Moderation und Begleitung kontinuierlicher Verbesserung - Ein Handbuch für KVP-Moderatoren

3       KVP-Methoden und Gesprächsführung

3.1     Bewährte Methoden für KVP-Workshops

Wie ich in der Einleitung angedeutet habe, ist mein Credo zum Thema Methoden: weniger ist mehr. Seit vielen Jahren fahre ich sehr gut damit, Moderatoren nicht in exzessiven Schulungen mit einer Fülle von Methoden zu belasten. Ich bin dafür, sich auf wenige gute Hilfsmittel zu beschränken, auf solche Hilfsmittel, die einfach zu beherrschen sind und auf die man sich verlassen kann. Für den Moderator ist es dabei wie für einen Handwerker: Wer mit dem wesentlichen Werkzeug gut umgehen kann, macht gute Arbeit und kommt rasch zum Erfolg.

Bei aller Liebe zur Beherrschbarkeit des „Methoden-Koffers“ ist es jedoch auch so, dass man nicht zu wenig Werkzeug zur Verfügung haben sollte. Denn wer beispielsweise nur einen Hammer als Werkzeug kennt, für den sieht jedes Problem aus wie ein Nagel. Und etwas komplexer ist die Welt ja schon. So möchte ich hier den kleinen kompakten Methoden-Werkzeugkasten darstellen, der sich für mich über Jahre branchen- und länderübergreifend bewährt hat – aufgeteilt auf die drei Ebenen betrieblicher Verbesserung: Arbeitsplatz, Arbeitsgruppe, gesamter Prozess.

3.1.1  Erste Ebene: Der Arbeitsplatz

Die erste Ebene steht ganz im Zeichen der Erhöhung individueller Produktivität. Gruppenprozesse oder gar Schnittstellen bleiben zunächst noch unbetrachtet. Die Methode, die ich hier vorstellen möchte, ist als 5S, 5A oder Level 1 bekannt. Oberflächlich gesehen geht es dabei schlicht um das Aufräumen des eigenen Arbeitsplatzes. So habe ich schon mehrfach gehört, 5S sei im Wesentlichen eine Art „Aktion Schöner Wohnen“. In Wahrheit soll jedoch wesentlich mehr erreicht werden: Basierend auf dem Aussortieren von Dingen, die nicht mehr benötigt werden, sollen die notwendigen Arbeitsmittel ergonomisch angeordnet und der so selbst geschaffene Arbeitsplatzstandard diszipliniert eingehalten werden. Auf diese Weise entsteht auf individueller Ebene eine solide Basis für die Verbesserung des Informationsund Materialflusses, die dann schwerpunktmäßig mit Workshops der Ebenen „Arbeitsgruppe“ und „Prozess“ angegangen wird.

Die fünf „S“ bzw. fünf „A“

• Seiri

=  Sortiere aus

=  Aussortieren

• Seiton

=  Stelle hin

=  Aufräumen

• Seiso

=  Säubere

=  Arbeitsplatzsauberkeit

• Seiketsu

=  Standardisiere

=  Anordnung zur Regel machen

• Shitsuke

=  Selbstdisziplin

=  Alle Punkte einhalten und verbessern

Selbst erfahrene KVP-Moderatoren sind immer wieder davon beeindruckt, wie viel sich mit ersten 5S-Aktionen bewegen lässt. In Bürobereichen werden von den Mitarbeitern oft mehrere Tonnen Altpapier entsorgt, Hunderte wenn nicht sogar mehrere Tausend wieder verwertbare Ordner und enorme Mengen von Büromaterial aus den individuellen Arbeitsbereichen „verbannt“ – ganz zu schweigen von dem frei werdenden Speicherplatz, nachdem alle PC-Laufwerke von überflüssig gewordenen Dateien befreit wurden. Die hier genannten Größenordnungen beziehen sich auf Unternehmen oder Unternehmensbereiche ab 50 Mitarbeitern.

Mit der Einführung von 5S in den Bürobereichen erreicht man es manchmal sogar schon, dass Ordner und Büromaterial abteilungs- oder unternehmensbereichsweise zentral verwaltet und kanbanisiert werden, das heißt, dass mittels Kanban-Karten der Mindestbestand, die Nachbestellmenge und der Ablauf der Bestellung für jedes Arbeitsmittel festgelegt werden. Nach der Einführung von 5S muss Büromaterial meist monatelang nicht nachbestellt werden, die Suchzeiten verringen sich erheblich und durch die Kanbanisierung ist sichergestellt, dass Büromaterial immer in passendem Umfang verfügbar ist und gleichzeitig die Bestände konstant niedrig gehalten werden, nach dem Motto: „Wir haben wenig, aber immer genug.“

Auch in Produktionsbereichen können sich die 5S-Erfolge sehen lassen. Ein Beispiel: In einem Unternehmen mit ungefähr 130 Produktionsmitarbeitern haben wir einmal über 100 überflüssige Möbelstücke, sage und schreibe 250 Tonnen Schrott sowie Tausende alter Ordner und zig Tonnen Papier entsorgt. Dabei wurden auch ganze Werkzeugmaschinen abgebaut, die durch stetige Modernisierung des Maschinenparks bereits über Jahre hinweg nicht mehr genutzt wurden. Zuvor kam es niemandem in den Sinn, den Platz anderweitig zu nutzen, beispielsweise für eine Verbesserung des Materialflusses.

3.1.2  Zweite Ebene: Die Arbeitsgruppe

3.1.2.1  Allgemeines

Den Übergang vom Arbeitsplatz zur Arbeitsgruppe bildet das Thema Ablage. Hartgesottene 5S’ler ordnen das Thema Ablage ausschließlich 5S zu. Ich persönlich sehe dieses Thema zwar auch am einzelnen Arbeitsplatz, dies jedoch nur am Anfang. Mit der Einführung der zweiten KVP-Ebene wird das Thema Ablage ein Thema für die gesamte Arbeitsgruppe, denn in der Urlaubszeit, bei Geschäftsreisen, bei Fortbildungen oder der Krankheit eines Mitarbeiters müssen sich die Kollegen in der Ablage des Abwesenden zurechtfinden, um Informationen für das Abarbeiten von Aufträgen zu finden. So gibt es unterm Strich kaum Raum für persönliche Ablage; mit Blick auf eine funktionierende Stellvertreterregelung gibt es eigentlich nur Abteilungsablagen. In der Produktion gilt dasselbe für Material und Werkzeug.

Weitere Themen auf Abteilungsebene sind Arbeits- und Ablaufstandards, die beispielsweise mit Checklisten dokumentiert und sichergestellt werden können, Struktur- bzw. Layout-Standards, mittels derer der Informations- und Materialfluss innerhalb eines Bereichs kundenorientiert gestaltet wird, Kommunikations- und Informationsstandards, die einen passenden Informationsfluss auch bei geplanter und ungeplanter Abwesenheit sicherstellen, sowie Service-Standards, mit denen geregelt ist, wie wir (internen und externen) Kunden zuarbeiten. Die Service-Standards bilden mit ihrem Blick auf den (internen und externen) Kunden den Übergang zur dritten Ebene, der Ebene gesamter Geschäftsprozesse.

Beispiele für abteilungsinterne Themen sind:

• die Frage, in welchem Zeitfenster auf Anfragen der Kunden reagiert werden soll sowie das Weiterentwickeln elektronischer Hilfsmittel, damit Anfragen besser und schneller bearbeitet werden können,

• das Abarbeiten von Anträgen (bspw. Kreditantrag in der Kreditabteilung einer Bank oder Antrag für das Ausstellen eines neuen Reisepasses bei der Stadtverwaltung),

• das Bestellen bei einem Händler bzw. Hersteller,

• das Optimieren der Bearbeitung von Aufträgen,

• die Standardisierung von Genehmigungs-, Reservierungs- oder Abrechnungsverfahren,

• das Überarbeiten und Standardisieren von Vorlagen,

• das Schaffen eines Ablagestandards für einen gesamten Büro- oder Produktionsbereich (von der Beschriftung der dinglichen Ablage bis hin zur Dokumentenbezeichnung im PC),

• das Einzeichnen von festen Plätzen für die Anlieferung und Abholung von Werkstücken auf dem Hallenboden,

• das Schaffen einer für die Abteilung lückenlosen Stellvertreterregelung (im Bedarfsfall mit entsprechenden Qualifizierungsplänen),

• die Frage, wie erreichbar die Mitarbeiter einer Abteilung für (interne oder externe) Kunden sein möchten, also bspw. wie lange das Telefon maximal klingeln darf, bevor jemand in der Abteilung es abnimmt und ob mit Blick auf die Erreichbarkeit im Schichtdienst gearbeitet wird oder nicht,

• die Frage, in welchen zeitlichen Abständen die Mitarbeiter einer Abteilung, bzw. die Abteilungsleiter eines Unternehmensbereichs oder die oberen Führungskräfte eines Unternehmens sich zum Informationsaustausch bezüglich des „Status Quo“ treffen,

• das Strukturieren und Beschriften eines Lagers,

• das Errichten einer Infotafel für die Visualisierung der Arbeitsverteilung an die Maschinen eines Produktionsbereichs,

• das Erstellen standardisierter Schulungsunterlagen für neue Mitarbeiter,

• die Regelung des Abtransports bzw. der Wiederverwertung von Ausschuss,

• Standardisierung der Schichtübergabe und des Schichtberichts (inkl. To-Do-Liste),

• die flussorientierte Umgestaltung eines Montagebereichs,

• das Optimieren der Bevorratung von...