5S - Die Erfolgsmethode zur Arbeitsplatzorganisation

2.      Die Leitungsfunktion bei der 5S-Implementierung

Mit 5S anzufangen bedeutet auch, mit 5S fortzufahren. Im Prinzip hört der Prozess nie auf, denn man strebt nach dem idealen Arbeitsplatz ohne Verluste. In der Praxis ist es aber oft schon schwierig genug, einen Rückfall zu verhindern. Wie sorgen Sie nun dafür, dass 5S nicht zu einer kurzen Episode wird, sondern zur Dauereinrichtung? Wird 5S erstmals eingeführt, kostet das Energie. Soll aber 5S nach einem missglückten Versuch ein zweites Mal implementiert werden, braucht es dafür doppelt so viel Energie. Die Mitarbeiter haben dann alle schon einmal ein Scheitern des Programms erlebt und ihr Vertrauen für einen zweiten Versuch ist sehr schwer zurückzugewinnen.

Die Erfahrung zeigt, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens unterschiedlich über den Nutzen von 5S denken. Ein Teil findet es in der Regel großartig, dass man sich endlich ernsthaft um den Arbeitsplatz kümmert. Fördern Sie diese Personen und geben Sie ihnen eine wichtige Position im Projekt, zum Beispiel einen Sitz in einem 5S-Team. Daneben gibt es ein großes Mittelfeld von Mitarbeitern, die den Nutzen zwar erkennen, denen aber auf die Sprünge geholfen werden muss. Sie beteiligen sich an der Implementierung aus Neugier. Mit etwas Geschick kann man auch sie begeistern, besonders wenn es sichtbare Verbesserungen gibt.

Es gibt auch immer eine Gruppe von Mitarbeitern, die das Projekt für völligen Unsinn halten. Oftmals sind dies Mitarbeiter, die ein Interesse an der Intransparenz ihrer Arbeit und somit auch ihres Arbeitsplatzes haben. Manchmal sind es auch Menschen, deren Ordnungs- und Sauberkeitsgefühl weniger ausgeprägt ist. Es kann gut sein, dass ihr Arbeitsplatz genauso aussieht wie ihre Rumpelkammer zu Hause.

2.1       Manager, glaubst du selbst daran?

5S ist ein Prozess, der das gesamte Unternehmen betrifft; alle müssen sich daran beteiligen. Wenn eine Abteilung mit dem Cleanout beginnt, nehmen alle Mitarbeiter daran teil, einschließlich der Führungskräfte. Das große Mittelfeld der Mitarbeiter verhält sich zunächst abwartend und muss in Bewegung gebracht werden. Hierfür muss das Gemeinschaftsgefühl der Gruppe gestärkt werden. Den Führungskräften kommt dabei eine wichtige Rolle zu, besonders den Mitgliedern der Geschäftsleitung. Sie müssen erklären können, warum 5S angewendet wird und warum sie daran glauben, dass es gut für das Unternehmen ist, den Arbeitsplatz zu organisieren und zu visualisieren. Die Geschäftsleitung muss auch garantieren, dass Mittel für das 5S-Programm bereitgestellt werden. Geld ist ein wichtiger Faktor, aber in der Praxis erweist sich der Faktor Zeit als noch viel kritischer. Die Mitarbeiter werden schon am ersten Tag fragen, ob ihnen ab jetzt strukturell die Zeit gegeben wird, regelmäßig aufzuräumen und den Arbeitsplatz sauber zu halten. Wenn Sie darauf als Manager keine Antwort haben, wird bei den Mitarbeitern das Misstrauen wachsen: „Ich soll aufräumen und putzen, aber man gibt mir nicht die Zeit dafür.“

Praxis: Die 5S-Stunde

Das Management einer Stahlfabrik im Ruhrgebiet entscheidet sich dafür, die Produktion jede Woche am Freitagmorgen eine Stunde lang zum Saubermachen anzuhalten, da es an einen positiven Effekt eines gut organisierten und sauberen Arbeitsplatzes glaubt. Das Unternehmen arbeitet im Schichtbetrieb, aber auch alle Mitarbeiter der jeweiligen Tagschicht beteiligen sich an der Aktion, sogar die Techniker und die Produktionsleitung. Während der Reinigung werden allerlei kleine Abweichungen an den Fertigungsanlagen entdeckt und behoben oder notiert, damit sie zu einem späteren Zeitpunkt behoben werden können. Der Produktionsverlust infolge des Stillstands wird mehr als zurückverdient, da es unter der Woche weniger ungeplante Stillstandszeiten aufgrund von Verschmutzungen oder Störungen gibt.

Die Produktionsmitarbeiter schätzen diese Aktion sehr, aber Verkauf und Planung sind skeptisch. Die Produktionsleitung in diesem Unternehmen hält stand: Die 5S-Stunde bleibt bestehen, auch wenn der Produktionsdruck steigt.

Mit gutem Beispiel voran

Die Manager des Unternehmens müssen darauf achten, dass sie glaubwürdig auftreten. Wenn ein Manager predigt, wie wichtig ein aufgeräumter Arbeitsplatz für effizientes Arbeiten ist, darf sein eigenes Büro nicht unordentlich sein, sonst würde das seine Worte entkräften. Noch wichtiger ist aber das Verhalten des Managers, wenn einer seiner Mitarbeiter sich vor dem Aufräumen drückt oder sich nicht an die vom Team ausgearbeiteten Standards halten will. Sobald das Management diese Übertretungen zulässt oder sich selbst Übertretungen zuschulden kommen lässt, wird sich das auf das Verhalten der Mitarbeiter auswirken. Geben Sie gleich zu erkennen, dass Sie das nicht akzeptieren – nicht indem Sie in einer Arbeitsbesprechung allgemein feststellen, dass sich alle an die Regeln halten müssen, sondern indem Sie die betreffenden Mitarbeiter persönlich auf ihr Verhalten ansprechen.

Eine andere Art für Führungskräfte, ihr Engagement zu zeigen, ist die aktive Mitarbeit beim Cleanout, dem Anfangstag von 5S: Einfach überall mitmachen, Putzlappen in die Hand nehmen und sauber machen. Das wirkt ausgesprochen motivierend. Es kann gut sein, dass Sie als Manager der erste sind, der sich an die Arbeit macht, während ihre Mitarbeiter noch zögern. Sie werden jedoch feststellen, dass ihre Mitarbeiter dieses Engagement sehr schätzen. Es ist gut, diese Einstellung über den Verlauf des 5S-Programms beizubehalten. Fragen Sie immer wieder nach dem Fortschritt und sehen Sie selbst in den Abteilungen nach, ob schon Verbesserungen sichtbar sind. Achten Sie als Führungskraft darauf, dass Sie am Arbeitsplatz sichtbar bleiben. Ihre Begeisterung wird auch unter den Mitarbeitern Begeisterung schaffen.

Abteilungen, die ein gutes Ergebnis geschafft oder einen großen Sprung nach vorne gemacht haben, können für ihre Teamleistung besonders hervorgehoben werden. Nehmen Sie sich als Führungskraft Zeit dafür; zeigen und sagen Sie, dass Ihnen diese Leistung wichtig ist, aber betonen Sie auch, wie gut es ist, dass man diese Leistung als Team erreicht hat.

Praxis: Es muss aber auch noch gearbeitet werden

Das Cleanout in der Produktionsabteilung einer Farbenfabrik dauerte drei volle Tage. Diese Zeit war auch notwendig, denn die Abteilung, in der die Reaktoren stehen, um den Grundstoff für Farbe herzustellen, war schmutzig, dunkel und es lag viel überflüssiges Material herum. Nach diesen drei Tagen sieht die Abteilung ein ganzes Stück besser aus und die Mitarbeiter sind mit dem Ergebnis und dem 5S-Programm zufrieden. Während dieser drei Tage war der Produktionsleiter gerade einmal eine Viertelstunde in der Abteilung. Zeit für ein Gespräch mit den Mitarbeitern nahm er sich nicht. Am Ende des dritten Tages präsentierten die Mitarbeiter dem Management, was sie erreicht hatten und wie sie die Organisation ihres Arbeitsplatzes in Zukunft fortsetzen wollten. Es ist üblich, dass der Manager das letzte Wort hat, sodass er auf die Aktion und die Worte der Mitarbeiter reagieren kann. Der Produktionsleiter dieser Farbenfabrik beendete seine eher vage Ansprache mit den Worten: „Es ist sehr gut, dass Sie die Abteilung aufgeräumt und gesäubert haben, aber ich will sehr wohl auch sehen können, dass hier gearbeitet wird.“

2.2       Die Organisation von 5S

Nachdem einmal beschlossen wurde, dass 5S eingeführt werden soll, kann die Organisation des Programms festgelegt werden. Jede Abteilung, die mitmacht, bildet ein 5S-Team, das aus einigen Mitarbeitern und dem Leiter dieser Abteilung besteht. Das Team erhält einen Auftragsbrief vom 5S-Ausschuss, der unter anderem das Budget enthält, mit dem kleine Anpassungen an den Arbeitsplätzen vorgenommen werden können. Am besten ist es, nach dem Linking-Pin-Modell zu arbeiten, siehe Abbildung 7. Die Personen, die die Rolle der Linking Pins einnehmen, sitzen immer in zwei Teams, damit sie in beiden Teams Bericht erstatten können und es möglichst wenige Kommunikationsstörungen gibt.

Abbildung 7: 5S-Organisationsmodell mit Linking pins

Geschäftsleitung = Auftraggeber

Die Geschäftsleitung bestimmt, welche Abteilungen mit 5S arbeiten werden und in welchen Abteilungen die Pilotprojekte durchgeführt werden. Kriterien nach denen eine Abteilung für ein 5S-Pilotprojekt ausgewählt wird, können sein:

•     Der Raum wird auch von Kunden besucht.

•     Es gibt einen nachgewiesenen Bedarf, den Arbeitsplatz zu organisieren (zum Beispiel weil es dort unübersichtlich und unordentlich ist).

•     Mehrere Mitarbeiter teilen sich einen Arbeitsplatz.

•     Ein großer Teil der Mitarbeiter ist mit dem derzeitigen Zustand des Arbeitsplatzes nicht zufrieden.

•     Die Abteilung wird umgebaut oder verlegt – ein besonders guter Zeitpunkt für 5S.

•     Die Abteilung hat einen neuen Leiter bekommen, der 5S anwenden will, um die Grundbedingungen wiederherzustellen und seine Mitarbeiter besser kennenzulernen.

•     Ein positiver...