmer haben das letzte Wort

342

Der gute Gastgeber verabschiedet seine Gäste persönlich

342

Weniger ist mehr: Auch das Protokoll steht im Dienst der Teilnehmer

Weniger ist mehr: Auch das Protokoll steht im Dienst der Teilnehmer

Gesprächsführung

Gesprächsführung

Im Gespräch agieren und reagieren , ohne in die Defensive zu geraten

Im Gespräch agieren und reagieren , ohne in die Defensive zu geraten

Gemeinsamkeiten aller Gespräche

344

Gesprächsvorbereitung

345

Gesprächsverlauf

347

Die Gesprächseinleitung

347

Die Gesprächseröffnung

347

Der Hauptteil

347

Der Gesprächsabschluss

348

Wer fragt, führt - aber wie?

348

Positiv formulieren

351

Von unklaren zu klaren Formulierungen

352

Von passiven zu aktiven Formulierungen

354

Von vergangenheits- zu zukunftsorientierten Formulierungen

354

Von verurteilenden zu wertschätzenden Formulierungen

354

Nutzen Sie Gesprächsförderer

355

Meiden Sie Gesprächsfallen

356

Erkennen Sie Fallstricke

356

Interkulturelle Kompetenz

Interkulturelle Kompetenz

Geheime Regeln beachten und unsichtbare Barrieren überwinden

358

Europas Norden (Norwegen, Schweden, Dänemark, Finnland)

358

Westeuropa (Frankreich, Großbritannien, Irland)

359

Südeuropa (Italien, Spanien, Portugal, Türkei)

360

Mitteleuropa (Polen, Ungarn, Tschechen, Slowaken, Bulgaren)

361

USA und Kanada

362

Südamerika

363

Asien

363

Naher Osten und arabische Staaten

366

Russland

367

Andere Kulturen schätzen

367

Weiterführende Quellen

Weiterführende Quellen

Linktipps

369

Teil V Assistenz im Management

Teil V Assistenz im Management

Projektmanagement

Projektmanagement

So managen Sie Projekte professionell und zielorientiert

371

Projektdefinition

371

Zeitlicher Rahmen

371

Ressourcenplanung

372

Komplexität

372

Know-how-Zuwachs

372

Definition Projekt

372

Projektgliederung nach Phasen

373

Projektideen formulieren und präsentieren

375

So holen Sie die Enlscheider ins Baal

376

Die wichtigsten Fixpunkte

377

Problembeschreibung

378

Zufriedenheilsskala

378

ABC-Analyse

379

Klarheit führt zu Lösungen

381

Risikoanalyse

381

Risiko analysieren, Lösungen finden

381

Risikoabschätzung

381

Machbarkeit

381

Ursachenforschung

381

Zieldefinition

382

Strategisch vorgehen

382

Zeitmanagement

382

Die Zeitleiste fest im Blick

382

Übersicht mit Software-Einsatz

383

Terminplan

384

Meilensteine

385

Ereignislisten

385

Koslenkalkulalion

387

Kostenentwicklung erkennen

387

Projektabschluss

388

Projektnutzen

390

Führungswissen im Sekretariat

Führungswissen im Sekretariat

So unterstützen Assistentinnen ihre Führungskräfte bei der Mitarbeiterentwicklung und -motivation

So unterstützen Assistentinnen ihre Führungskräfte bei der Mitarbeiterentwicklung und -motivation

Mitarbeiterführung – worum es geht

Mitarbeiterführung – worum es geht

Das Führungsdreieck

392

Anforderungen an eine Führungskrafl

394

Führungseigenschaften

394

Der Führungsstil

396

Lenken

397

Trainieren

398

Unterstützen

398

Delegieren

398

Bestimmung des Entwicklungsstandes eines Mitarbeiters

398

Motivation – es gibt kein Verhalten ohne Motiv

Motivation – es gibt kein Verhalten ohne Motiv

Zufriedenheit entwickeln, Unzufriedenheit verhindern: Zwei-Faktoren-Theorie nach Herzberg

Zufriedenheit entwickeln, Unzufriedenheit verhindern: Zwei-Faktoren-Theorie nach Herzberg

Leitgedanken zur Motivation

404

Checkliste

405

Erfolgreiche Kritikgespräche führen

407

Direkte Ansprache von Mitarbeitern

407

Angemessener Rahmen

408

Orientierung an konkreten Situationen

408

Welches Verhalten ist gewünscht und gewollt?

408

Fragen, ob das Gesagte verstanden wurde

408

Mit Sekretärinnen und Assistentinnen steht und fällt der Führungserfolg von Vorgesetzten. Seien Sie mutig.

Mit Sekretärinnen und Assistentinnen steht und fällt der Führungserfolg von Vorgesetzten. Seien Sie mutig.

Rechtswissen im Sekretariat

Rechtswissen im Sekretariat

Die wichtigsten Rechte + Pflichten im Office-Management

411

So kommt ein Vertrag zustande

411

Vertragsvoraussetzungen: Willenserklärung, Angebot, Annahme, Rechts- und Geschäftsfähigkeit

Vertragsvoraussetzungen: Willenserklärung, Angebot, Annahme, Rechts- und Geschäftsfähigkeit

Besonderheiten des Kaufvertrags

414

Vertretung und Vollmacht: Wer was wie unterschreibt

417

Prokura (ppa)

418

Handlungsvollmacht (i. V.; i. A.)

418

Die beste Lösung: Eine Unterschriftenregelung

419

Persönlich, vertraulich usw.: Wer welche Post öffnen darf

420

Formvorschriflen: Was für Rechnung, Geschäflspapier und E-Mails gilt

Formvorschriflen: Was für Rechnung, Geschäflspapier und E-Mails gilt

Das gilt für die GmbH-Geschäftspost

421

Das gilt für die GmbH-Rechnungen

421

Das gilt für GmbH-E-Mails

422

Das gilt für die Geschäftspost einer AG

422

Das gilt für Einzelkaufleute

423

Mahnung und Vollstreckung: So kommt man ans Geld

423

Das außergerichtliche Mahnverfahren

424

Das gerichtliche Mahnverfahren

424

Die Zwangsvollstreckung

426

Arbeitsrecht: Das gilt für die Arbeitsverhältnisse

426

Das diskriminierungsfreie Bewerbungsverfahren

426

Die Kündigung des Arbeitsverhältnisses

429

Arbeitszeugnisse richtig verstehen und formulieren

434

Controlling-Wissen für Sekretärinnen

Controlling-Wissen für Sekretärinnen

Wichtige Grundbegriffe, Regelungen und Strategien

443

Operatives und strategisches Controlling

444

Der Regelkreis des Controlling

445

1. Mit der Planung Ziele definieren

445

2. Information: Ohne Berichte funktioniert nichts

446

3. Teilaufgaben der Überwachung: Kontrolle und Analyse

447

4. Mit der Steuerung auf das Ziel zuhalten

448

Werkzeuge des Controlling

448

Managementwissen im Sekretariat

Managementwissen im Sekretariat

Die wichtigsten Unternehmensstrategien und -techniken im Überblick

Die wichtigsten Unternehmensstrategien und -techniken im Überblick

Unternehmen müssen sich stetig wandeln

452

Total Quality Management (TQM) - umfassende Qualitätskontrolle

453

Six Sigma

454

Strategische Geschäftsführung und Kennzahlen

454

Six Sigma Organisation

455

Strukturierte Vorgehensweise DMAIC

455

Kaizen

456

Balanced Scorecard (BSC)

457

Change-Management

458

Lernende Organisation

460

Knowledge-Management - Wissensmanagement

461

Web logs oder Blogs

462

Wikis

462

Customer Relationship Management (CRM) – Kundenbeziehungsmanagement

Customer Relationship Management (CRM) – Kundenbeziehungsmanagement

Weiterführende Quellen

Weiterführende Quellen

Linktipps

465

Teil VI Selbstmanagement

Teil VI Selbstmanagement

Zeit, Ziele, Zuversicht

Zeit, Ziele, Zuversicht

Wege zum modernen Zeitmanagement

467

Ohne Ziel keine Richtung

467

Wozu benötigen wir überhaupt Ziele?

467

Tunichtgut und Zeitdieb

469

Grundregeln für zeitsparendes Telefonieren

470

Die elegante Art "Nein" zu sagen

471

Weg mit dem Hemmschuh .Aufschieberitis"

471

Achterbahn zwischen Leistungshoch und Leistungstief

473

Prioritäten: Der Primus inter pares

475

A: Aufschreiben von Aufgaben

475

L: Länge der Aufgaben abschätzen

476

P: Pufferzeiten reservieren

477

E: Entscheidungen treffen

477

N: Nachkonlrolle

478

Wirkungsvolle Waffen gegen die Zetlelwirtschafl

478

Belohnung muss sein

479

Checklisten zur Erleichterung im Alltag

480

Checkliste für effektive E-Mail-Bearbeitung

480

Checkliste für Konferenzen/Besprechungen

480

Checkliste Reisevorbereitung

482

Kreativitätstechniken

Kreativitätstechniken

Kreative Lösungen im Arbeitsalltag finden

483

Der kreative Prozess

484

Voraussetzungen für kreatives Arbeiten

484

Aufgaben- und Zieldefinilion

485

Die Sechs-W-Melhode

485

Das Ursachen-Wirkungs-Diagramm

486

Die Techniken

488

Brainstorming

488

Brainwriting

489

Delphi-Befragung

490

Karteikarten-Methode

491

MindMapping

491

Die Reizwortanalyse

493

Visuelle Syneklik

494

Denkslühle

494

Kopfstandtechnik

495

Entscheidungsfindung

495

Ideenumsetzung

496

In der Praxis ausprobieren

497

Kopf oder Zettel? Die Informationsflut im Büro beherrschen

Kopf oder Zettel? Die Informationsflut im Büro beherrschen

Mit der Geisselharl-Technik Namen, Ta Dos und Zahlenkombinationen speichern

Mit der Geisselharl-Technik Namen, Ta Dos und Zahlenkombinationen speichern

Zahlensymbole

498

Der wandelnde Kalender - so merken Sie sich Ta-Da-Listen

500

So arbeiten Gehirn und Gedächtnis

504

Fremdwörter und Fachbegriffe abspeichern

505

Vokabeln lernen leicht gemacht

508

Vokabel .verbildem"

508

Bedeutung der Vokabel .verbildem"

509

Beide Bilder verknüpfen

509

Übung zum Vokabeln lernen

510

Verknüpfungsvorschläge zur Übung

511

Namen und Gesichter abrufen

511

Person, Gesicht, Merkmale oder Verhalten nutzen

512

Namen richtig verstehen

512

Namen .verbildem"

512

Bild der Person, das Gesicht oder das auffällige Merkmal bzw. Verhalten mit dem Bild des Namens verknüpfen

Bild der Person, das Gesicht oder das auffällige Merkmal bzw. Verhalten mit dem Bild des Namens verknüpfen

Verknüpfung mit allen Sinnen erleben

512

Die Verknüpfung bleibt Ihr Geheimnis

513

Aus Zahlen werden Geschichten

515

Stil &Etikette im Büro

Stil &Etikette im Büro

Mit guten Umgangsformen zum Erfolg

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Benimm ist in

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Gäste im Büro

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Beispiel

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Abholen am Empfang

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Wer geht vor?

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Mantel abnehmen

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Getränke anbieten

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Bedienung

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Der Besprechungsraum

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Begrüßen und Vorstellen

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Grüßen im Beruf

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Vorstellung

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Dos und Don'ts im Berufsleben

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Der erste Eindruck – Businesskleidung

Der erste Eindruck – Businesskleidung

Beispiele

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Ein Bewerbungsgespräch

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Sommer in der Bank

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Das äußere Erscheinungsbild

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Sliisicherheil bei der Kleidung

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Bekleidungsregeln im Beruf

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Businesskleidung für die Frau

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Auf gute Stoffqualität achten

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Proportionen

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Farben und Muster

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Accessoires

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Schuhe

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Bekleidungsvorschriften bei offiziellen Anlässen

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Zu welcher Gelegenheit trägt man welche Kleidung

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Arbeits- und Geschäftsessen

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Gute Tischmanieren

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Besteck

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Gedeck

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Gläser

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Serviette

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Büffel

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Kaffee

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Rauchen

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Rechnung

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Restaurantbesuch : Wer geht vor?

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Bei der Auswahl eines Restaurants sollten Sie folgende Fragen beantworten

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Schönes Wetter heute, nicht wahr? - Small Talk

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Wie stellt man den Kontakt zu einer Gruppe her?

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Selbst ist die Power-Frau

Selbst ist die Power-Frau

Selbst-Motivation für Sekretärinnen und Assistentinnen

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Das wichtigste zuerst

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Aber jetzt:

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Von außen oder von innen

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Belohnungsmotivation

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Bestrafungsmotivation

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Intrinsische Motivation

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Selbstmotivation – hält länger

Selbstmotivation – hält länger

Das kann ich! Klarheit über die eigenen Leistungen

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Ziele als Motivatoren

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Lernen am Vorbild

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Die ersten Schritte

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Selbstmarketing für Assistentinnen

Selbstmarketing für Assistentinnen

So präsentieren Sie sich erfolgreich im Beruf

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Männer reden nicht schlecht über sich selbst, Frauen schon

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Glaubenssätze neu formulieren

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Systemisch gedacht: Fünf gute Gründe, sich nicht zu präsentieren

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Detektivin in eigener Sache: Was eignet sich für Auftritte, wo lohnt sich Selbstpräsentation?

Detektivin in eigener Sache: Was eignet sich für Auftritte, wo lohnt sich Selbstpräsentation?

Kommunikationsstil bei Besprechungen

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Spontane Vorstellung: Selbstpräsentation in schwierigen Situationen

Spontane Vorstellung: Selbstpräsentation in schwierigen Situationen

Erfolgreiches Selbstmarketing sichert den beruflichen Erfolg

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Weiterführende Quellen

Weiterführende Quellen

Linktipps

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Teil VII Beyond Work

Teil VII Beyond Work

Finanzielle Vorsorge für Frauen

Finanzielle Vorsorge für Frauen

Ihr Weg in die finanzielle Unabhängigkeit – Vermögensplanungund Altersvorsorge

Ihr Weg in die finanzielle Unabhängigkeit – Vermögensplanungund Altersvorsorge

Der erste Schritt: Einkommenssicherung

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Wer ist wann berufsunfähig? Und wie finde ich den richtigen Anbieter?

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Gerechtigkeit in der Partnerschaft

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Vermögensaufbau und Altersvorsorge

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Systematisch vorgehen: Der Stufenbrunnen

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"Ihr Fonds fürs Leben": Vermögensverwaltende Fondskonzepte

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Neue Rentenwelt seit 2005

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Riestern lohnt sich

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Wo finde ich kompetente Beratung?

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Mehr Energie im Büroalltag – gesundheitliche Vorsorge für Assistentin nen

Mehr Energie im Büroalltag – gesundheitliche Vorsorge für Assistentin nen

Mit diversen Ernährungs-, Bewegungs- und Motivationstipps bleiben Sie länger leistungsfähig

Mit diversen Ernährungs-, Bewegungs- und Motivationstipps bleiben Sie länger leistungsfähig

Richtig Essen im Job

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Mit einer gesunden Grundlage in den Tag

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Flüssigkeitsversorgung: Wasser als geistiger Fitmacher

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Ernährungstipps für die Mittagspause

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Gesunde Fette für den Mittagssnack

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Energiequelle Eiweiß für Abend- und Geschäftsessen

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Energie durch Bewegung: Sport für Berufstätige

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Den natürlichen Rhythmus nutzen

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Vorausschauende Planung für mehr Leistungsfähigkeit

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Übungen für Zwischendurch

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PowerNapping: wie Sie das Tief überwinden können

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Selbst für Bewegung sorgen

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Am Abend: Entspannen und runterkommen

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Den inneren Schweinehund überwinden – eigene Visionen entwickeln

Den inneren Schweinehund überwinden – eigene Visionen entwickeln

Bleiben Sie am Ball

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Burnout – eine unterschätzte Krankheit der modernen Zivilisation

Burnout – eine unterschätzte Krankheit der modernen Zivilisation

Langfristig Denken – Ressourcen schonen

Langfristig Denken – Ressourcen schonen

Vorlage für die ganzheitliche Wochenplanung:

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Konkurrenzfähig durch lebenslanges Lernen

Konkurrenzfähig durch lebenslanges Lernen

Warum Weiterbildung?

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Welche Weiterbildung ist die Richtige?

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1. Berufsbegleitendes Studium

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2. Seminare und Seminarreihen

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3. Fernlehrgänge und E-Learnings

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4. Kongresse und Symposien

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In sechs Schritten zum Erfolg: Wie finde ich das beste Angebot für mich?

In sechs Schritten zum Erfolg: Wie finde ich das beste Angebot für mich?

1. Schritt: Definieren Sie Ihr Ziel

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2. Schritt: Informieren Sie sich über die Angebote

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3. Schritt: Erstellen Sie einen Zeitplan

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4. Schritt: Finden Sie die passende Form

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5. Schritt: Prüfen Sie die Auswahlkriterien Ort, Termin und Zielgruppe

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6. Schritt: Klären Sie die Finanzierung

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Die Fördertöpfe im Überblick

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Werbungskosten: Steuern sparen

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Weiterführende Quellen

Weiterführende Quellen

Literatur

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Linktipps

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Die Herausgeberinnen

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Die Autorinnen und Autoren

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Stichwortverzeichnis

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