Handbuch Sekretariat und Office Management - Der Praxisleitfaden für effiziente Büroorganisation, wirksame Chefentlastung und erfolgreiche Assistenz im Management

Zeitgemäß präsentieren: professionell, überzeugend und motivierend (S. 200-201)

Anita Hermann-Ruess

So gestalten Sie erfolgreiche Präsentationen

PowerPoint-Orgien sind out: Mit langweiligen und monotonen Folienschlachten, mit BulletCharts wie Bleiwüsten oder mit kindlichen Clip-Arts ist heute kein Sieg mehr zu erringen. Doch wie präsentiert man heute zeitgemäß? Wie überzeugt man ein immer kritischer und anspruchsvoller werdendes Publikum? Und welche Aufgaben können Assistentinnen übernehmen, um Ihre Vorgesetzten mit professionellen und überzeugenden Präsentationen zu unterstützen? Wir verraten Ihnen die wichtigsten Methoden und Tipps für herausragende Präsentationen.

Mit dem Begriff Präsentieren assoziiert man heute das Programm PowerPoint. Man öffnet die Anwendung, gibt Text und Diagranune ein, sucht passende Cliparts - und fertig ist die Präsentation. Und weil es so einfach ist, wird Chart um Chart produziert. Noch ein Detail, noch eine Tabelle, noch eine Statistik. Aber ist das tatsächlich effektiv? Sind solche Präsentationen dazu geeignet, das eigene Unternehmen ins beste Licht zu rücken? Sind leblose Folien, abgedunkelte Räume und monotone Vorträge die erste Wahl, um Mitarbeiter zu motivieren oder um Kunden zu begeistern? Sind Satzfragmente, die via Gießkannenprinzip auf die Entscheider niederprasseln, optimales Instrument, um sie für die eigenen Ideen oder Positionen zu gewinnen?

Laut einer aktuellen Umfrage des Wall-Street-Joumals empfinden Zuhörer 40 Prozent aller Präsentationen als einschläfernd, 44 Prozent als langweilig, 13 Prozent als befriedigend und nur 3 Prozent als begeisternd. Worin liegt also der Fehler der Präsentierenden? 90 Prozent verlassen sich nur auf das Universalinstrument PowerPoint, lesen mit monotoner Stimme und starrer Haltung die unzähligen Textfolien vor und schläfern ihr Publikum damit ein. So effektiv PowerPoint llllS bei der Produktion einer Präsentation unterstützt, genauso effektiv kann es den Live-Auftritt sabotieren.

Müssen wir also PowerPoint deinstallieren? Natürlich nicht - es muss nur richtig angewendet werden. Es ist an der Zeit, sich von den langweiligen, mit Aufzählungen überfrachteten Präsentationen zu verabschieden. Aber wie es besser machen?

Erfolgsgeheimnisse zeitgemäßer Präsentationen

Es hat sich viel getan, seit PowerPoint 1987 erfunden wurde. Damals gab es noch keine Digitalkameras, keine Intemetportale für Grafiken, Fotos und Designs. Heute haben wir unbegrenzten Zugang zu hochwertigen und kostengünstigen Bildern und Grafiken. Das hat zu einer Professionalisienmg des Designs geführt. Präsentationen sind heute bereits bildhafter, emotionaler und wirksamer.

Die Präsentationsrhetorik hat neue Erfahrungen gesammelt: Wir wissen heute, wie Menschen entscheiden und was sie an Präsentationen bevorzugen. Wir wissen, wie sie entscheiden, warum sie so entscheiden und wie man Entscheidungen positiv lenken kann. Wichtigstes Merlanal dabei: Präsentationen werden immer kürzer, präziser ­und damit erfolgreicher.