Handbuch Sekretariat und Office Management - Der Praxisleitfaden für effiziente Büroorganisation, wirksame Chefentlastung und erfolgreiche Assistenz im Management

Vorwort

Inhaltsverzeichnis

Teil I Büroorganisation

Aufgaben- und Arbeitsplatzorganisation

So sorgen Sie für optimale und reibungslose Abläufe an Ihrem Arbeitsplatz

Aufgaben, Ziele und Beispiele für ein perfektes Puzzle

Selbstmanagement

Setzen Sie sich Ziele – schriftlich!

Verschwendung vermeiden mit dem KISS-Prinzip

KISS in der Praxis

Übersichtlichkeit am Arbeitsplatz

Zeit planen – Zeit gewinnen

Aufgaben optimal planen

Zeiten planen mit der ALPEN-Methode

Planen Sie realistisch

Handformel „Schlechter Start – Schlechter Tag“

Checklisten

Vorlagen

Metadaten

Inhaltsangaben

Arbeitsplatzorganisation im Team

Früher

Heute

Organisation

Digitale Ablage

Digitale Ablage der Mail-Kommunikation

Organisationshandbuch

Der Weg im Team bei Veränderungen

Liste möglicher Zeitdiebe:

Beschaffungsmanagement

Professionell und kostenoptimiert einkaufen

Ausgangspunkt des Beschaffungsprozesses

Die Anfrage

Angebotsvergleich

Die Angebotsverhandlung

Auftragsvergabe: Die Bestellung

Kontrolle der Leistungserbringung

Anhang

Informations- und Ablagemanagement

Professionell mit Informationen umgehen und eine effiziente Ablage aufbauen

Informationen sind die Nabelschnur

Warum benötigt man Informationen?

Informationen aufnehmen und verarbeiten

Wie viel Information ist notwendig?

Weg mit der Informationsflut – Informationen beim Eingang filtern

Nicht mehr suchen, sondern gezielt wieder finden

Grundlagen des Ablagemanagements

Betriebliche Notwendigkeiten

Gesetzliche Vorschriften

Internationale Normung DIN ISO 15489

In welcher Form muss aufbewahrt werden?

Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten

Die Wertigkeitsstufen

Eine Ablagestruktur aufbauen und die Ordnung beibehalten

Warum gestaltet sich Ablage so schwierig?

Das problematische Merkmal Gegenstand

Ablegen nach Prozessen

Was ist ein Prozess?

Prozesslandkarte und Prozessarten

Prozess-, Vorgangs- und Wissensdokumente

Der Prozessorientierte Aktenplan (ein Auszug)

Holen Sie alle mit ins Boot

Intranet Office-Handbuch

Internes Wissen auf Mausklick verfügbar

Schritt 1: Wer einen hohen Turm bauen will, muss lange am Fundament verweilen

Schritt 2: Wie überzeugen Sie Ihren Chef?

Schritt 3: Wie bekommen Sie andere Kolleginnen ins Boot?

Welche Aufgaben hat die Teamleitung?

Schritt 4: Ziele schriftlich fixieren!

Die Projektleitung behält die Übersicht

Anforderungsprofil für die Teamleitung

Schritt 5: Zusammenarbeit mit anderen Kollegen sichern

Papierlos ist effizient

Schritt 6: Inhalte sammeln und strukturieren

Impulse von außen sind wichtig!

Schritt 7: Teammeetings organisieren

Regelmäßige Treffen sind ein Muss!

Schritt 8: Am Projekt wachsen

Kritische Situationen in der Zusammenarbeit mit dem Team erfolgreich meistern

Schritt 9: Update sicherstellen

Checkliste: Arbeitspaket

Checkliste: Projektauftrag

Checkliste: Termin- und Vorgehensplan

Teil II Korrespondenz

Die neue Geschäftskorrespondenz –professionell, kundenorientiert, abwechslungsreich

Ist Ihre Korrespondenz wirklich die Visitenkarte Ihres Unternehmens?

Form und Norm

Korrespondenz und Unternehmensphilosophie

Kundenorientierte Ausdrucksweise

So erreichen Sie, dass Ihre Korrespondenz gelesen wird!

Stellen Sie den Empfänger in den Mittelpunkt!

Der gelungene Einstieg

So können Sie Ihren Brief beginnen!

Dank

Gerne/wie gewünscht

Wie vereinbart

Frage

Quelle

Blickfänger

Wortspiel

Zitat

Betreff, der ins Auge fällt

Das gelungene Briefende – der letzte Eindruck ist entscheidend

Hier sind einige Beispiele für ein gelungenes Briefende!

Konkrete Korrespondenztipps

Abkürzungen

Absätze

Abschnitte

Absender

Briefblätter A4 mit Aufdruck

Briefblätter A4 ohne Aufdruck

Anführungszeichen

Anlage(n)

Anrede

Anrede von einer Person

Anrede von mehreren Personen

Anrede von Dame und Herr

Anrede von Titelträgern

Anrede von Personen mit Professoren- und Doktortitel

Anrede von Personen mit Adelstitel

Anschriftfeld

Erläuterungen zum Anschriftfeld

Informationen für die Deutsche Post AG

Häufig gestellte Fragen zum Thema „Anschriftfelder“

Akademische Titel

Auslandsanschrift

Betreff

Korrespondenz und Corporate Identity

Corporate Writing – oder wie mein Unternehmen beim Kunden ankommt, weil mein Brief ankommt

Die vier Verständlichmacher

Einfachheit

Kürze-Prägnanz

Gliederung

Anregende Zusätze

Texten mit allen Sinnen

Was der Kunde will

Der Kunde als Typus

Der Choleriker

Wie verhält er sich?

Wie schreibt er?

Wann gibt’s Probleme?

Wie geht man auf ihn ein?

Der Fachmann

Wie verhält er sich?

Wie schreibt er?

Wann gibt’s Probleme?

Wie geht man auf ihn ein?

Der Unentschlossene

Wie verhält er sich?

Wie schreibt er?

Wann gibt’s Probleme?

Wie geht man auf ihn ein?

Der Leisetreter

Wie verhält er sich?

Wie schreibt er?

Wann gibt’s Probleme?

Wie geht man auf ihn ein?

Die sieben Stil-Sünden

Zeitgemäße Korrespondenz

So schreiben Sie spannende und kundenorientierte Geschäftsbriefe

Problemverben

Pronomen: Wir oder Sie?

Der Ich-Stil

Anrede- und Grußformen

Reihenfolge in der Anrede mehrerer Personen

Anrede einer Gruppe

Floskeln vermeiden – zeitgemäß formulieren

Alles behalten?

E-Mail-Management

Die elektronische Post sinnvoll einsetzen

Der Triumphzug der elektronischen Post

Woher kommt die E-Mail-Flut?

Umgang mit E-Mails – intelligent und effizient!

Grundsätzliche Tipps

Inhaltliche Tipps

Technische Tipps

Schaltzentrale E-Mail: Die E-Mail-Flut bewältigen

Überfüllter Posteingang – was nun?

Richten Sie sich feste Lesezeiten ein!

Haben Sie den Mut, E-Mails ungelesen zu löschen!

Erledigen Sie schnelle Arbeiten sofort!

Nutzen Sie die Möglichkeiten der Wiedervorlage!

Halten Sie Ordnung!

Nutzen Sie die zusätzlichen Möglichkeiten Ihres Mail-Programms!

Mensch und Informationstechnologie Hand in Hand

Protokollführung

Kernaussagen auf den Punkt und in Form bringen

Siehe Checkliste „Aufbau einer Besprechung“ am Ende des Kapitels.

Siehe Checkliste „Orientierung vor der Sitzung“ am Ende des Kapitels.

So geht’s leichter – Aufzeichnungstechniken und -methoden

Dreispaltiges Protokoll-Formular

Das Pro-Contra-Blatt

Das Drei-Phasen-Protokollblatt

Mindmapping

Was muss rein ins Protokoll

Gut in Form – das druckreife Protokoll

Auswertung und Nachbereitung – Erfolgs-/Ergebniskontrolle

Aufbau einer Besprechung

Einleitung

Durchführung

Auswertung

Verabschiedung

Orientierung vor der Sitzung

Erstellen eines Protokoll-Entwurfs

Von der Sitzung zum Protokoll-Entwurf

Muster eines Protokollformulars

Teil III Chefentlastung

Terminmanagement mit Microsoft Office Outlook

Termine professionell planen und im Auge behalten

Gut organisiert starten

Der Navigationsbereich

Ansichtsbereich

Lesebereich

Was ist für Sie wichtig?

Effektive Aufgaben- und Zeitplanung mit Outlook

Termine planen

Termine eingeben

Termine thematisch gruppieren

Termine in Serie

Termine optisch erfassen

Besprechungen planen

Den aktuellen Stand überprüfen

Aufgaben planen

Aufgaben im Blick behalten

E-Mails in Aufgaben oder Termine umwandeln

Kategorien erleichtern die spätere Suche

Kategorien zuweisen

Informationen anzeigen und suchen nach Kategorien

Teamarbeit

Gemeinsam Ziele erreichen und gleichzeitig die eigenenFähigkeiten ausbauen

Vorteile der Teamarbeit

Voraussetzungen und Rahmenbedingungen

Entwicklungsphasen eines Teams

Formierungsphase

Konfliktphase

Normierungsphase

Arbeitsphase

Die verschiedenen Teamrollen

Ihre Rolle im Team

Teamverstärker

Weitere Teamverstärker: Erhaltungs- und Aufbaurollen

Konflikte im Team erkennen und bewältigen

Der Umgang mit schwierigen Teammitgliedern

Der Umgang mit Konflikten im Unternehmen

Erfolgreiche Teamarbeit gestalten

1. Das Individuum

2. Die Kommunikation

3. Rahmenbedingungen

Teamgeist fördern

Rahmenbedingungen für erfolgreiche Teamarbeit

Professionelle Präsentations- und Chartgestaltung

Expertenwissen für das Erstellen von Präsentationen

Projektplanung

Zielgruppenbedürfnisse analysieren

Welche Informationen benötigt die Zielgruppe?

Welche Informationen kann die Zielgruppe aufnehmen?

Welche Informationen ist diese Zielgruppe gewöhnt?

Welche Erwartungen hat die Zielgruppe an die Präsentation?

Inhalte der Präsentation

Grobstruktur entwickeln

Kernbotschaften formulieren

Kritische Fragen antizipieren

Die Visualisierung der Botschaften

Typografie

Farben

Menüführung und Navigation

Mit Schaubildern visualisieren

Säulen- und Balkendiagramme

Kuchen- und Flächendiagramme

Tabellen

Streng verboten! Ausgewählte Gestaltungsfehler

Beispiel Säulendiagramm

Abgeschnittene Achsen verfälschen das Ergebnis

Weitere Gestaltungselemente

Weitere Gestaltungsbeispiele

Travel-Management

Grundlagen für das effiziente Planen, Organisieren und Nachbereiten von Geschäftsreisen

Basiswissen: Was versteht man unter Travel-Management?

Travel-Management – Organisatorische Einbindung

Aufgaben des Geschäftsreisemanagements

Kosten im Geschäftsreisemanagement positiv beeinflussen

Was ist eine Reiserichtlinie?

Geschäftsreisen planen und buchen

Der Reisebüroservice und seine Kosten

Reisebuchung effizient gestalten

Bahntickets

Mietwagen

Hotels

Zahlungsmittel

Die Reisestellenkarte

Vorschuss oder Mitarbeiterkreditkarte

Die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber Geschäftsreisenden

Reisevorbereitung

Während der Reise: Was tun wenn etwas passiert?

Die Reisekostenabrechnung

Rechnungsanforderungen zur Akzeptanz zum Vorsteuerabzug

Bewirtung von Geschäftsfreunden

Anforderungen an die Rechnung der Gaststätte

Glossar

Assistance-Versicherung

Benchmark

Expedient

Low Cost Airlines

MIS

Online-Buchungssysteme/Online-Booking-Tools

Ticket-/Transaktions-Fee

TMC – Travel Management Company

Travel Assistant/Travel Coordinator

Muster einer Reisemittelbestellung

Beispielhaftes Inhaltsverzeichnis für einen Travel Guide

Wichtige Rufnummern und Kontaktdaten

Rund um die Reisevorbereitung

Rund ums Geld

Rund um die Flugreise

Rund um die Bahnreise

Rund um den Mietwagen/Poolwagen

Rund um das Privatfahrzeug

Rund um die Übernachtung

Rund um Bewirtungen und Einladungen

Rund um die Reisekostenabrechnung

Anmerkung der Autorin

Beispielhafte Inhaltsübersicht einer Reiserichtlinie

Event-Management

Professionell Firmenveranstaltungen, Messen und Events organisieren

Grundlagen der Veranstaltungsorganisation

Externe Dienstleister: Wichtige Recherchequellen

Externe Dienstleister: Die Zusammenarbeit

Die Basics Ihrer Veranstaltung: Veranstaltungsziele und Zielgruppe

Veranstaltungsziel

Ihre Zielgruppe

Budgetierung und Kostenkontrolle

Das Wann und Wo: Ihr Veranstaltungssetting

Veranstaltungstermin

Die Location

Das Tagungshotel als Veranstaltungslocation

Rahmen- und Freizeitprogramme

Notfallplanung, Anmeldung, Versicherungen und Gebühren

Notfallplanung

Versicherungen

Anmeldungen

Abgaben: GEMA und KSK

Veranstaltungsnachbereitung und Abschlussbericht

Aufstellung möglicher Veranstaltungs-Kostenarten

Kontinuierliche Kostenverfolgung

Entscheidungsvorbereitung für den Chef

Die Assistenz als Motor für kluge und schnelle Entscheidungen

Kriterien für die Entscheidung

Priorisierung der Kriterien

Termine beachten

Aufwand und Kosten

Nutzen und Gewinn

Betroffene Personen und Projekte

Briefinggespräch mit dem Chef

Sämtliche Alternativen aufzeigen

Alle Informationen sammeln

Strukturieren und ordnen

Management Summary

Visualisierung und Darstellung

Erinnerung und Wiedervorlage

Die sieben größten Fehler bei der Entscheidungsvorbereitung

Den Entscheider drängeln

Unvollständig vorbereiten

Wichtige Personen nicht einbeziehen

Die Entscheidung abnehmen

Zu viel Text schreiben

Rechenfehler oder unsaubere Darstellung von Fakten

Die Zusammenfassung fehlt

Typische Beispiele für versteckte Nebenkosten

Mailings

Warenbestellungen

Hotelbuchungen

Einführen einer neuen Software

Teil IV Kommunikation

Telefonkommunikation im Sekretariat

Der souveräne Umgang mit einem wichtigen Arbeitsmittel

Meldung/Begrüßung

Die eigene Persönlichkeit ins Spiel bringen

Der Ton macht die Musik

Die „fünf Ws“

Die Vorzimmer-Hürde locker „überwinden“

Wenn Informationen gebraucht werden

Gesprächspsychologie am Telefon

Gute Kommunikation am Telefon

Allzu häufige Negationen vermeiden

Bitte folgende Worte Zug um Zug aus dem Wortschatz streichen

Die zehn schlimmsten Saboteure

Beispiele für „Streicheleinheiten“ und „Lobsätze“

Gesprächstechniken

Umgang mit aggressiven Anrufern/Kunden am Telefon

Suggestionssätze statt Anti-Suggestionssätze

Die Techniken des Aktiven Zuhörens helfen bei der Präzisierung von (noch unklaren) Aussagen.

Was tun bei „Dauerrednern/Vielschwätzern“?

Reklamationen am Telefon

Die „Anti-Ärger-Strategie“

Leitgedanken

Zielgerichtetes und kundenorientiertes Telefonieren – Kurze Rekapitulation

Beruhigen – nicht reizen

Meckern erwünscht

Tipps und Tools rund ums Telefon

Checkliste: Elf goldene Regeln für erstklassiges Telefonieren

Checkliste: 12 Leitsätze für die Sekretärin/Assistentin

Informationsmanagement

Erfolgreich informieren – eine Herausforderung

Wenn Fakten fehlen

Informieren kann nur der Informierte

Das A und O: Fragen, Fragen, Fragen

Wann und wie informieren?

Auf Informationsweitergabe bestehen

Das richtige Medium

Vorteil Informationskultur

Aktives Zuhören

Konfliktmanagement

Konflikte frühzeitig erkennen, konstruktiv bearbeiten und kreativ lösen

Konfliktbewältigung

Konflikte sind erstmal unangenehm und energieraubend

Konflikte sind Chancen

Besonderheit Büro: Konflikte im Office

Wir erleben und bewerten Konflikte unterschiedlich

Konflikte können auch krank machen

„Love it, change it or leave it”: Ändere deine Einstellung, verändere die Situation oder gehe!

Love it

Change it

Leave it

Konfliktanalyse

Konfliktarten

Konfliktmerkmale

Eskalationsstufen

Konfliktlösungsstrategien

Konfliktursachen und Lösungen

Digitalisierung

Bezugsrahmen

Grundpositionen

Die wichtigsten Regeln für erfolgreiche Klärungsgespräche

Unterschiedliche Ziele

Werte und Glaubenssätze

Moderierte Meetings gewinnen immer

Professionelle Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung von Besprechungen

Monolog oder Meeting?

Moderieren kann jeder lernen

Der Moderator ist unparteiischer Schiedsrichter und Hebamme für das Ergebnis

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete und für Assistentinnen ein Klacks

Jeder Gastgeber begrüßt seine Gäste persönlich

Wer den Überblick hat, hat Interesse

Die Erwartungen der Teilnehmer helfen dem Moderator

Spielregeln sind auch für Erwachsene ein Muss

Zehn Minuten Information: In der Kürze liegt die Würze

Diskussionsthemen sammeln

Punkte kleben, um Themen zu priorisieren

Aktivierungsfragen bringen die Diskussion in Gang

Der Moderator hält das Diskussionsruder fest in der Hand

Der Umgang mit schwierigen Teilnehmern ist ganz einfach

Jedes Diskussionsergebnis verlangt eine konkrete Maßnahme

Die Teilnehmer haben das letzte Wort

Der gute Gastgeber verabschiedet seine Gäste persönlich

Weniger ist mehr: Auch das Protokoll steht im Dienst der Teilnehmer

Gesprächsführung

Im Gespräch agieren und reagieren, ohne in die Defensive zu geraten

Gemeinsamkeiten aller Gespräche

Gesprächsvorbereitung

Gesprächsverlauf

Die Gesprächseinleitung

Die Gesprächseröffnung

Der Hauptteil

Der Gesprächsabschluss

Wer fragt, führt – aber wie?

Positiv formulieren

Von unklaren zu klaren Formulierungen

Von passiven zu aktiven Formulierungen

Von vergangenheits- zu zukunftsorientierten Formulierungen

Von verurteilenden zu wertschätzenden Formulierungen

Nutzen Sie Gesprächsförderer

Meiden Sie Gesprächsfallen

Erkennen Sie Fallstricke

Checkliste Gesprächsvorbereitung

Interkulturelle Kompetenz

Geheime Regeln beachten und unsichtbare Barrieren überwinden

Europas Norden (Norwegen, Schweden, Dänemark, Finnland)

Westeuropa (Frankreich, Großbritannien, Irland)

Südeuropa (Italien, Spanien, Portugal, Türkei)

Mitteleuropa (Polen, Ungarn, Tschechen, Slowaken, Bulgaren)

USA und Kanada

Südamerika

Asien

Naher Osten und arabische Staaten

Russland

Andere Kulturen schätzen

Teil V Assistenz im Management

Projektmanagement

So managen Sie Projekte professionell und zielorientiert

Projektdefinition

Zeitlicher Rahmen

Ressourcenplanung

Komplexität

Know-how-Zuwachs

Definition Projekt

Projektgliederung nach Phasen

Phase 1 – Vorphase

Phase 2 – Projektplanung

Phase 3: Projektsteuerung – Realisierungsphase

Phase 4: Projektabschluss

Projektideen formulieren und präsentieren

So holen Sie die Entscheider ins Boot

Die wichtigsten Fixpunkte

Vom Problem zum Projekt

Problembeschreibung

Zufriedenheitsskala

ABC-Analyse

Klarheit führt zu Lösungen

Risikoanalyse

Risiko analysieren, Lösungen finden

Risikoabschätzung

Machbarkeit

Ursachenforschung

Zieldefinition

Strategisch vorgehen

Zeitmanagement

Die Zeitleiste fest im Blick

Übersicht mit Software-Einsatz

Terminplan

Meilensteine

Ereignislisten

Kostenkalkulation

Kostenentwicklung erkennen

Projektabschluss

Projektabschlussbericht

Projektnutzen

Führungswissen im Sekretariat

So unterstützen Assistentinnen ihre Führungskräfte bei der Mitarbeiterentwicklung und -motivation

Mitarbeiterführung – worum es geht

Das Führungsdreieck

Anforderungen an eine Führungskraft

Führungseigenschaften

Selbstreflexion – Das JoHari-Fenster

Der Führungsstil

Lenken

Trainieren

Unterstützen

Delegieren

Bestimmung des Entwicklungsstandes eines Mitarbeiters

Motivation – es gibt kein Verhalten ohne Motiv

Zufriedenheit entwickeln, Unzufriedenheit verhindern: Zwei- Faktoren-Theorie nach Herzberg

Leitgedanken zur Motivation

Checkliste

Erfolgreiche Kritikgespräche führen

Direkte Ansprache von Mitarbeitern

Angemessener Rahmen

Orientierung an konkreten Situationen

Welches Verhalten ist gewünscht und gewollt?

Fragen, ob das Gesagte verstanden wurde

Mit Sekretärinnen und Assistentinnen steht und fällt der Führungserfolg von Vorgesetzten. Seien Sie mutig.

Rechtswissen im Sekretariat

Alles über zivilrechtliche Haftung, Arbeitsrecht und Strafrecht im Büro

Stellvertretungen und Unterschriftenzusätze

Kaufverträge im Sekretariat

Garantie und Gewährleistungsansprüche

Verjährung der Kaufpreisforderung

Formvorschriften für den E-Mail-Verkehr

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

Rechte der Beschäftigten

Der Arbeitsvertrag

Der Aufhebungsvertrag

Die Kündigung

Der Kündigungsschutz

Das Arbeitszeugnis

Was ist strafbar?

Verletzung der Schweigepflicht

Verletzung des Briefgeheimnisses

Betrug, Untreue und Urkundenfälschung

Controlling-Wissen für Sekretärinnen

Wichtige Grundbegriffe, Regelungen und Strategien

Operatives und strategisches Controlling

Der Regelkreis des Controlling

1. Mit der Planung Ziele definieren

2. Information: Ohne Berichte funktioniert nichts

3. Teilaufgaben der Überwachung: Kontrolle und Analyse

4. Mit der Steuerung auf das Ziel zuhalten

Werkzeuge des Controlling

Managementwissen im Sekretariat

Die wichtigsten Unternehmensstrategien und -techniken im Überblick

Unternehmen müssen sich stetig wandeln

Total Quality Management (TQM) – umfassende Qualitätskontrolle

Six Sigma

Strategische Geschäftsführung und Kennzahlen

Six Sigma Organisation

Strukturierte Vorgehensweise DMAIC

Kaizen

Balanced Scorecard (BSC)

Change-Management

Lernende Organisation

Knowledge Management – Wissensmanagement

Weblogs oder Blogs

Wikis

Customer Relationship Management (CRM) – Kundenbeziehungsmanagement

Teil VI Selbstmanagement

Zeit, Ziele, Zuversicht

Wege zum modernen Zeitmanagement

Ohne Ziel keine Richtung

Wozu benötigen wir überhaupt Ziele?

Tunichtgut und Zeitdieb

Grundregeln für zeitsparendes Telefonieren

Die elegante Art „Nein“ zu sagen

Weg mit dem Hemmschuh „Aufschieberitis“

Achterbahn zwischen Leistungshoch und Leistungstief

Prioritäten: Der Primus inter pares

A: Aufschreiben von Aufgaben

L: Länge der Aufgaben abschätzen

P: Pufferzeiten reservieren

E: Entscheidungen treffen

N: Nachkontrolle

Wirkungsvolle Waffen gegen die Zettelwirtschaft oder:Nieder mit den Post-its!

Belohnung muss sein

Checklisten zur Erleichterung im Alltag

Checkliste für effektive E-Mail-Bearbeitung

Checkliste für Konferenzen/Besprechungen

Checkliste Reisevorbereitung

Kreativitätstechniken

Kreative Lösungen im Arbeitsalltag finden

Der kreative Prozess

Voraussetzungen für kreatives Arbeiten

Aufgaben- und Zieldefinition

Die Sechs-W-Methode

Das Ursachen-Wirkungs-Diagramm

Die Techniken

Brainstorming

Brainwriting

Delphi-Befragung

Karteikarten-Methode

MindMapping

Die Reizwortanalyse

Visuelle Synektik

Denkstühle

Kopfstandtechnik

Entscheidungsfindung

Ideenumsetzung

In der Praxis ausprobieren

Kopf oder Zettel? Die Informationsflut im Büro beherrschen

Mit der Geisselhart-Technik Namen, To-Dos und Zahlenkombinationen speichern

Zahlensymbole

Der wandelnde Kalender – so merken Sie sich To-Do-Listen

Verknüpfungsbeispiele

So arbeiten Gehirn und Gedächtnis

Fremdwörter und Fachbegriffe abspeichern

Beispiele zur „Verbilderung“

Vokabeln lernen leicht gemacht

Vokabel „verbildern“

Bedeutung der Vokabel „verbildern“

Beide Bilder verknüpfen

Übung zum Vokabeln lernen

Verknüpfungsvorschläge zur Übung

Namen und Gesichter abrufen

Person, Gesicht, Merkmale oder Verhalten nutzen

Namen richtig verstehen

Namen „verbildern“

Bild der Person, das Gesicht oder das auffällige Merkmal bzw. Verhalten mit dem Bild des Namens verknüpfen

Verknüpfung mit allen Sinnen erleben

Die Verknüpfung bleibt Ihr Geheimnis

Übungsbeispiele zu Namen

Namen speichern am Telefon

Verknüpfungsvorschläge für die Übung

Aus Zahlen werden Geschichten

Verknüpfungsvorschläge

Stil & Etikette im Büro

Mit guten Umgangsformen zum Erfolg

Benimm ist in

Gäste im Büro

Beispiel

Abholen am Empfang

Wer geht vor?

Mantel abnehmen

Getränke anbieten

Bedienung

Der Besprechungsraum

Begrüßen und Vorstellen

Beispiele

Grüßen im Beruf

Begrüßen mit Händedruck

Vorstellung

Beispiele

Selbstvorstellung

Duzen und Siezen

Namen

Titel

Visitenkarte

Dos und dont’s im Berufsleben

Der erste Eindruck – Businesskleidung

Beispiele

Ein Bewerbungsgespräch

Sommer in der Bank

Das äußere Erscheinungsbild

Stilsicherheit bei der Kleidung

Bekleidungsregeln im Beruf

Businesskleidung für die Frau

Auf gute Stoffqualität achten

Den Kleiderschrank entrümpeln

Proportionen

Farben und Muster

Accessoires

Schuhe

Bekleidungsvorschriften bei offiziellen Anlässen

Zu welcher Gelegenheit trägt man welche Kleidung

Arbeits- und Geschäftsessen

Gute Tischmanieren

Besteck

Gedeck

Gläser

Serviette

Büffet

Kaffee

Rauchen

Rechnung

Restaurantbesuch: Wer geht vor?

Bei der Auswahl eines Restaurants sollten Sie folgende Fragen beantworten

Schönes Wetter heute, nicht wahr? – Smalltalk

Wie stellt man den Kontakt zu einer Gruppe her?

Selbst ist die Power-Frau

Selbst-Motivation für Sekretärinnen und Assistentinnen

Von außen oder von innen

Belohnungsmotivation

Bestrafungsmotivation

Intrinsische Motivation

Selbstmotivation – hält länger

Das kann ich! Klarheit über die eigenen Leistungen

Ziele als Motivatoren

Lernen am Vorbild

Die ersten Schritte

Selbstmarketing für Assistentinnen

So präsentieren Sie sich erfolgreich im Beruf

Männer reden nicht schlecht über sich selbst, Frauen schon

Glaubenssätze neu formulieren

Systemisch gedacht: Fünf gute Gründe, sich nicht zu präsentieren

Detektivin in eigener Sache: Was eignet sich für Auftritte, wo lohnt sich Selbstpräsentation?

Kommunikationsstil bei Besprechungen

Spontane Vorstellung: Selbstpräsentation in schwierigen Situationen

Erfolgreiches Selbstmarketing sichert den beruflichen Erfolg

Die Herausgeberinnen

Die Autorinnen und Autoren

Stichwortverzeichnis